Teamgeist fördern
Daher fördert Born auch das Miteinander der Teammitglieder untereinander - nicht nur dreimal im Jahr, wenn die Gruppe gemeinsam Wattwandern, Skifahren oder Bergwandern geht. Bei den regelmäßigen Telefonkonferenzen etwa bezieht der Chef alle Beteiligten ausdrücklich mit ein. Anstatt nur selbst die Ergebnisse vorzustellen, bekommt jeder Gesprächspartner zehn Minuten zusätzliche Redezeit. "So kommt Leben in die nackten Zahlen."
Und es schweißt zusammen. Dieser Spirit ist wichtig, damit nicht acht Einzelkämpfer unterwegs sind, sondern ein Team, das sich gegenseitig vertraut und bei Bedarf auch mal für einander einspringt. Der Chef sieht seine Aufgabe darin, die Arbeit so zu verteilen, dass sie nicht immer an denselben hängen bleibt, vorzugsweise an den Vollzeitkräften.
Ansonsten gilt: Vertrauen ist die Basis. Vertrauen, dass die Teammitglieder selbständig und eigenverantwortlich arbeiten. "Das fehlt vielen Führungskräften hier zu Lande", weiß Berater Büst. Mitarbeiter kontrollieren zu wollen, sei ein typisch deutsches Phänomen.
Foto: Universität Kiel
Dabei ist Kontrolle nicht unbedingt falsch - allerdings sollten lediglich die Ergebnisse, nicht aber die Menschen überwacht werden. Als Schlüssel zum Erfolg sehen Experten die Transparenz. "Der Leader muss dafür sorgen, dass alle Mitglieder wissen, was die anderen tun und auf welchem Stand das Projekt ist", fordert Arbeitspsychologe Konradt. Arago-Gründer Boos geht sogar noch einen Schritt weiter. Transparenz verordnet er nicht nur sich selbst, sondern allen Projektmitarbeitern. Nur wenn alle Teammitglieder über alles Bescheid wissen, können sie sich und ihren Beitrag fürs Team richtig einschätzen.
Bei Arago gilt das nicht nur fürs Geschäft. Transparenz will der Chef auch im zwischenmenschlichen Bereich herstellen. Weil die Teammitglieder verstreut arbeiten, hat er Yammer installiert, einen virtuellen Flurfunk. "Wenn die Mitarbeiter darin neben beruflichen Diskussionen auch nebenbei mitkriegen, wer von ihnen eine neue Freundin hat", so Boos, "läuft alles gut."
- Virtuelle Teams: Beziehungspflege
Von Projekt Beginn an sollten intensive "Kennenlern-Komponenten" eingeplant werden. Teammitglieder müssen die Möglichkeit erhalten, emotionale Verbindungen zu den Kollegen herzustellen. Es ist wichtig, dass Mitglieder für das geschätzt werden, was sie sind und nicht für das, was sie tun. Idealerweise geschieht das über ein Face-to-face Kick-off-Meeting. Falls das nicht möglich ist, wäre eine virtuelle Vorstellungsrunde etwa in Wikis oder per Videokonferenz angebracht. Dabei könnten Mitglieder beispielsweise ihre Interessen, Ziele und Visionen sowie persönliche Bilder untereinander austauschen. - Interkulturelle und virtuelle Teams führen
Fünf Tipps von der Expertin Carolin Schäfer, damit internationale Projektarbeit in virtuellen Teams zum Erfolg wird. - Virtuelle Teams: Klare Ziele
Es zahlt sich aus, zu Anfang genügend Zeit in die Klarstellung des Teamzwecks, der Rollenverteilung im Team und den Verantwortlichkeiten zu investieren. Aufgrund der Distanz bestehen schon ausreichend Unsicherheiten, die nicht noch zusätzlich mit Verwirrung und Ungewissheit angereichert werden sollten. Klare Ziele und Aufgaben, einschließlich der Festlegung von wem, bis wann und in welcher Art diese zu erfüllen sind, schaffen Fokus und Klarheit für alle Teammitglieder. - Virtuelle Teams: Berechenbarkeit
Unmodern, aber nicht wegzudenken: Ein klarer Ablauf und Berechenbarkeit der Teammitglieder sind kritische Erfolgsfaktoren für virtuelle Teams. Ungewissheit erzeugt Zweifel, Angst und Rückzug. Das Resultat ist ein demotiviertes und unproduktives Team. Der Nutzen von einheitlichen Team Tools, Vorlagen, definierte Prozesse oder festgelegte Kommunikationszeiten tragen zu einem klaren Ablauf und somit zu Berechenbarkeit bei. Teamleiter sollten leicht erreichbar sein sowie den Dreh- und Angelpunkt im Team darstellen. - Virtuelle Teams: Ablaufvereinbarungen
Operationale Ablaufvereinbarungen legen Methodik und Prozesse der Teamarbeit fest und sollten zu Beginn des Projektes gemeinsam definiert werden. Ablaufvereinbarungen bedarf es in der Regel für Planungsprozesse, Entscheidungsfindung, Kommunikation und Koordination. Während virtueller Team-Meetings sollte der Teamleiter sich immer wieder Zeit nehmen zu prüfen, ob und wie gut die Ablaufvereinbarungen gelebt werden. - Virtuelle Teams: Aufmerksamkeit
Was bei Face-to-face-Teams selbstverständlich ist und in Kaffeeecken oder auf dem Flur vor dem Meeting informell passiert, sollten Manager von virtuellen Teams explizit einplanen, nämlich dass sie einzelne Teammitglieder auch außerhalb des offiziellen Meetings treffen. Jedes Mitglied sollte die Möglichkeit bekommen, mit dem Leiter persönliche Erfolge, Herausforderungen, Bedürfnisse und Wünsche zu besprechen. Die Distanz und die Technologien wecken leicht den Eindruck, dass Teammitglieder abstrakt und "ohne Gesicht" sind. Persönliche Aufmerksamkeit schafft Vertrauen, kostet wenig und bietet einen enormen Vorteil für jeden einzelnen im Team und letztlich für die gesamte Teamleistung.