Mehr Effizienz - mehr Effektivität

Auch aus Sicht von Barc-Mann Böhn besteht der wesentliche Nutzen von ECM-Systemen darin, dass sowohl Effizienz als auch Effektivität gesteigert werden. Prozesse würden auf den Prüfstand gestellt und nicht wertschöpfende Aktivitäten weitgehend automatisiert oder ganz aufgegeben. Da Informationen im Rahmen von ECM zentral vorliegen, könnten Mitarbeiter schneller und effizienter darauf zugreifen. Das erhöhe die Mitarbeiterzufriedenheit. Außerdem könnten sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft fokussieren, da unnötige Tätigkeiten entfielen. Böhn verweist auch auf direkte Einsparungen, da beispielsweise weniger Papier und Porto gebraucht würden. Nicht zu vernachlässigen seien zudem die Vorteile im Sinne einer verbesserten Datensicherheit und damit der regelkonformen Erfüllung von Compliance-Vorschriften.

Digitalisierung geht weiter

Die Bedeutung von ECM-Lösungen für die Firmen wird weiter steigen, sind sich die Experten einig. "ECM-Systeme bilden das Informationsrückgrat der Unternehmen", sagt Barc-Analyst Böhn. Sie bildeten die Schaltzentrale, über die sich Dokumente aus verschiedenen Quellen und Arbeitsbereichen miteinander verbinden ließen.

Der Bedarf an ECM-Systemen wird sich mit den nachkommenden Generationen, die mit elektronischen Medien aufgewachsen sind, weiter verstärken. Dazu komme, dass die meisten Inhalte bereits heute elektronisch erzeugt würden. Damit werde sich die Dematerialisierung von Abläufen in Zukunft weiter beschleunigen.

Das so oft beschworene papierlose Büro werde jedoch Fiktion bleiben, prognostizieren die Experten einhellig. Allerdings arbeiteten die Hersteller an Lösungen, die materielle mit der digitalen Welt zu verbinden, beispielsweise durch RFID-Chips in Dokumenten, berichtet Leisenberg: "Dann haben wir die Möglichkeit, papiergestützte und elektronische Prozesse zu verknüpfen." (ph)