4. Low-Code-Governance-Modelle einführen
Die ersten drei Schritte tragen zwar dazu bei, die Schatten-IT in den Griff zu bekommen. Sie gehen dabei aber nicht auf die Tatsache ein, dass IT-Abteilungen in den seltensten Fällen über ausreichend Personal, Fachwissen oder Budget verfügen, um alle priorisierten Programme erfüllen zu können. Diese Lücke können IT-Entscheider auffüllen, indem sie:
Governance-Modelle für Low-Code- und No-Code-Lösungen einführen.
Weil Low-Code und No-Code-Lösungen die Implementierungs- und Support-Arbeiten in die Zuständigkeit des Unternehmens verlagern, bieten sie erhebliche Vorteile im Kampf gegen Schatten-IT. Darüber hinaus können diese Plattformen Business-Nutzer dazu befähigen, Tabellenkalkulationen in Workflows umzuwandeln, Wissensdatenbanken zu entwickeln oder SaaS-Integrationen zu erstellen.
Für den Erfolg ist ein Governance-Modell und ein Plan für die Lösungsarchitektur erforderlich. Ersteres sollte Prozesse umfassen, um Anforderungen zu überprüfen, damit sichere und zuverlässige Geschäftsprozesse gewährleistet sind. Varadharajan empfiehlt: "Ein strategischer Rahmen sollte Anwendungsfälle anhand von drei Kriterien kategorisieren: geschäftliche Komplexität, technische Komplexität sowie Sicherheits- und Compliance-Anforderungen. Jeder Use Case, bei dem eines dieser Kriterien einen hohen Stellenwert hat, sollte von der IT-Abteilung gemanagt werden. Der Rest kann an die Geschäftsbereiche delegiert werden."
5. Self-Service-Funktionen entwickeln
Viele CIOs setzen inzwischen auf Citizen Data Science, weil Datenvisualisierungs-Tools und Self-Service-BI-Plattformen für die Geschäftsanwender einfach zu nutzen sind - und die Last für die IT-Abteilung reduzieren. Dabei gehen die erfolgreicheren Programme darüber hinaus, Tools auszurollen, indem sie Governance etablieren und gleichzeitig Maßnahmen treffen, um die Datenschulden zu reduzieren.
Wenn IT-Entscheider eine proaktive Daten-Governance fördern und Praktiken für die Datenintegration, -katalogisierung und -qualität einführen, kann Citizen Data Science dazu beitragen, die Schatten-IT zurückzudrängen. Es mag in einigen Fällen angebracht sein, abteilungsspezifische Datenanforderungen und Tools einzusetzen. Starke Datenkapazitäten und standardisierte Datenplattformen, die Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen offenstehen, tragen jedoch dazu bei, die Verbreitung von Schatten-Tools und -Apps zu reduzieren.
6. GenAI-Strategie kommunizieren
Die nächste Frontlinie der Schatten-IT: die Schatten-KI. Diverse Abteilungen in vielen Unternehmen experimentieren längst mit generativen KI-Tools - und gehen dabei das Risiko ein, sensible oder vertrauliche Informationen preiszugeben. Der Risikokapitalgeber Sequoia Capital zeigt in seiner Anbieter-Map auf, wie viele Generative-AI-Angebote derzeit verfügbar sind.
Dabei ist GenAI ein Bereich, der besonders affin für Schattenaktivitäten ist. Vor allem, weil auch Führungskräfte darauf erpicht sind, mit generativer KI Innovationen oder Effizienzsteigerungen zu erzielen. Das schafft günstige Bedingungen dafür, dass Abteilungsleiter oder Mitarbeiter "mal schnell" und ohne IT neue Tools austesten. Dabei sollten IT-Entscheider es jedoch vermeiden, Generative-AI-Experimente abzulehnen (wenn sie auch aus regulatorischer Sicht sinnvoll sind). Das zu verwehren, würde auf lange Sicht sehr wahrscheinlich ebenfalls zu Schatten-KI führen.
Was hilft, ist eine GenAI-Strategie. Diese liegt in der Verantwortung des CIO und muss auch kommuniziert und iterativ aktualisiert werden, um sowohl kurz- als auch langfristige Perspektiven aufzuzeigen. Erstere sollte festlegen:
welche Abteilungen mit welchen Geschäftsergebnissen und -möglichkeiten experimentieren;
welche Tools verwendet werden;
welche Daten einbezogen werden können und
an welcher Stelle Erkenntnisse aus dem Experiment reported werden.
Darüber hinaus sollten IT-Entscheider auch ihre Strategien für die digitale Transformation aktualisieren, um zu berücksichtigen, wie sich Large Language Models (LLMs) auf ihre Branchen auswirken werden und wo Kundenerfahrungen KI-gesteuert überarbeitet werden müssen.
7. Co-Creation-Kultur fördern
Der letzte Schritt, um Schatten-IT in einen Wettbewerbsvorteil zu transformieren, ist wahrscheinlich der wichtigste. Er sollte parallel zu den anderen sechs Schritten durchgeführt werden.
Schatten-IT ist mehr als Risiko und verpasste Chance: Sie steht sinnbildlich für eine operative und kulturelle Kluft zwischen Business und IT. Diesen Gap zu beseitigen, sollte im Interesse jedes CIOs liegen. Damit das gelingt, muss der Geschäftssinn innerhalb der Technologieorganisation gestärkt werden durch:
den Beziehungsaufbau zu den Business Stakeholdern,
die Entwicklung von Empathie für die Bedürfnisse von Kunden und Mitarbeitern, sowie
eine optimierte Kommunikation.
Darüber hinaus sollten IT-Entscheider die technischen Skills verlagern: Digital versierte Mitarbeiter in Vertrieb, Marketing, HR oder anderen Abteilungen sollten über genehmigte Tools und einen geregelten Prozess verfügen, um ihre technologischen Anforderungen selbst zu erfüllen. (fm)
Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel unserer US-Schwesterpublikation CIO.com.