Mit dem Siegeszug von Microsoft Teams und Zoom ist der Videokonferenzpionier Webex etwas in Vergessenheit geraten. Dabei wird häufig übersehen, dass auch die bereits 1995 entwickelte und 2007 von Cisco übernommene Collaboration-Lösung insbesondere während der Corona-Pandemie kräftig weiterentwickelt wurde.

Cisco Webex Meetings: Die besten Funktionen

Hier ein Überblick über die wichtigsten neuen Funktionen von WebEx im Bereich Videoconferencing. Sie werden staunen:

Gesten per Gestensteuerung

Emoji-Reaktionen haben sich zu einem probaten Mittel entwickelt, um Sprechern und Moderatoren in einer Videokonferenz schnell und ohne Unterbrechung (meist positives) Feedback zu geben. Cisco Webex stellt den Teilnehmern hierzu zwölf Emojis bereit, nämlich:

• Hand heben

• Daumen hoch

• Daumen runter

• Applaus

• Feiern

• Lächeln

• Haha

• Wow!

• Traurig

• Mach langsamer

• Mach schneller

• Feuer

Vier davon (Daumen hoch, runter, Klatschen, Hand heben) können Nutzer aktivieren, ohne dazu die Tastatur zu verwenden. Es reicht, dass sie einfache Handbewegungen in Richtung Webcam machen - Webex erkennt die Gesten und teilt das Feedback als Symbol in der Konferenz auf dem Bildschirm. Einzige Einschränkung: Voraussetzung dafür ist ein Windows- oder Mac-Rechner mit ausreichend Leistung und aktuellen Betriebssystem.

Die Gestensteuerung lässt sich natürlich auch vom Nutzer in der Menüsteuerung deaktivieren. Außerdem kann der Gastgeber den Namen eines Teilnehmers mit seiner Reaktion ein- oder ausblenden.

Verschiedene Ansichten auswählen

Die richtige Darstellung der Teilnehmer - auch in Verbindung mit geteilten Inhalten - hat sich bereits nach einigen Monaten Pandemie als wichtigen Faktor für erfolgreiche Video-Meetings herausgestellt. Entsprechend kreativ sind auch die von den Videoconferencing-Anbietern entwickelten Lösungen, man denke nur an den Together Mode von Microsoft Teams. Auch Cisco Webex ist in diesem Bereich sehr engagiert und bietet Nutzern und Gastgebern von Videokonferenzen verschiedene Modi an.

Zur klassischen Auswahl stehen:

• Rasteransicht: Viele Teilnehmer sind gleichzeitig im Bild;

• Stapelansicht: Die weiteren Teilnehmer werden über dem aktiven Redner oder dem freigegebenen Inhalt in einem Streifen (Filmstrip) angezeigt;

• Nebeneinander-Ansicht: Teilnehmer werden neben dem aktiven Redner oder den gemeinsam genutzten Inhalten angezeigt;

• Vollbildansicht: Fokus auf den aktiven Redner oder den geteilten Inhalt;

Gleichzeitig stehen Nutzern und/oder Moderatoren bei WebEx aber noch weitere Möglichkeiten der Anordnung von Teilnehmern und Inhalten zur Verfügung.

• Regelbare Raster: In der Rasteransicht können bis zu 25 Teilnehmer gleichzeitig angezeigt werden. Es gibt dabei die Möglichkeit, die Raster- oder Kachelansicht über einen Schieberegler von 5×5 auf bis zu 2×2 Einzelfenster anzupassen, um sich auf wenige gewünschte Personen zu konzentrieren.

• Flexibler Filmstrip: Mit der Möglichkeit, den Filmstreifen zu skalieren oder auszublenden, können Nutzer ihre Meeting-Ansicht noch besser anpassen. Sie können dazu den Filmstreifenbereich sowohl in der Stapel- als auch in der Seitenansicht ziehen, um ihn zu vergrößern. Oder aber ihn stark verkleinern, um besser zu sehen, was auf der Bühne passiert. Personen, die Sie besser im Auge behalten wollen, können Sie einfach mit der Maus aus dem Filmstreifen auf die Bühne bewegen.

