Der Funktionsumfang von SharePoint Foundation

SharePoint Foundation 2010 bringt einen beträchtlichen Funktionsumfang mit. Die Features, die für mittelständische Unternehmen besonders wichtig sind, werden nachfolgend unter die Lupe genommen und auf ihre Möglichkeiten und Einschränkungen hin untersucht.

1. Die Web-basierende Collaboration

SharePoint Foundation unterstützt die Web-basierende Collaboration durch einige einsatzfertige Website-Vorlagen und Web-2.0-Features. Standardmäßig beinhaltet SharePoint Foundation zwar nur eine Handvoll dieser Website-Vorlagen, diese decken jedoch die wichtigsten Bereiche wie Unternehmens- beziehungsweise Projekt- oder zentrale Dokumenten-Websites ab.

Die generelle Struktur, Navigationsmöglichkeiten sowie Look and Feel einer Website lassen sich über eine Administrationsoberfläche bequem konfigurieren. Weitergehende Designanpassungen sind zum Beispiel mit dem ebenfalls kostenlos verfügbaren Microsoft SharePoint Designer möglich. Aus einer an die Unternehmensbedürfnisse angepassten Website lässt sich wiederum eine Vorlage erstellen. Diese kann dann für die Gestaltung von Websites innerhalb der Firma genutzt werden. Die Zugriffsberechtigungen lassen sich global oder individuell auf jeder Website festlegen.

Schwache Integration von Exchange in SharePoint

SharePoint Foundation bietet wie auch andere Collaboration-Produkte von Haus aus eine beachtliche Sammlung an Collaboration-Merkmalen. Über Kalender können zum Beispiel Termine im Unternehmen gepflegt und in Listen Kontaktinformationen gespeichert werden. Obwohl solche Informationen in vielen Unternehmen noch unter Microsoft Exchange verwaltet werden, ist die Integration von Exchange in SharePoint eher rudimentär. So können zwar Exchange-Kalender direkt angezeigt werden, umgekehrt ist es jedoch nicht möglich, von SharePoint aus Termine im Exchange-Kalender anzulegen. Exchange-Kontakte lassen sich auf direktem Weg nicht einbinden. Weitere Collaboration-Features von SharePoint Foundation sind Ankündigungen, Blogs, Diskussionsforen, Umfragen und Wikis. Aufgaben- und Open-Issue-Listen sorgen innerhalb eines Teams oder eines Projekts für Transparenz.

Benutzer können die Web-Oberflächen in Grenzen personalisieren. Darüber hinaus lässt sich konfigurieren, welche Informationen so wichtig sind, dass bei jeglichen Änderungen eine automatische Benachrichtigung erfolgt.

2. Dokumenten-Management

SharePoint Foundation unterstützt das kontrollierte gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten und kann dabei die Einhaltung bestimmter qualitätssichernder Maßnahmen wie zum Beispiel Reviews forcieren.

Generell werden Dokumente unter SharePoint in so genannten Dokumentenbibliotheken verwaltet. Einer Dokumentenbibliothek kann ein Template zugewiesen werden, etwa eine Word-Vorlage für Unternehmensberichte. Dieses Template wird dann für das Erstellen neuer Dokumente verwendet. Alternativ kann auch ein Dokument aus dem Dateisystem übernommen werden. Neben den eigentlichen Dokumenten kann eine Dokumentenbibliothek auch Metainformationen wie Erstellungs- und Änderungsdatum, Benutzer oder Titel speichern. Zugriffsberechtigungen lassen sich benutzerindividuell für einzelne Dokumente, eine Dokumentenbibliothek oder global definieren.

Um gegebenenfalls auch auf ältere Dokumentenversionen zugreifen zu können, lassen sich Dokumente optional versionieren. Außerdem kann bei Bedarf erzwungen werden, dass ein Dokument freigegeben werden muss, bevor es veröffentlicht wird. Dazu ist es möglich, eine Dokumentenbibliothek mit einem oder mehreren Workflows zu verknüpfen, um beispielsweise den Freigabeprozess zu koordinieren.

Kein standardisierter Workflow

Ein einfacher Workflow könnte zum Beispiel wie folgt aussehen: Nach der Fertigstellung eines Dokuments werden für den Benutzerkreis, der für die Freigabe verantwortlich zeichnet, automatisch eine Aufgabe sowie eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link auf das zu prüfende Dokument generiert. Die sich nach der Prüfung ergebenden Änderungsvorgaben werden automatisch via E-Mail an den Bearbeiter zurückgemeldet. Im Falle der Freigabe erhält der Bearbeiter ebenfalls automatisch per E-Mail eine Nachricht. Leider bietet SharePoint Foundation von Haus aus aber keinen standardisierten Workflow für die Dokumentenfreigabe. Mit dem SharePoint Designer lassen sich jedoch über einen grafischen Editor relativ leicht entsprechende Workflows konfigurieren.