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Das Unternehmen ist gegründet, nun wird es ernst: Aufträge müssen akquiriert, Kunden überzeugt werden. Wer jetzt denkt, dass nur Produkte oder Dienstleistungen den Ausschlag geben, der täuscht. Denn es geht darum, das Vertrauen von Menschen zu gewinnen - mit Souveränität und Sympathie.
Was Freiberufler und Gründer tun können, um souverän aufzutreten, haben die Expertinnen Anke Quittschau und Christina Tabernig von der Benimmagentur Korrekt! zusammengestellt:
1. Der erste Eindruck …
… dauert nur wenige Sekunden. Nutzen Sie die Chance und präsentieren Sie sich offen, freundlich und wertschätzend gekleidet. Bei einem schlecht gekleideten Muffel kauft keiner gerne, da können Sie noch so kompetent sein. (Mehr zum Thema: "Dresscodes - Was ist Business casual?")
2. Ladies first?
Die Begrüßung erfolgt nach der Reihenfolge: Bekannt grüßt Bekannt und stellt dann Unbekannt vor. "Ladies first" funktioniert also nur, wenn Sie die Dame vorher kannten. Ihr Händedruck sollte fest, trocken und mit Blickkontakt erfolgen.
3. Darf ich bekannt machen …
Beim Vorstellen von Personen handeln Sie immer nach der Regel: Die ranghöhere Person erfährt zuerst, wer die unbekannte Person ist. Wenn Sie also mit einem neuen Kollegen zum Kunden gehen, stellen Sie dem Kunden Ihren Kollegen vor. Ihr Kunde ist immer die ranghöhere Person.
4. Hier meine Visitenkarte
Die Visitenkarte wird zu Beginn einer Begegnung ausgetauscht. Das ist einfach zu merken, denn die Visitenkarte kündigte ursprünglich eine Visite an. Der Ranghöchste in der Runde erhält Ihre Karte zuerst. Der Gast gibt als erster seine Karte.
Ihre Visitenkarte sollte seriös vom Grafiker gestaltet und in sauberen Zustand sein, denn schließlich übergeben Sie Ihr "Gesicht" damit. Ebenso sollte auch Ihre E-Mailadresse professionell aufgebaut sein, spaßige Spitznamen sind hier fehl am Platz. (Mehr zum Thema: "Die Visitenkarte ist Ihr Gesicht".)
5. Titel, Titel, Titel
Die korrekte Anrede eines Geschäftspartners ist von großer wertschätzender Bedeutung. Sprechen Sie die Inhaber von Doktortiteln auch damit an. Der Glaube, Herr Dr. Klaus Müller hat sich ohne Titel vorgestellt, dann darf man ihn auch weglassen, ist falsch. Es gehört zum vornehmen Understatement, dass die Inhaber von Titeln auf diesen bei der eigenen Vorstellung verzichten. Treffen Sie auf Herrn Prof. Dr. Meier, wird nur der höchste Grad genannt. Also lautet die Anrede: "Guten Tag, Herr Professor Meier."
6. Die passende Kleidung
Das perfekte Business-Outfit sollte zu Ihrer Aussage als Unternehmer passen. Sowohl das Produkt als auch die Person, die Sie vertreten sollte sich in der Kleidung widerspiegeln. Kleidung sollte passen: zum Anlass und zur Figur! Oft ist eine Investition in die Kleidung auch eine Investition in Ihren Erfolg. Denken Sie also bei der Kleidung, die Sie tragen, an Qualität und einen guten Sitz.
- Stilvolle Business-Kleidung ...
... ist eine hohe Kunst. Lesen Sie unsere Anregungen, um die größten Fettnäpfchen zu vermeiden. - Das hochwertige Sakko
Ein qualitativ hochwertiges Business-Sakko erkennen Sie daran, dass es innen, unten links, über eine Tasche für Visitenkarte verfügt. Außerdem hat das teurere Sakko an den Ärmeln vier statt drei Knöpfe. - Das Sakko sitzt richtig ...
... wenn der Kragen des Sakkos sich unterhalb des Hemdkragens so um den Nacken legt, dass der Hemdkragen etwa eineinhalb Zentimeter übersteht. Unter dem Kragen dürfen keine Falten auftreten, sonst wirkt das Sakko zu eng oder zu weit. - Hemdsärmelig?
Der Ärmel des Sakkos ist eineinhalb Zentimeter kürzer als der Hemdsärmel und reicht bis zum Knochen des Handgelenks. - Seriös wirken
Der korrekte Anzug für den Job hat einen dunklen Farbton. - Das Detail macht den Unterschied
Ein Haifischkragen wirkt deutlich schicker als der gute alte Kentkragen. - Schlichtweg unmöglich ...
