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Hybride Arbeitsformen haben sich mittlerweile fest im geschäftlichen Alltag etabliert. Beschäftige sind daher angehalten, sich so gut wie möglich selbst zu organisieren, um ihre Aufgabenvielfalt effizient abwickeln zu können. Denn was in regulären Bürozeiten in der Vergangenheit häufig noch von der Team-Assistenz erledigt wurde, übernimmt man heute aus dem Home-Office heraus besser gleich selbst.
Der inzwischen neunte "Businesses at Work"-Report vom Identitätsanbieter Okta nimmt genau diese Veränderung hin zu mehr Selbstmanagement zum Anlass dafür, um nach den beliebtesten digitalen Helferlein im Bereich Hybrid Work zu fragen. Dafür wertete der Anbieter weltweit rund 17.000 anonymisierte Kundendatensätze aus.
Die populärsten Hybrid-Work-Tools
Und um es gleich vorwegzunehmen: Die eine Killer-Applikation gibt es nicht. Trotz einer Vielzahl von Anwendungen stechen jedoch einige App-Kategorien heraus, die ein besonders starkes Wachstum aufweisen. Aktuell besonders hoch im Kurs - gemessen an der Nutzungsfrequenz pro Unternehmen sowie dem Anstieg der Unique User - stehen die Kategorien Produktivität, Security und Mitarbeiter-Engagement.
Interessant ist dabei auch die Erkenntnis der Studienautoren, dass die durchschnittliche Anzahl der Apps, die unternehmensweit im Einsatz sind, von 89 (im Betrachtungszeitraum 2021) auf 65 gefallen ist. Ein möglicher Hinweis darauf, wie sich Beschäftige im Selbstmanagement auf diejenigen Apps fokussieren, die einfach zu handhaben und zudem echte Produktivitätstreiber sind.
Produktivität aus der Cloud - Top 10 Apps
Der Blick auf die Best-of-Breed Apps zeigt ein heterogenes Bild: Einerseits setzen Unternehmen (mit mehr als 2.000 Mitarbeitern) auf bewährte Tools wie Zoom, Slack oder Box. Andererseits probieren sie neue Cloud-basierte Plattformen aus - immer mit dem Ziel, Suites einzusetzen, die schnell und unkompliziert die Produktivität jedes Einzelnen verbessern können.
Zu den beliebtesten Apps im Bereich Productivity gehören:
Microsoft 365
Amazon Web Services
Google Workspace
Salesforce
Zoom
Atlassian Suite
Slack
Docusign
KnowBe4
Github
Security und Zero Trust - Top 4 Apps
Zero Trust, also die Annahme, dass jeder Zugriff bis zum Beweis des Gegenteils nicht vertrauenswürdig ist, ist mittlerweile zum industrieübergreifenden Dogma geworden - insbesondere, wenn es um Remote-Zugriff geht. Zum Vergleich: Vor vier Jahren gaben lediglich 16 Prozent der Okta-Kunden an, über einen Zero-Trust-Ansatz zu verfügen.
Mittlerweile setzen Unternehmen weltweit auf die Kombination von Zero Trust und Identity Management. Eine unabdingbare Voraussetzung dafür, um situativ von unterschiedlichen Standorten und verschiedenen Devices auf das Unternehmensnetzwerk und -daten mit entsprechender Berechtigung zugreifen zu können. Um Social-Engineering- oder Credential-Stuffing-Attacken bestmöglich entgegenzuwirken, setzen die Anwender im Schwerpunkt auf Multifaktor-Authentifizierung, Biometrie oder WebAuthn.
Zu den populärsten Apps im Bereich Security gehören:
1Password
LastPass
Zscaler
KnowBe4
Geht es um die digitale Sicherheit und Identität in hybriden Umgebungen, nutzen Unternehmen am häufigsten folgende Anwendungskategorien:
VPN/Firewall
Endpoint-Management und -Sicherheit
Infrastruktur-Monitoring
Ausbildung
E-Mail Security
Secure Web Gateway
Sicherheitsanalyse
Datenschutz
Verwaltung von Berechtigungsstrukturen
Server-Zugang
Organisation und Mitarbeiter-Engagement - Top 5 Apps
Neben Produktivität und Security legten die Unternehmen 2022 auch großen Wert darauf, dass sich die Mitarbeiter wohlfühlen und motiviert bleiben. Sie haben erkannt, wie wichtig es ist, die Selbstorganisation ihrer Teams durch praktische Tools für besseres Zeit- und Planungsmanagement zu unterstützen. Gleichzeitig möchten sie damit die emotionale Verbundenheit der Beschäftigten zum Arbeitgeber stärken.
