Widerstände abbauen

Das ist auch wichtig, um Widerstände abzubauen. Anwender müssen sich im Zuge einer ECM-Implementierung von gewohnten Abläufen verabschieden. Dazu kommt, dass Dokumente nicht mehr physisch in Papierform, sondern nur noch elektronisch vorliegen. Experten zufolge muss man deshalb mit Vorurteilen auf Seiten der Nutzer rechnen, die beispielsweise befürchten, dass wichtige Unterlagen verloren gehen könnten. Darüber hinaus gilt es Ängste der Anwender abzubauen, die Bedienung der neuen Systeme sei schwierig.

Barc-Spezialist Böhn empfiehlt deshalb, ein ECM-Vorhaben nicht auf einen Schlag im gesamten Unternehmen umzusetzen. "Das überfordert sowohl die Mitarbeiter als auch das Projektteam, da nicht nur die Bedienung der Software, sondern auch die Umstellung der Arbeitsweisen zu erlernen ist." Die Projektverantwortlichen sollten einige wenige Pilotbereiche identifizieren, in denen die Mitarbeiter offen für neue Ideen sowie Systeme sind und in denen ein hoher Bedarf an ECM-Unterstützung herrscht. Lassen sich hier erste Erfolge vorweisen, kann ECM schrittweise in die anderen Abteilungen ausgerollt werden. Im gleichen Atemzug sollten die Verantwortlichen darangehen, den Funktionsumfang der ECM-Lösung sukzessive auszubauen. Um die Mitarbeiter bei der Stange zu halten, müssen die Unternehmen die richtige Balance finden, rät Böhn: "Nicht zu viel wollen, sonst scheitert man an der Komplexität, und nicht zu wenig, sonst bleibt der Nutzen unklar. In beiden Fällen hat man die Mitarbeiter gegen sich."

Nicht nur Kostenvorteile

Laut einer Untersuchung des Branchenverbands Association for Information and Image Management (AIIM) bildet die Aussicht auf Kosteneinsparungen den Haupttreiber für Investitionen in Sachen ECM. Diese Sichtweise greift jedoch zu kurz, sagen viele ECM-Experten. Ein einseitiger Blick auf Kosten und Return on Investment (RoI) sei bei ECM-Projekten wenig hilfreich, meint beispielsweise Kampffmeyer. Viele Effekte wie eine effizientere Prozessunterstützung oder eine verbesserte Kundenzufriedenheit ließen sich quantitativ kaum erfassen.

Diese qualitativen Aspekte haben viele Unternehmen jedoch nicht im Blick. Während die Mitarbeiter und Kunden von überarbeiteten Prozessen profitieren und sich über bessere Qualität freuen, registriert die Geschäftsleitung oft nur die Mehrkosten, schildert ECM-Spezialist Hackenberg eine häufige Diskrepanz. Gerade im Mittelstand gelte es an dieser Stelle, Widerstände und Vorbehalte aus dem Weg zu räumen. Der Nutzen von ECM-Lösungen setzt sich letztendlich aus einer Mischung von Kostenreduktion, Qualitätsgewinn und Prozessbeschleunigung zusammen.