Finanz Informatik Technologie Service

Der IT-Dienstleister Finanz Informatik Technologie Service (FI-TS) entschied sich 2008 dafür, unter anderem BPM für die Steuerung und den Betrieb von Rechenzentren zu nutzen. "Die Herausforderung besteht darin, auf die sehr unterschiedlichen Kundenanforderungen einzugehen und zugleich sehr schnell und kosteneffizient individuell konfigurierte Server-Umgebungen aufzubauen. Dabei bewegen wir uns zwischen Technik und kaufmännischen Prozessen", erklärt Manfred Heckmeier, Geschäftsführer von FI-TS. Der 480 Mitarbeiter zählende IT-Dienstleister aus Haar bei München hat sich bereits im Rahmen der ISO-9001-Zertifizierung mit den internen Prozessen beschäftigt.

Das ging dem Unternehmen jedoch nicht weit genug: Vom Angebot über das Ordern, Bereitstellen und Bestücken der Hardware bis hin zur Inbetriebnahme, Abnahme und Abrechnung sollten alle Abläufe nicht nur auf dem Papier nachzulesen sein, sondern auch durch ein Tool automatisiert und unterstützt werden. Gefragt war ein möglichst einfaches System ohne große Brüche. Die Entscheidung fiel dann auf das Modellierungswerkzeug jpass. Mit der Umsetzung führte das Unternehmen die damit verbundene subjektorientierte Methode zur Prozessbeschreibung ein. Dazu wurden die Workflows aus Sicht der zum Prozess gehörigen Rollen beziehungsweise Subjekte definiert. Zudem haben die IT-Experten die SAP-ERP-Installation und das Betriebsauftrags-Management-System angebunden und alles in die vorhandene Prozesswelt eingeklinkt.

"Der Auftragssteuerungsprozess ist sehr komplex. Letztlich lässt er sich jedoch immer auf das gleiche Prinzip zurückführen, auch sich wenn Tätigkeiten und Personen stark unterscheiden. Oft ist erst bei der Abwicklung klar, wie der konkrete Ablauf aussehen muss", beschreibt Heckmeier die Herausforderung. Grundsätzlich sollten Mitarbeiter, die in die Abläufe eingebunden sind und über großes Wissen darüber verfügen, auch den Prozess im Tool modellieren und testen.

Durch das BPM-Werkzeug hat sich einiges verändert. Die Arbeit mit einem Tool setzt laut Heckmeier eine wesentlich höhere Präzision voraus, als die Prozesse nur auf dem Papier zu beschreiben. "Im BPM-Tool müssen Rollen und Aktionen klar festgelegt werden, sonst gibt es keinen Nutzen. Das führt in der Praxis zu vielen Diskussionen, denn der tatsächliche Ablauf ist den Mitarbeitern oft gar nicht bewusst ", warnt Heckmeier. "Die Steuerungsmöglichkeiten und die Transparenz über die Prozesse sind deutlich gewachsen, insbesondere wenn sich Abläufe verändern. Im nächsten Schritt wollen wir Lieferanten und später auch Kunden in das BPM einbeziehen."