Denn viele haben mit einer dauerhaften Mehrbelastung durch viele parallell laufende Projekte zu tun, und setzen auf Entlastungshilfe durch die Firma. Hier setzen Anbieter wie Bamboo HR und Workday an, die Unternehmen mit ihrer Software dabei unterstützen, HR-Prozesse- und -Kommunikation so einfach und effizient wie möglich zu gestalten.
Die beliebtesten Apps in diesem Bereich sind:
Bamboo HR
Workday
Lattice
UKG
Culture Amp
3 Tipps, um betrügerische Hybrid-Work-Apps zu erkennen
Als Identitätsanbieter steht Okta quasi in der Pflicht, auch Tipps dazu abzugeben, wie Sie betrügerische Aktivitäten in Zusammenhang mit Hybrid-Work-Tools erkennen:
1. Im Zweifel lieber nicht downloaden
Eine der häufigsten Betrugsmaschen von Angreifern: Sie suggerieren mit täuschend echten Fake-Apps, dass es sich um das jeweilige, offizielle Pendant handelt. Tatsächlich handelt es sich um Apps mit schadhaften Inhalten, die die strengen Prozesse seriöser Anbieter unterlaufen sollen. Die Angreifer haben leichtes Spiel, da sie ihre App-Links auf verschiedenen Plattformen verteilen und damit ahnungslose Nutzer zum Download animieren können. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob es sich um eine unseriöse App handelt oder nicht, sollten Sie im Zweifel lieber die Finger davon lassen. Laden Sie ausschließlich offizielle Apps aus offiziellen Apps Stores. Sowohl Apple als auch Google überprüfen regelmäßig die Inhalte ihrer App Stores und entfernen betrügerische Angebote.
2. Passwort als alleiniger Schutz
Nutzer sind heute (hoffentlich) digital versiert und achten vor allem bei der Registrierung für einen neuen Online-Dienst auf die Sicherheit ihrer Daten. Sie wissen, dass digitale Bankgeschäfte einer anderen Identitätsprüfung unterliegen als ein Online-Einkauf. Registrierungen, bei denen lediglich ein Passwort als einziger Sicherheitsfaktor verlangt wird, sollten Sie deshalb eher skeptisch betrachten. Erst recht vor dem Hintergrund, dass viele Passwörter mehrfach vergeben werden.
3. Phishing-Angriffe verhindern
Fakt ist: Die zunehmende Fernarbeit geht einher mit der Zunahme breit angelegter Phishing-Angriffe. Hier geht es zum einen um gefälschte E-Mail-Nachrichten, die an Teams geschickt werden, um Zugriff auf Anmeldedaten und Konten zu erhalten. Zum anderen können diese Nachrichten auch personalisiert sein. Zum Beispiel indem sich die Angreifer als Vorgesetzte ausgeben, die auf die Erledigung eines zeitkritischen Tasks drängen. Geben Sie niemals persönliche Daten wie Passwörter per E-Mail, Messenger-Dienst, Social Media oder am Telefon heraus. Dieser Tipp mag sich selbstverständlich lesen, allerdings passieren solche Dinge gerade im hybriden Arbeitsmodus schnell und unbedacht. (fm)
- Christian Koch, Campana & Schott
„Viele Unternehmen haben bereits vor der Pandemie Erfahrungen mit hybridem Arbeiten gesammelt. Der entscheidende Unterschied für die Zukunft ist das Mengengerüst: Statt nur für ausgewählte Projekte oder kleine Teams hybrides Arbeiten zu ermöglichen, gilt es jetzt, jedem Mitarbeitenden Zugang zu diesen Arbeitsweisen zu ermöglichen. Die Unternehmensorganisation, die Technik sowie die Menschen müssen darauf vorbereitet werden. Hier sehe ich eine große Herausforderung, die nur wenige Unternehmen bereits komplett gemeistert haben.“ - Sybille Moll, Damovo
