Microsoft-Office-Produkte und Web-Services

3. Integration der Microsoft-Office-Produkte

Microsoft-Office-Produkte wie Word oder Excel gehören in vielen mittelständischen Unternehmen zum Standard. Da andererseits häufig das kontrollierte gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten erforderlich ist, kommt insbesondere der Integration der Microsoft-Office-Produkte in SharePoint eine sehr wichtige Rolle zu. Denkt ein Unternehmen über eine SharePoint-Einführung nach, sollte es zumindest Office 2007 einsetzen.

Denn zum einen ist hier die Integration verbessert und beispielsweise das Veröffentlichen von Dokumenten in SharePoint vorgesehen, zum anderen ähnelt die Bedienphilosophie von SharePoint mit dem kontextabhängigen Menüband auch sehr stark der neuerer Office-Versionen. Optimal ist die Verwendung von Office 2010, das zum Beispiel die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten ermöglicht. Ebenso sind Vorlagen direkt aus der SharePoint-Dokumentenbibliothek verwendbar.

Der Einsatz von Office 2003 unterliegt dagegen großen Einschränkungen und ist daher nicht zu empfehlen. Outlook 2003 erlaubt es zwar, SharePoint-Listen wie zum Beispiel Kalender oder Kontakte einzubinden, die Integration von Word und Excel 2003 ist jedoch absolut rudimentär und beschränkt sich auf das Ein- und Auschecken von Dokumenten.

4. Inhaltsbasierende Suche

SharePoint Foundation bietet auf Website-Ebene eine Suche an, die den Inhalt von Web-Seiten und Dokumenten erfasst. Bei der Suche können auch komplexere Suchanfragen mit Und/oder-Verknüpfungen gestellt sowie zusätzlich Metainformationen berücksichtigt werden. Verfeinerungen bei der Suche oder suchmaschinenähnliche Features, wie etwa eine Autokorrektur der Suchanfragen oder Vorschläge bei der Eingabe, lässt die SharePoint-Foundation-Suche allerdings vermissen. Zudem werden bei der Suche standardmäßig nur Microsoft-Office-Dokumenttypen unterstützt.

PDF-Dokumente indizieren

Filter für andere Standard-Dokumententypen wie zum Beispiel PDF-Dokumente lassen sich bei der Suche nicht einbinden. Alternativ können Unternehmen jedoch die ebenfalls kostenlose Microsoft-Search-Server-2010-Express-Edition verwenden. Damit sind unter anderem auch PDF-Dokumente indizierbar und Vorschläge für Suchbegriffe bei der Eingabe möglich. Es ist unverständlich, warum Search Server 2010 Express nicht zur Standarddistribution von SharePoint Foundation gehört, denn die kommerzielle Edition von Search Server ist wiederum Teil der SharePoint-Server-Editionen.

5. Integration von externen Informationssystemen

Häufig verteilen sich die digitalen Informationen im Unternehmen auf unterschiedliche, teilweise sehr heterogene Systeme. Dennoch ist es wünschenswert, bestimmte Informationen an zentraler Stelle - in diesem Fall unter SharePoint - adäquat zur Verfügung zu stellen. In der Regel verbinden sich damit zwei Aufgaben: zum einen die Integration des externen Informationssystems auf Datenebene; zum anderen die Auswertung und geeignete Präsentation der Daten.

SQL Server und Web-Services als Standardquellen

Ein externes Informationssystem auf Datenebene in SharePoint über die so genannten Business-Connectivity-Services (BCS) einzubinden, bietet den Vorteil, dass die externen Daten prinzipiell wie SharePoint-Inhalte behandelt werden. Damit können unter SharePoint Berechtigungen festgelegt und individuelle Sichten auf die Daten definiert werden und eine Weiterverarbeitung sowie eine Kombination mit anderen Daten erfolgen.

Als Standarddatenquellen werden bei SharePoint Foundation allerdings lediglich Microsoft SQL Server sowie Web-Services unterstützt. Ein Web-Service muss jedoch sehr bestimmte Anforderungen erfüllen, um zu SharePoint kompatibel zu sein, etwa bezüglich Schnittstelle sowie Benutzerauthentifizierung. Häufig ist daher eine Custom-Lösung erforderlich.

Zu berücksichtigen sind daneben die Berechtigungen beim Zugriff auf das externe Informationssystem. Hier bietet SharePoint Foundation keine Möglichkeiten, um etwa unter Gruppenberechtigungen auf ein externes System zuzugreifen. Die Integration von externen Produkten erfordert daher in der Regel eine SharePoint-Server-Umgebung.

User-Interface-Komponenten entwickeln

Alternativ zur Einbindung auf Datenebene ist es immer möglich, spezielle User-Interface-Komponenten zu entwickeln, die ganz bestimmte Aspekte eines externen Informationssystems visualisieren beziehungsweise eine Interaktion ermöglichen. Eine solche Komponente könnte man wiederum unter SharePoint einbinden. Die Problematik mit den Berechtigungen bleibt jedoch.