Praxisbeispiel: Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant
Ein modernes Teamoffice für kleine und mittelständische Unternehmen sollte über eine Schnittstelle für den digitalen Belegaustausch mit dem Steuerberater verfügen. Für Unternehmen (Mandanten) bedeutet dies einen effizienten und komfortablen Transfer von Dateien und Informationen an den Steuerberater.
Das digitale Teamoffice sollte dabei insbesondere die automatische und papierlose Bereitstellung digitaler Dokumente ermöglichen, so dass die Steuerbelege zeitnah im Kanzlei-Rechnungswesen verarbeitet werden können. Dies kann mithilfe eines mobilen Pendel-Ordners geschehen, der eine flexible Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten und anderen Informationen erlaubt. Eine Anbindung an das Kanzlei-Rechnungswesen ermöglicht einen automatischen Belegaustausch mit dem Steuerberater, so dass die Arbeitsabläufe deutlich vereinfacht werden. Die Mandanten können via Web-Browser oder per App die entsprechenden Belege einfach erfassen und automatisch übermitteln.
Der moderne Arbeitsplatz sollte über eine integrierte Scanner-App verfügen, mit der Quittungen, Rechnungsnachweise und sonstige Belege lokal im Büro, mit der Kamera des mobilen Gerätes oder aus dem integrierten E-Mail-Postfach einfach erfasst werden können. So haben die Unternehmen und die Steuerberater jederzeit und von überall Zugriff auf die Belege und zudem die Grundlage für eine nachhaltige Verbesserung der vertrauensvollen Zusammenarbeit gelegt.
Die Cloud-Lösung für Teams sollte darüber hinaus auch Funktionen bieten, mit denen sich E-Mails, Kontakte und Kalender sowie wichtige Dateien verwalten, bearbeiten und teilen lassen. Neben der Web-Oberfläche sollten den Anwendern Apps für Android und iOS bereitgestellt werden. Damit stehen dann moderne und sichere Technologien zur Verfügung, wie Anwender sie aus dem privaten Umfeld kennen.
Ein Teamoffice aus der Cloud sollte sich also gezielt an Unternehmen richten, die damit eine zentrale Drehscheibe für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit bereitstellen können, um den Büroalltag zu digitalisieren und die Kommunikation und Kollaboration mit Mitarbeitern, Kunden und Partnern zu verbessern.
Vertrauensvolle Zusammenarbeit braucht eine sichere Plattform
Für das digitale Teamoffice hat die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und Standards einen übergeordneten Stellenwert. Eine Cloud-basierte Content- und Collaboration-Plattform für Unternehmen muss dazu insbesondere auch
die Sicherheits- und Datenschutz-Vorgaben (EU-DSGVO) sowie
die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
erfüllen.
Unternehmen und Service-Anbieter müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, interne Kontrollen und Informationssicherheitsroutinen einführen bzw. aufrechterhalten, um Kundendaten und Dokumente vor unberechtigtem und gesetzwidrigem Zugriff zu schützen.
Bei der Auswahl der Service-Anbieter ist darauf zu achten, dass sich die Betreiber der Cloud-Plattform regelmäßig durch anerkannte Institutionen überwachen lassen, bei denen überprüft wird, ob die Einhaltung von Richtlinien und Verfahren für Sicherheit, Datenschutz, Kontinuität und Konformität gewährleistet sind.
Anforderungen an den modernen Arbeitsplatz im Überblick
Zeitgemäße Teamarbeit und Arbeitsplatzgestaltung
Mobiles Büro via Browserzugriff auf PC oder Mac
Apps für Smartphone oder Tablet (iOS und Android)
Einfache Belegerfassung (z. B. Scan-App, Web-Scan, Drag & Drop, Windows-Explorer, E-Mail-Integration)
E-Mail-Postfächer für Mitarbeiter und Gruppenpostfächer für Teamräume
Kalender- und Termin-Management sowie Kontakt- und Adressverwaltung
Cloud-Speicher für die Erfassung, Verwaltung und Bereitstellung sowie dem Teilen von Informationen und Dokumenten
Gemeinsame Dokumenten-Bearbeitung (Web-Office)
Team-Chat mit Präsenzinformation sowie Audio- und Video-Integration mit Desktop-Sharing
Automatischer Belegaustausch mit dem Steuerberater und Anbindung an das Kanzlei-Rechnungswesen
Integration in bestehende Business-Lösungen (z.B. ERP, CRM, ECM)
Einhaltung von rechtlichen und regulativen Vorgaben (z.B. EU-DSGVO, GoBD, ISO 27001)