... sind Button-down-Hemden in der Führungsetage oder bei Geschäftsveranstaltungen. - Details, Teil 2
Eine Krawatte ist ein Statement. Binden Sie diese deshalb ordentlich, wobei der oberste Hemdknopf geschlossen wird. - Kariert oder gestreift?
Wenn Sie gemusterte Hemden bevorzugen, entscheiden Sie sich für ein unauffälliges Design oder klassische Streifen bei der Krawatte. - Von Kopf bis Fuß
Nichts ruiniert Ihr Outfit schneller, als ein stilloser oder vernachlässigter Schuh. Mit den Klassikern (Oxfords und Brogues) liegen Sie immer richtig. - Farbkombis
Zu schwarzen Anzügen trägt man weder braune Gürtel noch braune Schuhe. Zumindest nicht als Deutscher. Italiener kriegen auch diese Kombi chic hin. - Weniger ist mehr.
Zu einem Nadelstreifenanzug wählen Sie immer ein einfarbiges Hemd. - Noch ein No-Go ...
....sind nackte Männerwaden! Das geht nur beim Sport! Achten Sie darauf, dass die Socken auch beim Beinüberschlag keine Haut zeigen. Auf Nummer Sicher gehen Sie dabei mit Kniestrümpfen. - Ein Mann ist ein Mann ...
... Schmuck ist deshalb im Business-Umfeld nach wie vor nicht akzeptiert. Hier sollten sich Herren auf maximal ein bis zwei Ringe und eine Armbanduhr beschränken. - Manchmal geht auch leger
Bei Geschäftsessen oder zum Drink nach Feierabend darf die Krawatte auch mal fehlen. - Drauf reingefallen?
Business Casual als Dresscode suggeriert zwar einen Freizeit-Look, jedoch nur im angemessenen Rahmen: Jeans sind absolut tabu, ebenso wie Shorts oder offene Schuhe. - Für Fortgeschrittene
Business Casual, Teil 2: Stilvoll sind Polohemden, farbige Oberhemden und/oder feine Strickpullover in Kombination mit Baumwoll- oder Cordhosen.
Vermeiden Sie als Mann einen schwarzen Anzug zum Erstkontakt, da dies als sehr autoritär, würdevoll und fast unnahbar wahrgenommen wird. Das wäre nicht zielführend für Ihre erste Kontaktaufnahme.
7. Nicht zu früh und nicht zu spät
Fauxpas wie Unpünktlichkeit oder Unzuverlässigkeit werden von manchen Geschäftspartnern hart bestraft - zu Recht. Ein Verspäten ist manchmal nicht zu verhindern, sollte jedoch vorher angekündigt werden. Also VOR dem vereinbarten Termin anrufen, nicht fünf Minuten danach, wenn schon alle im Besprechungsraum warten. Übrigens ist es genauso unhöflich, eine halbe Stunde zu früh zu erscheinen.
Wenn Sie eine Aussage wie "Ich schicke Ihnen das Angebot morgen zu" treffen, dann halten Sie sich auch daran. Oder Sie verschaffen sich gleich etwas Luft, indem Sie den Kunden fragen "Bis wann brauchen Sie denn das Angebot?"
8. Absagen nicht vergessen
Übrigens: Wenn Sie Angebote von verschiedenen Dienstleistern angefordert und sich für einen Anbieter entschieden haben, sollten sie den anderen absagen.Das gebietet die Höflichkeit und ist guter Stil.
9. Nichts geht ohne Small Talk
Small Talk ist gerade für Freiberufler sehr wichtig. Da Sie oftmals allein agieren, sind Sie selbst Ihr eigenes Marketing. Sprich: Sie müssen durch Ihre Persönlichkeit, Sympathie und Ihr Fachwissen überzeugen.
Small Talk öffnet Ihnen die Türen zum Kunden, indem Sie eine persönliche Bindung durch das kleine Gespräch am Rande aufbauen. Merken Sie sich, was Sie mit Ihrem Kunden gesprochen haben, um es dann beim nächsten Gespräch beiläufig wieder fallen zu lassen.
- Das Geheimnis des Small Talk
Wir verraten Ihnen die wichtigsten Regeln für einen erfolgreichen Small Talk, damit sie mühelos kommunizieren. - Nur Mut!
