Finden Sie die Gründe für Schatten-IT
Im Zentrum der Bekämpfung der Schatten-IT steht die Motivsuche. Was bewegt Ihre Mitarbeiter, sich abseits der offiziellen IT zu bedienen? Müssen oft sehr große E-Mail-Anhänge verschickt werden und ist die Beschränkung eventuell anzupassen? Warum nutzen Mitarbeiter etwa Skype statt das zur Verfügung gestellte Lync? Fehlt es an Anwenderwissen oder mangelt es an wichtigen Funktionen?
Einer der wichtigsten Gründe - das zeigen mehrere Studien - ist, dass der IT-Beschaffungsprozess heutzutage in den meisten Unternehmen krankt. Die IT-Abteilung liefert die Services aus Sicht der abhängigen Fachabteilungen oft nicht in der Qualität und in der Zeit, die für die unternehmerischen Ziele notwendig wären.
Die Fachbereiche reagieren darauf verständlich und versuchen durch eigene Beschaffungen lediglich, ein Defizit auszugleichen, das durch die mangelnde IT-Unterstützung entsteht. "Aus Spaß machen die Fachbereiche das nicht - es ist schlicht Notwehr, sich Schattensysteme zuzulegen, weil die IT-Organisationen oft zu langsam sind." sagt Professor Rentrop von der Hochschule Konstantz, der die Schatten-IT in deutschen Unternehmen untersucht hat.
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Diese Tatsache sollten sich IT-Verantwortliche zu Nutze machen und die eigenen IT-Angebote einer kritischen Bewertung unterziehen. Organisationen sollten die Bedürfnisse ihre Mitarbeiter genau im Blick haben und überlegen, welche Anschaffungen und Vorgehensweisen es braucht, um die Mitarbeiter effizienter, effektiver und letztlich auch zufriedener zu machen
Fragen Sie also Ihre Mitarbeiter. Involvieren Sie in diesem wichtigen Schritt Key-User aus verschiedenen Bereichen. Diese können Ihnen direktes Feedback geben und zur Entwicklung von unternehmensweit anerkannten Systemen führen. Grundsätzlich sollten aber alle Mitarbeiter frühzeitig in die Entwicklung bzw. die Auswahl der Alternativen eingebunden sein, und eine regelmäßige Bedarfsanalyse durchgeführt werden, die zeigt, welche Anwendungen fehlen.