Knigge-Tipps nicht nur für Freiberufler

Wie Sie beim Kunden punkten

02.07.2024
Von 
Karen Funk ist freie IT-Fachjournalistin und Autorin. Bis Mai 2024 war sie Redakteurin beim CIO-Magazin und der COMPUTERWOCHE (von Foundry/IDG). Zudem leitete sie 17 Jahre lang den renommierten IT-Wettbewerb CIO des Jahres. Funk setzt sich seit vielen Jahren für mehr Frauen in der IT und für digitale Bildung ein. 2024 erschien ihr Buch "Hack the world a better place: So gestalten Unternehmen die Zukunft", das sie mit Julia Freudenberg, Geschäftsführerin der Hacker School, zum Thema Corporate Volunteering geschrieben hat.

11. Briefe und E-Mails richtig verfassen

Sehr häufig vermitteln Sie einen ersten Eindruck durch Ihre Korrespondenz. Heute eher durch eine E-Mail als durch einen Brief. Für beide Medien gilt:

  • Rechtschreibung ist einzuhalten.

  • Sinnvolle Absätze sind hilfreich für den Leser: Je kürzer der erste Absatz ist - im Brief bis zu sieben Zeilen in der E-Mail maximal fünf Zeilen - desto lieber ist der Leser bereit in Ihren Text einzusteigen.

  • Briefe sollten möglichst einseitig sein, eine E-Mail möglichst kurz gehalten werden.

  • Lange Texte und Erklärungen zum Produkt oder Angebot werden als Anhang versendet und im Text nur kurz erwähnt.

  • Sowohl im Brief als auch in der E-Mail verzichten Sie auf Emoticons. Smileys haben nichts in der Geschäftskorrespondenz zu suchen. Sie können sich so klar ausdrücken, dass solche Hilfsmittel unnötig sind.

  • Bedenken Sie, dass Sie ein Anrede und Verabschiedung haben. Diese darf gerne anders klingen als über 90 Prozent der Korrespondenz, die sonst verschickt wird. Wie wäre mit "Guten Tag, Herr Dr. Huber" (statt "Sehr geehrter Herr Dr. Huber") oder mit "Freundliche Grüße" (statt "Mit freundlichen Grüßen")? Oft machen so kleine Dinge den Unterschied.

  • Was Brief- oder E-Mail-Leser immer lesen ist die P.S.-Zeile. Nutzen Sie diese ruhig für Ihr eigenes Marketing. Sie haben neue Services oder Produkte oder eine Auszeichnung erhalten? Diese Information in der P.S.-Zeile verpackt, aber nicht länger als zwei Zeilen, wird vom Empfänger gelesen. Probieren Sie es aus.

  • Verschicken Sie zu Weihnachten persönliche Karten an Ihre Kunden? Eine handschriftliche Anrede und eine leserliche Verabschiedung neben dem gedruckten Text sind das Mininum. Der ein oder andere Kunde darf auch gerne ein paar persönliche Worte von Ihnen erhalten.

Denken Sie einfach immer daran, was Sie selbst mit einer Karte machen, die Sie erhalten, und von der Sie nicht wissen, wer sie verfasst hat.

12. Besprechungen mit Stil

Gerade in Besprechungen mit dem Kunden können Sie Stil beweisen. Führt eine Sekretärin Sie in den Besprechungsraum beim Kunden und bittet Sie, Platz zu nehmen, verzichten Sie besser darauf. Oder kennen Sie den Lieblingsplatz des Gastgebers?

Wird eine längere Wartezeit angekündigt, fragen Sie sicherheitshalber nach: "Wo sitzt denn Ihr Chef normalerweise?"

Getränke muss der Gastgeber einmal anbieten, danach darf man sich selbst bedienen. (Mehr zum Thema: "So punkten Sie im Meeting".)

13. Mit dem Kunden essen

Geschäftsessen mit Kunden sind ein "soziales Lagerfeuer" sagen Soziologen. Die Zeit für ein gemeinsames Essen zu finden, ist immer schwieriger geworden, doch es lohnt sich. Denn bei Tisch geht es nicht um pure Nahrungsaufnahme, sondern vielmehr um den sozialen Austausch mit den Geschäftspartnern. Auch wenn wir Omas Tischregeln teilweise in schlimmer Erinnerung haben, halten Sie sich daran:

  • Die Serviette gehört auf den Schoß, sobald das Essen gebracht wird.

  • Brot wird gebrochen und als Beilage zur Vorspeise gegessen, die Hauptspeise hat ihre eigenen "Sättigungsbeilagen" wie Kartoffeln, Nudeln oder Reis.

  • Die Arme oder Ellenbogen gehören nicht auf den Tisch. Hände maximal bis zum Handknöchel auflegen.

  • Mit vollem Mund spricht man nicht. Das gilt als Standard an Manieren, die man beherrschen sollte. Dazu gehört auch, nicht mit offenem Mund zu kauen. Wenn Ihr Gegenüber spricht, legen auch Sie Messer und Gabel kurz ab.

  • Als guter Gastgeber informiert man seine Gäste - mit einer Empfehlung - über die Anzahl der Gänge und Preisgefüge. Der dezente Hinweis, für welche Vorspeise und welchen Hauptgang Sie sich entscheiden, hilft einem Gast bereits bei seiner Menüwahl.

  • Sind Sie bei der Weinauswahl unsicher, lassen Sie sich vom Kellner etwas empfehlen.

Mehr zum Thema Business-Etikette

Christina Tabernig (links) und Antje Quittschau von korrekt! kennen sich aus in Sachen Business-Etikette.
Christina Tabernig (links) und Antje Quittschau von korrekt! kennen sich aus in Sachen Business-Etikette.

Wer sich noch mehr Sicherheit im Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern wünscht, findet unter www.korrekt.de weitere Informationen. Als weiterführende Lektüre bietet sich auch "Die 100 wichtigsten Benimmregeln" von Quittschau und Tabernig, erschienen als Taschenguide bei Haufe, an.