Abteilungsgrenzen überwinden
Unternehmen, die sich mit Content-Management beschäftigen, sollten sich unbedingt auch mit ihren Prozessen auseinandersetzen, empfehlen auch die Mitglieder des ECM-Expertenrats der Computerwoche. Während die meisten Abteilungen nur die eigenen Prozesse im Blick hätten, reichten Abläufe rund um den Informationsfluss im Unternehmen in aller Regel weit über die Abteilungsgrenzen hinaus. "Der größte Nutzen von ECM-Systemen besteht darin, dass sich Firmen mit ihren Prozessen beschäftigen müssen", stellt deshalb Hackenberg fest.
Das fällt vielen Verantwortlichen allerdings nicht leicht. Hier geht es um Fragen wie: Welche Dokumente werden wo und wann benötigt? Wer legt ein Dokument an welchem Ort ab? Wo tauchen Kopien eines Dokuments auf? Die Antworten beschränken sich meist auf das persönliche Arbeitsumfeld. Um ECM jedoch effizient einzusetzen, müssen die Verantwortlichen über die Abteilungsgrenzen hinausschauen, rät Hackenberg. Gerade in größeren Firmen fehle dafür oft der Überblick.
Prozesse in Frage stellen
Wer nicht bereit ist, Prozesse anzupassen, kann nicht den vollen Nutzen aus einer ECM-Lösung ziehen, lautet der Rat der Experten. "Wer Veränderungen scheut, sollte die Finger von ECM lassen", stellt Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer der Unternehmensberatung Project Consult, klar. Vorhandene Abläufe lediglich elektronisch abzubilden, sei weder zielführend noch effizient. Leider komme es in der Praxis trotzdem immer wieder vor.
Ein Beispiel: Ein Unternehmen, das viele Papierakten intern hin und her transportierte, entschied sich, eine elektronische Akte einzuführen. Dabei wurde penibel analysiert, wer wann welche Akte gelesen hatte und an wen sie weitergereicht wurde. In der Folge wurde ein hoher Aufwand getrieben, diese Kontrollmechanismen in der ECM-Software abzubilden. Bis die Verantwortlichen erkannten, dass viele dieser Informationen irrelevant waren. Erst wenn Unternehmen so etwas akzeptieren, lassen sich die notwendigen Vereinfachungen umsetzen, sagen Kenner der ECM-Materie.