• Stage-Only-View: Bei aller Flexibilität - gerade bei digitalen Großveranstaltungen ist es oftmals wichtig, dass die relevanten Redner, etwa der Firmenchef oder ein wichtiger Gast, im Mittelpunkt der Veranstaltung stehen. In Webex können Gastgeber oder Co-Moderatoren dazu die Ansicht auf die Bühne beschränken und weitere Teilnehmer ausblenden. Sie müssen dazu lediglich die gewünschten Teilnehmer per Drag & Drop auf die Hauptbühne ziehen und anschließend die Ansicht für alle Meeting-Teilnehmer synchronisieren.

Teilnehmer und Inhalte gleichzeitig anzeigen

Gerade bei Präsentationen stört es häufig, dass der Moderator selbst nur sein Dokument vor Augen hat. Ein aktives Freigabefenster schafft hier in Webex Abhilfe: Der Moderator sieht alle Teilnehmer in einem schwebenden Videofenster, das an jede gewünschte Stelle gezogen werden kann, während er seine Inhalte freigibt und anzeigt.

Immersive Share

Natürlich unterstützt Webex auch die Option, Präsentation und Moderator gleichzeitig anzuzeigen. Mit Immersive Share können Sie festlegen, wie Videos und Inhalte für Ihr Publikum freigegeben und angezeigt werden. Aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen "Mich vor geteilten Inhalten anzeigen" in Ihrem Popup-Fenster "Inhalte freigeben", um diese Funktion zu aktivieren und die Größe und Position Ihres Videos zu ändern.

Mehrere Screens teilen

Ein anderes Problem bei der Freigabe von Inhalten adressiert die Funktion Multiple Screen Sharing. Anstatt von einer Anwendung zur nächsten zu springen, können Sie mit dem Feature zu Beginn eines Meetings gleich mehrere Anwendungen gleichzeitig freigeben und ersparen sich und den Teilnehmern so unprofessionell wirkende Unterbrechungen.

Breakout Sessions verwalten

Mit dem pandemiebedingten Ausfall von physischen Veranstaltungen ist die Möglichkeit, größere Videokonferenzen in kleinere Gruppen zu unterteilen, zu einem Pflichtprogramm für Videokonferenzlösungen geworden. Dennoch gibt es Unterschiede bei der Umsetzung und Verwaltung von Breakout Rooms.

In Cisco Webex können Meeting-Veranstalter es Nutzern erlauben, an beliebigen Nebenveranstaltungen, neudeutsch Breakout Sessions, teilzunehmen. Eine vorherige Zuweisung oder ein manuelles Eingreifen ist dazu nicht erforderlich - die Teilnehmer können einer Sitzung beitreten, auch wenn sie einer anderen Breakout Session zugeteilt wurden. Diese von Desktop- und mobile Plattformen unterstützte Option soll kleineren Gruppen noch mehr Flexibilität für die Zusammenarbeit und den Austausch von Ideen über Audio und Video geben - ideal für Workshops, Klassenräume, Brainstorming und vieles mehr.

Integrierte Umfragen

Gerade bei großen Online-Meetings und -Konferenzen spielen interaktive Elemente eine wichtige Rolle. Dies hat auch Cisco erkannt und mit der Übernahme von Slido Live-Umfragen und -Q&As direkt in Webex integriert. Bei der Live-Umfrage stehen mit Word Cloud, Multiple Choice, offener Text, Ranking, Quiz und Bewertung gleich sechs verschiedene Optionen zur Auswahl. Live Q&A wiederum ermöglicht es Gastgebern, Fragen von den Teilnehmern live zu sammeln, zu filtern, kategorisieren oder natürlich zu beantworten.