Small Talk findet in der Regel nur unter Fremden statt. Aber auch wenn Sie Angst davor haben: ein bißchen Plaudern ist viel leichter als Sie denken! - Der erste Eindruck
Stellen Sie sich sympathisch dar, der erste Eindruck zählt. Aber sehen Sie Small Talk auch als Aufwärmphase. Gerade bei Geschäftspartnern aus anderen Kulturen kommt es nicht gut an, wenn Sie gleich mit der Tür ins Haus fallen. - Nehmen Sie sich selbst zurück
Damit geben Sie Ihrem Gegenüber Raum zum Reden und Sie erhalten oft wertvolle erste Informationen. - Finden Sie Gemeinsamkeiten
Das geht am besten, indem Sie offene Fragen stellen, mit denen Sie Interesse am Gegenüber bekunden. - Potenzielle Themen
Falls Sie sich schwertun, passende Fragen zu finden, beziehen Sie sich einfach auf das Umfeld oder den Anlass der Begegnung. "Wie haben Sie von dieser Veranstaltung gehört?" oder "Über welchen Kontakt sind Sie heute hier?" können der Auftakt zu einem netten Small Talk sein. - Achtung, Tabu-Zone!
Gefährlich wird es bei Gesprächsthemen, die polarisierend wirken wie z.B. Politik oder Religion. Falls Ihr Gegenüber da eine andere Meinung haben sollte als Sie, sind Sie schnell in die Falle getappt. Und hüten Sie sich vor negativen Themen wie verspätete Flüge! Gemeinsam jammern verbindet in den seltensten Fällen. - Halten Sie keine Monologe!
Die Wirkung auf Ihre Zuhörer dürfte absehbar sein. - Hören Sie aktiv und aufmerksam zu.
Ein gelegentliches Nicken oder "ja, ja" zeigt wenig Interesse und Wertschätzung. Hören Sie statt dessen wirklich zu und greifen Sie Informationen erinnernd wieder auf, die Ihr Gesprächspartner erwähnt hat: "Sie sagten vorhin, dass Sie..." - Halten Sie Blickkontakt.
Gerade auf einer größeren Veranstaltung ist die Versuchung groß, die Blicke schweifen zu lassen, um möglichst wenig zu verpassen. Das ist unhöflich gegenüber Ihrem aktuellen Gesprächspartner! Halten Sie deshalb Blickkontakt. - Viele Gesprächspartner
Das Wort 'SMALL Talk' beschreibt es perfekt: Auf größeren Veranstaltungen geht es um kurze Gespräche, um ein erstes Kennenlernen. Nutzen Sie die Möglichkeiten, indem Sie mit vielen verschiedenen Menschen in's Gespräch kommen. - Beenden Sie das Gespräch positiv.
Wie schon gesagt, verbinden negative Themen nur selten und hinterlassen oft einen faden Beigeschmack. Setzen Sie stattdessen einen positiven Schlußpunkt. "Unser Gespräch hat mir viel Spaß gemacht, ich hoffe, wir können es später fortsetzen." kann ein schöner Abschluss sein, wenn Sie es ehrlich meinen. - Small Talk ist zum Netzwerken da.
Beobachten macht Spaß, aber nutzen Sie auch die Chance, Beziehungen zu knüpfen, indem Sie sich aktiv auf die Suche nach neuen Gesprächspartnern machen. Halten Sie deshalb Ausschau nach Gruppen, die offen beieinander stehen oder Menschen, die Ihnen einen längeren Blickkontakt gewähren. - Vorbereitung ist nützlich
Gespräche kommen oft leichter zustande, wenn Sie sich im Vorfeld ein bißchen über Ihren Gastgeber/Ihre Kunden informiert haben.
Sie können sich auf Ihren Small Talk mit Kunden vorbereiten. Surfen Sie durch das Netz und durchstöbern Sie die Profile Ihrer Kunden. Das ein oder andere Stichwort lässt sich dann in der Unterhaltung gut unterbringen, um daraus ein kleines Gespräch zu entwickeln.
Sie sind der beste Small Talker, wenn Sie den Kunden zum Reden bringen und ihm aktiv zuhören.
10. Gute Manieren am Telefon
Geschäftliche Telefonate fangen mit dem Klingelton und Ihrer Begrüßungsformel an und enden mit der Ansage auf Ihrer Mailbox. Richten Sie einen seriösen Klingelton ein und verzichten Sie auf James-Bond-Melodien. Melden Sie sich mit Tagesgruß, Vor- und Nachnamen, damit der Anrufer hört, wo er angekommen ist. Bleiben Sie freundlich, verbindlich und lösungsorientiert im Telefonat. Fassen Sie Gesagtes am Ende des Gespräch noch Mal zusammen. Lächeln Sie - denn auch das kann der Anrufer am anderen Ende "hören".
