Bieten Sie attraktive Alternativen an

Wenn Sie wissen, was den Mitarbeitern fehlt und was sie sich wünschen haben Sie schon den halben Sieg über die Schatten IT errungen. Nehmen Sie der Schatten-IT endgültig den Wind aus den Segeln, indem Sie den Nutzern die gewünschten Tools offiziell und entsprechend abgesichert bereitstellen - oder ihnen Alternativen nahe bringen. Für Collaboration gibt es beispielsweise einige Alternativen zu Dropbox und Co, die unter der Kontrolle der IT-Abteilung betrieben werden können und dieselbe Funktionalität und Flexibilität bieten.

Natürlich sollten auch die IT-Leiter ihren Standpunkt vertreten und kommunizieren, welches ihre bevorzugten Hersteller und Services sind. Dabei sollten man Raum für Ausnahmen lassen. Können Vertreter einer Fachabteilung gut begründen, warum sie diese oder jene Lösung eines anderen Anbieters wünschen, sollte darüber verhandelt werden.

Wichtig ist in jedem Fall, darauf zu achten. dass die vom Unternehmen bereitgestellten Lösungen genauso unkompliziert, komfortabel und leistungsstark sind, wie die unter der Hand verwendeten Services oder die aus dem Privaten bekannten Consumer-Dienste. Genau wegen dieser Eigenschaften weichen die Mitarbeiter schließlich auf diese Dienste aus.

Eine nachhaltige Möglichkeit, Schatten-IT zu verhindern, ist die Umgestaltung der IT-Organisation. Mitarbeiter und Unternehmensleitung sollten damit aufhören, die IT nur als eine von vielen Abteilungen zu betrachten. Stattdessen sollte die IT-Abteilung zu einer Beratungsstelle transformiert werden, die als Anlaufpunkt für den IT-Bedarf der Fachabteilungen fungiert. Dann wird man auch merken, dass sich die Kollegen aus den Fachabteilungen viel besser mit IT auskennen als die abgehobenen "IT-Experten" und genau wissen, was sie von der IT möchten.