SAP Fiori Apps machen Prozesse mobil

Der größte Pluspunkt von "Prozesse und Formulare" dürfte die Flexibilität in Hinblick auf die Benutzeroberflächen (User Interfaces) sein. Hierzu gehören beispielsweise die im Zuge von ISR vorgestellten Adobe Interactive Forms, welche für die Endanwender übersichtlich und vertraut in Form von interaktiven beziehungsweise editierbaren PDF-Dokumenten daherkommen (allerdings mit einigen Nachteilen wie etwa einer zusätzlicher Lizenzgebühr für das Anwenderunternehmen sowie einer nicht durchgängigen Benutzererfahrung für den Endanwender).

Alternativ kann seit HR Renewal die UI-Technologie Web Dynpro ABAP beziehungsweise FPM Forms als Oberflächentechnologie verwendet werden. Unter dem Aspekt der Mobilität ist aber vor allem der Einsatz von SAP Fiori spannend. Derartige Fiori Apps müssen jedoch unter Zuhilfenahme von SAPUI5 - einer UI-Technologie welche auf dem Web-Standard OpenUI5 beziehungsweise HTML5 basiert - kundenspezifisch entwickelt werden. Die technische Grundlage eines solchen Ansatzes mit moderner User Experience (UX) ermöglicht der von der SAP entkoppelte UI-Layer und der remotefähige Funktionsbaustein HRASR_PROCESS_EXECUTE. Auch andere, non-SAP-Technologien wie etwa JSP, ASP.NET oder Silverlight sind daher als externe Benutzungsoberfläche denkbar.

Dass "Prozesse und Formulare" für eine Mobilisierung der HR-Prozesse taugt, zeigt der Fall einer Einzelhandelskette, die derzeit ihre komplette Kommunikation auf mobile Endgeräte umstellt und dazu alle Mitarbeiter in den Filialen mit Smartphones ausstattet. Zuvor waren mit Microsoft Sharepoint einige personalwirtschaftliche Antragsformulare teilweise digitalisiert worden, mangels Integration in das bestehende SAP ERP HCM System mussten aber alle Antrags- und Mitarbeiterdaten in beiden Systemen doppelt erfasst werden. Mobile Endgeräte wurden auch nur bedingt unterstützt.

In einem aktuellen Projekt soll die bisherige Konstellation durch eine integrierte, SAP-basierte Lösung auf Basis von SAP HCM P&F und SAP Fiori/SAPUI5 ersetzt werden. Ziel ist die vollständige Mobilisierung aller Antragsformulare. Dazu wurde zunächst ein Show Case umgesetzt. Nach dem erfolgreichen Proof of Concept werden nun sukzessive alle weiteren 17 Antragsprozesse für den mobilen Zugriff digitalisiert.

Prozesse schrittweise umstellen

Dieser Ansatz empfiehlt sich auch generell, wenn Vorgänge mit "Prozesse und Formulare" digitalisiert werden sollen: Zuerst ein Konzept entwickeln und anhand eines unkomplizierten Prozesses in einer Pilotanwendung testen. Auch die folgenden Prozesse sollten einer nach dem anderen in Ausbaustufen umgesetzt werden - beginnend mit den einfacheren und häufig auftretenden Fällen, um rasch Erfolge zu generieren. Mit den Erfahrungen aus den Implementierungen lassen sich dann auch die komplexeren Anwendungen leichter beherrschen.

Ein detaillierter und mit allen Beteiligten abgestimmter Ablaufplan ist ebenfalls wichtig für die technische Realisierung. Als Tool haben sich Aris Express sowie Microsoft Visio und als Format die Business Process Model and Notation (BPMN) bewährt. Außerdem sollte man sich die Mühe machen, eine umfassende Testpopulation einzurichten, um eventuelle Fehler aus Sicht der unterschiedlichen Prozessteilnehmer (Mitarbeiter, Manager, HR Business Partner, HR Sachbearbeiter, Betriebsrat, etc.) bereits im Vorfeld zu beheben. Dann verläuft das Rollout weitgehend reibungslos.