Kneipp: Offshoring auf eigene Faust

"Wir haben als mittelständisches Unternehmen den Offshore-Gedanken in der IT-Strategie verankert. Um in der IT innovative Technologien zu nutzen, setzen wir bei Projekten, die nicht zur Kernkompetenz gehören, auf kostengünstigere Ressourcen", erläutert Jasmin Brandl, Head of Projects im Information Management bei Kneipp, das Vorgehen. Dazu arbeitet der Würzburger Hersteller von Arzneimittel- und Pflegeprodukten, der 350 Mitarbeiter beschäftigt, direkt mit dem indischen Dienstleister Calpine Technologies aus Kochi zusammen.

"Für die Auswahl des Dienstleisters haben wir einen relativ aufwendigen Evaluierungsprozess betrieben, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können", erinnert sich Brandl. Im Ranking hätten auch Aspekte wie Finanzkraft, Alter des Unternehmens und Referenzen eine Rolle gespielt. "Wir haben bisher sehr gute Erfahrungen gemacht - allerdings handelt es sich auch nicht um entscheidungskritische Aufgaben", schränkt die Kneipp-Managerin ein. Typisch seien Integrationsprojekte zwischen SAP-System und anderen Plattformen oder als aktuelles Projekt die Entwicklung eines neuen Webshops.

Für die Umsetzung eines pharmaspezifischen Prozesses beispielsweise hatten die Würzburger ein deutsches und ein indisches Angebot eingeholt. Die Wahl fiel auf den indischen Partner, bei dem die Kosten um 60 Prozent niedriger lagen. In der Regel ergäben sich jedoch Einsparungen im Rahmen von etwa 35 bis 40 Prozent durch das Offshoring - "trotz der nicht unbeträchtlichen Kosten für die Reisen nach Indien", betont die Projektleiterin.

Wie Kommunikation klappt

Mittlerweile reisen deutsche Kneipp-Mitarbeiter zweimal im Jahr nach Indien, um anstehende Projekte und Anforderungen zu besprechen. "Präsenz zu zeigen ist sehr wichtig", rät Brandl. Arbeitsweise und Kommunikation in Indien seien anders, es gebe keine Acht-Stunden-Meetings, zudem erwarte man dort gemeinsame Mahlzeiten und Unternehmungen. In den heißen Projektphasen arbeiten indische Entwickler rund vier Wochen in Würzburg. Der Ablauf sieht vor, dass Kneipp die Anforderungen formuliert, der Dienstleister sie umsetzt und das Ergebnis in Deutschland getestet wird.

Wichtig ist nach Brandls Einschätzung eine regelmäßige Kommunikation, zum Beispiel in Form wöchentlicher Statusberichte. In der Praxis hätten sich jedoch Diskussionen in Englisch als Herausforderung erwiesen. In Problemfällen musste schon mal der Calpine-Geschäftsführer einspringen, der 15 Jahre in den USA gelebt hat. Künftig will man bei Kneipp zudem verstärkt mit Videokonferenzen arbeiten. "Uns war es wichtig, mit einem mittelständischen Anbieter auf Augenhöhe zusammenzuarbeiten", kommentiert Brandl.

Rund 80 Prozent der Entwicklungsarbeiten, vor allem im J2EE-Bereich, hat Kneipp nach Indien ausgelagert. Nur ein kleiner Rest bleibt in Deutschland. Dazu zählt etwa die Payment-Anwendung für den Webshop, weil hier Datenschutz und Sicherheit eine besondere Rolle spielen. Neben einem Rahmenvertrag, der allgemeine Modalitäten regelt, haben die Würzburger einen Jahresvertrag, in dem Programmierer-Zeiten gebucht werden. Meist arbeiten zwei indische Mitarbeiter fest an Kneipp-Projekten, im Fall des Webshops waren drei Programmierer drei Monate lang tätig.