Bedarf ermitteln und analysieren
Experten empfehlen Unternehmen, ihren ECM-Bedarf möglichst zielgenau zu ermitteln, aber auch kritisch zu hinterfragen. "Es ist keine Aneinanderreihung technischer Termini gefragt", warnt Hackenberg, "sondern eine klare allgemeinverständliche, ausformulierte Beschreibung des erwarteten Nutzens." Hielten sich die ECM-Beteiligten nicht an diese Spielregeln, komme lediglich eine Liste mit Schlagwörtern heraus, die jede Menge Interpretationsspielraum zulasse. Dabei bestehe die Gefahr, dass vordergründig zwar ein Konsens erzielt werde, letzten Endes aber doch jeder etwas anderes unter den Begriffen verstehe.
Die so ermittelte Bedarfsliste dürfe jedoch nicht ohne Prüfung eins zu eins in das Projekt einfließen, mahnen die Experten. "Hier muss man filtern, ob der Aufwand in einem sinnvollen Verhältnis zum Nutzen steht", empfiehlt ECM-Experte Zöller. Schließlich ersticke eine Abteilung noch nicht in einer Papierflut, wenn sie pro Quartal einen Ordner anlegen müsse. An dieser Stelle gelte es, Probleme möglichst konkret zu fassen. Nur so lasse sich die Sinnhaftigkeit von Anforderungen prüfen. Am Ende dieser Phase steht ein Konzept, das die fachlich-funktionalen und technisch-architektonischen Anforderungen beschreibt. Dabei sollten die Verantwortlichen über die eigene Infrastruktur hinausdenken, empfiehlt Manfred Leisenberg, Unternehmensberater und Lehrer an der Fachhochschule des Mittelstands in Bielefeld. Auch neue Ansätze wie beispielsweise die Auslagerung der ECM-Lösung in die Cloud sollten an dieser Stelle in Betracht gezogen werden.
ECM oder DMS - das ist hier die Frage
Verschiedene Interpretationen und individuelle Definitionen rund um die Begriffe ECM und DMS verwirren viele Anwender. Oft verwenden Hersteller beide Bezeichnungen synonym. Grob lassen sich die Bereiche folgendermaßen unterscheiden:
• DMS: Ein Dokumenten-Management-System beinhaltet in aller Regel Funktionen für
- die Archivierung (Schutz von Dokumenten gegen Änderungen),
- den Dokumentenlebenszyklus (Versionierung, Ein- und Auschecken, Schreib- und Leserechte),
- die Suche (Metadaten und Indizierung von Inhalten),
- Aktenstrukturen (Ordnung durch Aktenkennzeichen, -modelle und -vorlagen sowie Register) und
- den Workflow (Genehmigungen, Postkörbe bis hin zu Modulen für das Business-Process-Management (BPM)).
Neben diesen Funktionen können DMS weitere Module enthalten wie Capture-Funktionen, um Papierdokumente einzuscannen, die Inhalte digital zu erfassen und nach bestimmten Regeln weiterzuleiten, oder Spezialmodule für das E-Mail-Management.
• ECM: Systeme für das Enterprise-Content-Management enthalten neben den oben beschriebenen DMS-Funktionen in aller Regel zusätzlich noch Tools für Collaboration. Diese Werkzeuge sollen es Knowledge- Workern erlauben, ortsunabhängig zusammenzuarbeiten. Dazu gehören beispielsweise Funktionen für virtuelle Projekträume, Ablagen für gemeinsam zu bearbeitende Dokumente, Teamkalender, Wikis und Blogs.
• WCM: ECM-Suiten können Werkzeuge für das Web-Content-Management enthalten, müssen dies aber nicht. Im Markt tummeln sich etliche Hersteller, die sich speziell auf WCM-Anwendungen, also das Management von Inhalten auf Unternehmens-Websites, konzentrieren. Derzeit rücken diese Systeme oft enger an Applikationen für das Customer-Relationship-Management heran. Das neue Schlagwort an dieser Schnittstelle heißt Customer-Experience-Management (CEM).