- Sieben Tipps für gutes Sprechen
Ingo Vogel verrät, wie Sie im Gespräch mit Mitarbeitern, Partner, Kunden und Lieferanten die gewünschte Wirkung erzielen. - 1. Aussprache: Deutlichkeit sorgt für Eindeutigkeit
Viele Menschen neigen dazu, zu nuscheln und Worte sowie Endungen zu verschlucken. Eine unklare Aussprache führt oft zu Missverständnissen. Sie erschwert außerdem das Zuhören. Sprechen Sie deshalb nicht zu schnell. - 2. Betonung: Kernbotschaften hervorheben
Indem Sie einzelne Worte, Sätze oder Satzteile betonen, bestimmen Sie, welche Botschaften bei Ihrem Gegenüber ankommen. So verleihen Sie Ihren Aussagen zudem den gewünschten Sinn. Nehmen wir als Beispiel den Satz: "Ich habe gehört, dass er das Geld heute gestohlen hat." Ohne besondere Betonung klingt dieser Satz sachlich, neutral, distanziert - ähnlich wie bei einem Nachrichtensprecher. - 3. Lautstärke: das richtige Maß zur richtigen Zeit
Ein Variieren sowie Anpassen der Lautstärke ist auch wichtig, damit Sie bei Ihrem Gegenüber ankommen. Denn "Leisesprecher" reden ungern mit "Lautsprechern" und umgekehrt. Zudem gilt: Wer aus Sicht seiner Zuhörer zu leise spricht, wirkt schnell unsicher; und wer zu laut spricht, schnell als arrogant und dominant. Achten Sie also darauf, wie laut Ihr Gesprächspartner spricht, und passen Sie Ihre Lautstärke an. - 4. Pausen: ein Stilmittel, von dem alle etwas haben
Wer Sprechpausen einlegt, kann durchatmen, vorausdenken und gewinnt Zeit. Wer ab und zu mal für einen Moment schweigt, wirkt zudem souveräner. Denn Pausen geben dem Gesprächspartner auch die Chance, Rückfragen zu stehen. Kurze "Zwischenstopps" erleichtern es Ihrem Gesprächspartner zudem, Ihre Informationen zu verdauen. - 5. Satzlänge: In der Kürze liegt die Kraft
Ein Sprechen ohne Punkt und Komma, also ohne Pausen, ermüdet unsere Gesprächspartner. Entsprechendes gilt für lange Schachtelsätze. Auch auf sie reagieren Gesprächspartner mit der Zeit gelangweilt und genervt. Bandwurmformulierungen führen zudem dazu, dass Sie sich schnell verhaspeln und den roten Faden verlieren. - 6. Sprechtempo: Angemessen lautet das Gebot
Wer zu schnell spricht, mindert meist die Wirkung seiner Rede. Denn unter dem Schnellsprechen leidet die Deutlichkeit der Aussprache. Außerdem fehlt die Zeit zum richtigen Betonen. Und auf der Strecke bleiben auch die Sprechpausen, die nötig sind, um Spannung zu erzeugen und damit Aussagen wirken. - 7. Tonalität: Der richtige Ton unterstützt die Botschaft
Oft klagen Führungskräfte oder Eltern: Ich sage meinen Mitarbeitern oder Kinder etwas, doch sie tun es einfach nicht. Eine häufige Ursache hierfür: Sie erteilen dem Gegenüber zwar einen Befehl, doch gegen Ende des Satzes hebt sich ihre Stimme. Dadurch klingt ihre Aufforderung eher wie eine Frage - also unglaubwürdig oder nicht ernst gemeint.
Vermeiden Sie vor allem Killerphrasen wie: "Wie war noch Mal Ihr Name?" die bessere Variante wäre: "Können Sie mir Ihren Namen noch einmal nennen, ich habe Sie nicht richtig verstanden." Oder einfach: "Wie ist Ihr Name?" Wenn Sie einmal nicht verfügbar sind und Ihr Anrufer auf der Mailbox landet, sollten Sie mehr als nur die Telefonnummer - womöglich auch noch automatisch - ansagen. Zumindest Vor- und Nachname sollte der Anrufer hören, damit er weiß, dass er die richtige Mailbox erreicht hat. Anrufe sollten auch zeitnah, also möglichst am selben Tag beantwortet werden. Eventuell ist auch eine Antwort per Mail möglich, da Sie auf die Anfrage gleich ein Angebot verschicken.
Wenn Sie an einer Telefonkonferenz mit Ihrem Handy teilnehmen und Sie keinen Beitrag abgeben, sollte Ihr Telefon auf "stumm" geschaltet sein. Es ist sehr störend die Nebengeräusche der Teilnehmer beim Einkaufen, Autofahren oder beim Kaffeetrinken zu hören.