Alle 15 Minuten eine Einreichung
Bei mehr als 500 Arzneigruppen und Lizenzen in über 66 Ländern kommt die Zulassungsabteilung auf 7.500 bis 10.000 behördliche Einreichungen pro Jahr, das macht ca. alle 15 Minuten eine Einreichung bei einer Behörde. Doch damit nicht genug: die nachfolgenden behördlichen Genehmigungen gehen in verschiedenen Formaten ein - als Freitext in einer E-Mail, einem Brief, innerhalb eines Formulars und dazu noch in verschiedenen Sprachen und Schriften.
"Der herkömmliche Weg war, dass ein Mitarbeiter die E-Mail oder den Brief öffnet und die unstrukturierten Daten manuell in das Regulatory Information Management System (RIMS) eingibt", berichtet die Merck-Managerin. Die anderen Abteilungen (z.B. die Produktion) prüften regelmäßig neue Eingänge, holten sie von dort ab und veranlassten die nächsten Schritte. Mit Unterstützung von RPA läuft der Prozess nun deutlich schneller ab: Ein Computer übernimmt die Strukturierung der unstrukturierten Daten, erkennt also mithilfe von Text Mining Sprache, Format sowie die hinterlegte Information und überträgt diese zusammen mit einem Hyperlink zum abgelegten Original in das System.
Ausbaufähiges Konzept
Wie Freunscht erklärt, ist das Konzept mit RPA weiter ausbaufähig. So könnte als zusätzlicher Validierungsschritt vor der Einreichung eines Antrags eine automatische Überprüfung auf Vollständigkeit und richtige Formate stattfinden. So würden inzwischen etwa die Packungsbeilagen von Arzneien nicht nur als PDF benötigt, sondern verstärkt auch die Schlüsselwörter in einem Datenpaket angefordert, was bei allen benötigten Formaten und Sprachen eine große Herausforderung darstelle. Statt Stichproben vorzunehmen, könne ein Roboter hierbei eine Vollabdeckung bieten, ergänzt Stefan Gössel von Leadvise Reply, denn: "Qualität ist nicht verhandelbar, darf aber nicht dazu führen, dass man langsamer wird."
Daneben gebe es viele weiterführende Ideen, erklärt Freunscht, wobei Process Mining dabei helfe, den Bedarf an KI zu entdecken, quasi klar zu sehen. Die Herausforderung sei, aus den verschiedenen SW-Tools das jeweils richtige auszuwählen. Die Managerin sieht entsprechend als längerfristiges Ziel die Entwicklung eines Toolsets, also verschiedener Automatisierungswerkzeuge, die je nach Bedarf eingesetzt werden können.
Während das Projekt voranschreitet und weitere Lernerfolge gemacht werden, lässt der Bereich Mitarbeiter von Leadvise Reply schulen, damit diese künftig selbst Softwareroboter programmieren und die automatisierten Prozesse überwachen können. Auch die Offshoring-Unit von Merck in Indien befasse sich stark mit RPA. "Wir sehen das als Starthilfe, um auf eigenen Füßen zu stehen", erklärt Freunscht.
Ihr zufolge stößt das Thema RPA in den anderen zwei Bereichen des Darmstädter Wissenschafts- und Technologiekonzerns: Life-Science und Performance Materials inzwischen ebenfalls auf reges Interesse. "Wir haben erkannt, dass es sich bei RPA um einen ungehobenen Schatz handelt, den es zu heben gilt. Und mithilfe von Process Mining gehen wir dabei sehr zielorientiert vor und machen die Erfolge transparent und messbar."