Sensibilisieren und schulen Sie

Eine strikte Haltung gegen die Schatten-IT mit Kontrollen und Verboten ist allerdings meist nicht zielführend. Zumindest, wenn man sich nur darauf stützt. Ein unbegründetes Verbot der inoffiziellen Systeme führt nur zur Unzufriedenheit der Mitarbeiter, weil sich ja so gut damit arbeiten lässt. Besser ist es, an die Vernunft und Einsicht der Mitarbeiter zu appellieren.

Machen Sie Ihren Mitarbeitern klar, welchen Gefahren sie das Unternehmen durch die Schatten-IT aussetzen. Weisen Sie auf die nicht vorhandene Datensicherung oder den nicht konformen Umgang mit Kunden- oder Abrechnungsdaten hin.

Erklären Sie ihnen, welche Vorteile das "offizielle" System hat und dass ihre Anforderungen darin eingeflossen sind. Häufig fehlt auch nur das Know-how in den Kernsystemen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter: Wer weiß, wie die Applikation zu bedienen ist, kümmert sich nicht um "Ersatzlösungen".

Nicht selten stellt die IT-Abteilung am Schluss solch appellierender Maßnahmen allerdings fest, dass die eingesetzten Schatten-Systeme den offiziellen überlegen sind. Das sollte nun den IT-Verantwortlichen zu Denken geben. Überlegen Sie, ob Sie diese Systeme in Ihr offizielles IT Service Angebot überführen können. Diese "Legalisierung" würde sich als sehr motivierend für die Mitarbeiter herausstellen, die das System bisher unter der Hand betrieben haben.