Integration und Schnittstellen

Geht es an die Auswahl der künftigen ECM-Lösung, sollten die Verantwortlichen neben den Funktionen und der Technik auch die Integration der Software in die bestehende Systemlandschaft im Auge behalten. Häufig werde der Fehler gemacht, sich nur auf die dokumentenlastigen Prozesse zu konzentrieren. Für durchgängige Abläufe müssten jedoch auch Bereiche wie Enterprise Resource Planning (ERP), Customer-Relationship- Management (CRM) und Office sowie die entsprechenden Schnittstellen in die Planungen einbezogen werden. ECM kann den Experten zufolge nicht alles abdecken.

Auch das Internet und Online-Dienste dürften in den Überlegungen nicht vernachlässigt werden. Vor allem soziale Netze weichten die Unternehmensgrenzen nach Einschätzung der ECM-Experten zunehmend auf. Viele Prozesse begannen im Internet und endeten irgendwann im Unternehmen. "Die Grenzen und Übergänge sind fließend", sagt Leisenberg.

Darüber hinaus müssten die Verantwortlichen auch auf die Bedienerfreundlichkeit und Ergonomie des ECM-Systems achten. Das ist wichtig, um die Akzeptanz der ECM-Lösung bei den Nutzern sicherzustellen. Letzten Endes bringt die beste ECM-Software nichts, wenn die Anwender nicht bereit sind, damit zu arbeiten. Idealerweise sollten die Nutzer gar nicht merken, dass sie Daten in ein ECM-System eingeben oder Informationen daraus ziehen. Die Lösung sollte deshalb nahtlos in die Business-Prozesse integriert sein.

Steht fest, wohin die Reise in Sachen ECM gehen soll, muss das entsprechende Projekt auf die Beine gestellt und organisiert werden. Da mit ECM-Vorhaben in aller Regel auch die Reorganisation von Prozessen einhergeht und damit die Arbeit in den Fachabteilungen neu organisiert wird, gilt es, alle Beteiligten möglichst frühzeitig an Bord zu holen. Neben den IT-Verantwortlichen müssen auch die Fachabteilungen und vor allem die Geschäftsführung hinter dem ECM-Projekt stehen.