Was die Maßnahmen bringen
Zeitnah ergebniswirksam ist der "First Cut" des IT-Projektportfolios, bei dem sich zwischen zehn und 20 Prozent der budgetierten Kosten einsparen lassen. In der zurückliegenden Krise haben viele Unternehmen hiervon Gebrauch gemacht und das IT-Budget flächendeckend beschnitten. Um weitere zehn Prozent kann das IT-Einkaufsvolumen kurzfristig gesenkt werden, wenn Lieferanten- und Dienstleistungsverträge erfolgreich nachverhandelt werden.
Mittelfristige Maßnahmen zur Kostenoptimierung sind die Konsolidierung von Rechenzentren sowie die Anpassung von Service-Level-Agreements hinsichtlich Quantität und Qualität der bezogenen Leistungen. Das konsolidierte Einsparpotenzial dieser beiden Maßnahmen liegt zwischen 20 und 40 Prozent der budgetierten Kosten.
Langfristig trägt der Umbau der IT-Architektur im Rahmen des Enterprise Architecture Management zur Effizienzsteigerung bei. Ein Weiteres tut die gezielte Standardisierung von ausgewählten Anwendungen und Systemen.
Darüber hinaus ist das Outsourcing verschiedener IT-Funktionen, hauptsächlich aus dem Bereich "Run", eine Möglichkeit, die Kosten zu reduzieren. Rund ein Drittel der von uns beobachteten Unternehmen hat etwa den Rechenzentrumsbetrieb oder das Application Management ausgelagert. Dagegen haben nur fünf bis zehn Prozent der Betriebe strategische Aufgaben wie IT-Management, IT-Governance oder IT-Planung an externe Dienstleister vergeben.
An der falschen Stelle gespart
Sind die Kompetenzen klar geregelt und stehen ausreichend Kapazitäten zur Verfügung, so lassen sich Kostensenkungs-Programme grundsätzlich rasch entwickeln und umsetzen. Dennoch scheitern zahlreiche Unternehmen an dieser Aufgabe.
Eine wesentliche Ursache dafür ist, dass in vielen IT-Abteilungen die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten fehlen. Die Mitarbeiter haben nicht die Mittel oder sind nicht in der Lage, die Wirtschaftlichkeit von Programmen zu ermitteln und den verantwortlichen Entscheidern zu erläutern.
In der Folge wird an der falschen Stelle gespart und vielfach unrentabel investiert. Die Wertbeiträge der IT zum Unternehmenserfolg bleiben so dauerhaft gering, viele Potenziale liegen brach. Gleichzeitig nimmt die IT-Abteilung einen deutlichen Verlust an Ausfallsicherheit und Stabilität der Systeme mit hohen Folgekosten in Kauf.
- Lohnt sich der Outsourcing-Partner-Tausch
Bei Unzufriedenheit unbedacht den Dienstleister zu wechseln ist gefährlich. Zu prüfen sind unter anderem Laufzeit, Folgekosten und Optionen wie Multisourcing. - 1. Die Gründe für das Outsourcing nochmals überprüfen:
"Rufen Sie sich die Gründe dafür zurück, warum Sie sich ursprünglich zum Auslagern entschieden haben", rät Edward J. Hansen von der Anwaltskanzlei Baker & McKenzie. Wenn diese Gründe immer noch gelten, reicht es, sich einen neuen Dienstleister zu suchen. Falls nicht, muss die ganze Strategie überdacht werden - und das Unternehmen entschließt sich möglicherweise zum Insourcing. - 2. An die Vertragslaufzeiten denken:
Wer den Anbieter wechseln will, tut das am Besten, wenn das bisherige Abkommen ausläuft. Die Zusammenarbeit während der Laufzeit zu beenden, ist nur in dringenden Fällen ratsam. - 3. Den Vertrag genau studieren:
Es kann Streit ums Geld geben, wenn ein Vertrag vorzeitig beendet werden soll. Schon aus diesem Grund muss der bestehende Vertrag genauestens unter die Lupe genommen werden. Wer geschickt ist, baut in künftige Abkommen ein, in welcher Weise ein Dienstleister den Kunden bei einem Provider-Wechsel unterstützen muss. - 4. Wiederverhandeln kann sinnvoller sein als Aussteigen:
Ein Anbieterwechsel kann sich kompliziert gestalten. Wer das vermeiden will, sollte den bestehenden Vertrag lieber neu verhandeln. Entscheider müssen die eigenen Motive für den Wunsch nach einem Wechsel überprüfen. - 5. Den bestehenden Dienstleister durchleuchten:
Dieser Punkt knüpft an den vorhergehenden an. Wenn der Grund für den Wechsel-Wunsch darin liegt, dass der Dienstleister schlechte Qualität liefert, muss sich auch der Kunde nach den Gründen dafür fragen. Ein offenes Gespräch kann in Neu-Verhandlungen statt im Wechsel enden. - 6. Es wird Ärger mit dem Faktor Mensch geben:
Wenn Mitarbeiter des neuen Dienstleisters ins eigene Unternehmen kommen, kann es zu zwischenmenschlichen Reibereien kommen. Das darf nicht unterschätzt werden. - 7. Beim Wechsel mit unproblematischeren Teilen beginnen:
Rechenzentrum-Services oder Disaster Recovery bieten sich als Erstes an, wenn der Dienstleister gewechselt werden soll. Generell gilt: Nicht mit dem Kompliziertesten anfangen! - 8. Die Kosten eines Wechsels kalkulieren:
Wer durch den Wechsel des Anbieters Kosten senken will, muss bedenken, dass die Neu-Organisation des Outsourcings selbst auch Geld kostet. Diese Ausgaben müssen gegen mögliche Einsparungen abgewogen werden. - 9. Multisourcing als Alternative:
Wer das bisherige Abkommen auflösen will, zielt meist auf Multisourcing ab, statt sich wieder für einen einzigen Anbieter zu entscheiden. Das ist zumindest die Beobachtung von Jeffrey Andrews (Anwaltskanzlei Thompson & Knight). Entscheider sollten sich des damit verbundenen Zeitaufwandes bewusst sein. - 10. Aus den eigenen bisherigen Fehlern lernen:
Das vielleicht Wichtigste ist, die eigenen Erfahrungen festzuhalten, um beim nächsten Mal daraus zu lernen.