Verbesserte Sicherheit und Lobby-Erfahrung

Gerade zu Beginn der Pandemie häuften sich Meldungen über ungeladene Gäste in Videokonferenzen - Stichwort Zoombombing. Als Reaktion haben alle Anbieter zwar mittlerweile den Zugang mit Meetings mit Codes oder ähnlichem abgesichert. Dennoch lässt sich gerade bei größeren Online-Veranstaltungen nicht immer hundertprozentig der Status jedes Gastes feststellen.

Webex löst dieses Problem, indem sich die Teilnehmer im Vorfeld eines Meetings in drei Kategorien einteilen lassen: intern, extern und ungeprüft. So kann der Gastgeber leicht erkennen, wer in der Lobby wartet, und sie entsprechend in das Meeting einlassen.

Verbesserte Barrierefreiheit

Cisco hat in Webex Meetings eine Reihe von Funktionen integriert, um neben allgemeiner Benutzerfreundlichkeit auch speziell Zugänglichkeit und Inklusion zu unterstützen. Dazu zählen Unterstützung für Screenreader, Untertitel, Einstellmöglichkeiten für Schriftart und Symbole, die Einbindung eines Dolmetschers und Automatische Transkription.

• Automatische Transkription: Eine schriftliche Aufzeichnung der Besprechung ist aus vielen Gründen praktisch, aber besonders wichtig ist sie für Menschen mit Hörbehinderungen. Um sicherstellen, dass auch sie kein Detail verpassen und genau die benötigten Informationen nachlesen können, unterstützt Webex schriftliche Transkriptionen des gesamten Meetings mit klar gekennzeichneten Sprechern.

• Anpassbarer Screenreader: Wenn in manchen Meetings viel los ist (Teilnehmer kommen und gehen, Chat, Reaktionen, Fragen usw.), können die Screenreader-Ansagen störend wirken. Webex schafft hier Abhilfe, indem Nutzer ihre Screenreader-Benachrichtigungen an ihre Vorlieben anpassen können. Außerdem können die Benutzer die Schriftgröße des Textes im Chat-Panel direkt im Meeting-Fenster einstellen.

• Virtueller Meeting-Assistent: Der mittlerweile für alle kostenpflichtigen Tarife verfügbare Webex Assistant soll Teilnehmern dabei helfen, mehr von Meetings und Webinare zu profitieren. So erledigt der KI-gestützte virtuelle Assistent per Texteingabe oder auf Zuruf (OK Webex) und Sprachkommando zahlreiche typische Aufgaben, wie die Bereitstellung von Live-Transkription, Untertiteln oder Notizen. Der Webex Assistant erstellt auch eine Zusammenfassung nach dem Meeting und verteilt es an die anderen Teilnehmer.

• Hintergrundgeräusche herausfiltern: Mit der für alle Bezahlabos verfügbaren Option "Optimize for my voice" werden bei der Teilnahme an einem Meeting nur die Stimmen erfasst, die sich in unmittelbarer Nähe des Mikrofons befinden. Alle Hintergrundgeräusche werden entfernt, damit sich alle Teilnehmer auf das Gespräch konzentrieren können. Die für hybride Meetings konzipierte Option "Optimize for all voices" wiederum ermöglicht es, dass trotz Hintergrundgeräuschen alle Stimmen besser verständlich sind, egal, wo im Raum sie sich befinden. Findet beispielsweise eine Besprechung am Schreibtisch statt und einige Personen sitzen nicht direkt am Mikrofon, werden ihre Stimmen dennoch von allen Meeting-Teilnehmern klar gehört.

Animierte Hintergründe

Google Meet hat sie, Zoom mittlerweile auch, während das Feature bei Microsoft Teams und anderen nur über Tricks genutzt werden kann: Animierte Hintergründe anstelle von einfachen Bildern. Bei Webex Meetings stehen dazu vorgefertigte Videos zur Verfügung, alternativ kann auch ein eigenes GIF oder MP4-File geladen und ausgewählt werden.