„Der Katalysator von Hybrid Work waren die äußeren Umstände und Rahmenbedingungen der Pandemie. Viele Unternehmen haben darauf technologisch gesehen ad hoc, agil und sehr schnell mit der Bereitstellung von Cloud-Applikationen, Remote-Zugängen und Equipment reagiert. Wenn ich lese, dass nach zwei Jahren lediglich 46,5 Prozent der Unternehmen in die Absicherung der Remote-Arbeitsplätze investiert haben, stellt sich mir die Frage, ob hier eventuell nur ein dauerhaftes Provisorium betrieben wird. Man kann auf Risiko setzen – unsere Empfehlung ist jedoch eindeutig: Erstellen Sie Ihr individuelles Security-Konzept und setzen Sie die erforderlichen Maßnahmen konsequent um.“ - Jens Leucke, Freshworks
„Es gibt viele Möglichkeiten, Hybrid Work in einem Unternehmen zu fördern. Und die meisten Mitarbeiterwünsche – egal ob in der IT-Abteilung oder den Fachbereichen – sind mit dem richtigen Werkzeug recht simpel umzusetzen, beispielsweise CYOD oder ortsunabhängiger Datenzugriff. Führungskräfte werden jedoch wohl niemals jeden einzelnen Mitarbeitenden zu 100 Prozent zufriedenstellen können. Mitarbeitende müssen allerdings spüren, dass ihre Anliegen gehört und ernstgenommen werden. Ich bin der Auffassung, dass viele Unternehmen stärker auf die Bedürfnisse ihrer Belegschaft achten können und müssen. Das war ja auch tatsächlich Ziel dieser Studie: Tatsachen aufzudecken, die zeigen, in welchen Bereichen sich Unternehmen verbessern können.“ - Jan Forster, NFON
„Für modernes, hybrides Arbeiten fehlen oftmals die Steuerungs-Tools, es mangelt an digitalen und modernen KPIs und an den Skills für hybride Führung. Agiles Arbeiten ist daher häufig ein Schreckgespenst oder lediglich eine Phrase. Hybrid Work birgt großes Konfliktpotential, da hier oft grundverschiedene Philosophien und Modelle aufeinanderprallen. Wichtig ist, dass sowohl in den Firmen als auch in der breiten Gesellschaft eine lebhafte Diskussion über das Arbeiten in der neuen Welt stattfindet. Denn vermutlich wird es keine einheitliche und perfekte Lösung für alle geben – aber idealerweise eine Lösung, mit der Mitarbeitende und Arbeitgeber am Ende glücklicher sind als davor.“ - Martin Kraus, ServiceNow
„Das hybride Arbeiten hat durch die Pandemie einen riesigen Akzeptanzschub erfahren. Seit Frühjahr 2022 versuchen viele Unternehmen, die Mitarbeiter zurück ins Büro zu holen, um den Zusammenhalt und die Kultur zu stärken. Hybrid Work wird uns aber langfristig erhalten bleiben, weil die Technik es erlaubt und Menschen unterschiedliche Präferenzen haben, warum viele gerne den hybriden Arbeitsstil pflegen. Unternehmen müssen einerseits Rahmenbedingungen erfüllen, damit Arbeit von überall erfolgen kann, und gleichzeitig eine Employee-Experience schaffen, damit sich Mitarbeiter auch im Homeoffice eingebunden fühlen.“ - Jens Reichardt, SPIRIT/21
„Wenn Homeoffice, Remote Work und hybrides Arbeiten auch im New Normal funktionieren sollen, reicht es definitiv nicht aus, sich allein auf die technischen Aspekte zu konzentrieren. Ebenso wichtig ist es, die organisatorischen und kulturellen Voraussetzungen zu schaffen und zu überlegen, wie Kommunikation und Zusammenarbeit in hybriden Modellen unterstützt werden können. Dabei sollten nicht nur die Büroarbeitsplätze, sondern auch die „deskless“ Arbeitenden in die Überlegungen mit einbezogen werden. Immerhin geben rund 45 Prozent der Unternehmen an, mobile Lösungen in Produktion oder Logistik im Einsatz zu haben. Die Bedürfnisse der „deskless“ Arbeitenden werden bei Hybrid Work oft nicht genug berücksichtigt.“