5. Prozessoptimierung
Über die letzten Jahre haben die meisten Prozessverbesserungen vertikal, also innerhalb von einzelnen Geschäftsbereichen, stattgefunden. Viele Applikationen sind ebenfalls vertikal fokussiert. Auch die Unternehmensorganisationen haben sich im letzten Jahrhundert kaum gravierend verändert und sind nach wie vor vertikal ausgerichtet. Durch neue Applikationen und spätestens mit der Service-orientierten Architektur setzt sich mehr und mehr eine durchgehende, horizontale Prozessorientierung durch. Manche führenden Unternehmen haben bereits horizontale Prozessverantwortliche eingesetzt. Durch eine sorgfältige Prozessbetrachtung und die radikale Ausrichtung am Kunden können damit erhebliche Einsparungen und Verbesserungen im Kundenerlebnis und bei den Durchlaufgeschwindigkeiten erzielt werden. Prozesse, die ansonsten oft Tage und Wochen benötigen und viele Abteilung involvieren, können so auf Minuten reduziert werden. Self-Service und Web-Applikationen sollen hier nur als Beispiele genannt werden. Wichtig ist die Bereitschaft im Unternehmen und die Fähigkeit der IT-Abteilung, eine wirtschaftliche Gesamtbetrachtung anzustellen und mit der notwendigen Kompetenz eine Prozessverbesserung/Automatisierung umzusetzen.
Verbesserungen im Business Intelligence Umfeld und eine zunehmend unternehmensweit ausgerichtete Business / Enterprise Performance Management Strategie sind wichtige erste Schritte und stellen im Hinblick auf das Business-IT-Alignment schell umsetzbare Erfolgsprojekte dar.
Die Experton Group empfiehlt IT-Organisationen auch, sich selbst tragende Projekte zur internen Prozessverbesserung aufzusetzen. Die meisten IT-Verantwortlichen nutzen ihre Budget- und Finanzpläne nicht dazu, zusätzliche Managementprozesse, Projekte und Tools zu finanzieren, die für Verbesserungen im IT-Betrieb sorgen könnten. Mit dem richtigen Fokus und einem Aktionsplan kann man Einsparungen so verrechnen, dass dadurch die gewünschten Managementverbesserungen bezahlt werden können. Mit dem gesparten Geld kann man weitere Verbesserungen sogar sich selbst finanzieren lassen und damit den lästigen Budgetantrag umgehen. Die Experton Group empfiehlt das Aufsetzen einer Finanzierungsstrategie für sich selbst tragende Projekte, mit denen die IT den eigenen Betrieb verbessern kann. Es sollte möglich sein, diesen Plan in die Tat umzusetzen und dennoch einen Teil der Einsparungen dem Unternehmen oder den Fachabteilungen zuzuführen.
Es gibt IT-Projekte, die sich bei richtiger zeitlicher Planung innerhalb desselben Fiskaljahres selbst finanzieren. Man findet sie zwar nicht unbedingt so einfach, sie springen nicht ins Auge, aber es gibt sie. Die IT-Führungsriege sollte gemeinsam mit den Mitarbeitern Projekte identifizieren, die sich selbst tragen und den IT-Management-Prozess verbessern helfen.