ECM-Ziele festlegen

Bevor das ECM-Vorhaben beginnt, müssen sich die Verantwortlichen darüber klar werden, welche Anforderungen erfüllt und welche Ziele mit dem System erreicht werden sollen. Das klingt banal, ist jedoch meist alles andere als trivial. Erschwert wird diese Aufgabe dadurch, dass die Begrifflichkeiten rund um ECM vielerorts unterschiedlich interpretiert werden. Die daraus resultierenden Unsicherheiten führen oft dazu, dass ECM-Anforderungen zu generisch formuliert werden. Beispielsweise wünschten sich die Kunden oft ein unternehmensweites Dokumenten-Management-System, berichtet Wolfgang Hackenberg, Rechtsanwalt und stellvertretender Leiter des Steinbeis Transferzentrums. "Bohrt man dann etwas nach, stellt sich heraus, dass der Kunde eigentlich eine elektronische Akte oder eine Archivlösung benötigt, und die auch nicht unternehmensweit, sondern nur punktuell, beispielsweise für Finanzdaten oder E-Mails." Experten mahnen daher mehr Praxisnähe und Pragmatismus im Umgang mit ECM an. "Wir brauchen weniger Schlagworte und mehr Problemorientierung", fordert Bernhard Zöller, Geschäftsführer der Unternehmensberatung Zöller & Partner.

Anwenderunternehmen sollten deshalb, den ECM-Einstieg nicht über die alles umfassende Lösung suchen. Zu groß sei dabei die Gefahr, sich zu verzetteln und Antworten auf das konkrete Problem aus den Augen zu verlieren. Es sei sinnvoller, mit dedizierten Einzellösungen für eine klar definierte Anforderung anzufangen. Allerdings sollte diese Lösung im Rahmen eines weiter gefassten ECM-Portfolios zusätzliche Möglichkeiten zum Ausbau bieten. So bildet sich nach und nach ein rundes ECM-System heraus, beschreibt Hackenberg eine aus seiner Sicht sinnvolle Strategie. Bei aller Konzentration auf konkrete Problemlösungen dürften die Unternehmen dabei jedoch nicht das große ECM-Bild aus den Augen verlieren, mahnen Experten. Anwender begännen oft mit dedizierten Archivierungsprojekten, beispielsweise dem systematischen Scannen von Papier, berichtet Martin Böhn, Senior Analyst beim Business Application Research Center (Barc). "Diese Betrachtungsweise greift aber zu kurz", warnt er. Damit kämen die Chancen von ECM nicht zum Tragen, da die Vorgangsunterstützung fehle. "Die bessere Ablage von Informationen sollte man als Grundlage, aber nicht als Ziel eines ECM-Projekts sehen." Nur durch die wirksamere Unterstützung von Vorgängen könnten Mitarbeiter Nutzen aus einem ECM-System ziehen.