Für die Human Resources (HR) Abteilungen ist die Digitalisierung ihrer Prozesse nicht nur eine Effizienzfrage: Die Schaffung einer digitalen Kultur gehört auch zu ihren Aufgaben. Wenn sich mobiles, vernetztes Arbeiten im Unternehmen durchsetzen soll, muss die Personalabteilung mit gutem Beispiel vorangehen und als erstes ihre eigenen Prozesse vollständig digitalisieren.

Verbreitet sind oft noch parallel laufende Systeme und Medienbrüche. Unternehmen, die SAP und speziell das on-premise basierte SAP ERP Human Capital Management (HCM) im Einsatz haben, können über die darin abgebildeten Standardfunktionen nicht immer alle Vorgänge abwickeln. Das betrifft zum Beispiel Anträge zu Planstellenänderungen, Versetzung von Mitarbeitern oder außerordentliche Gehaltsanpassungen, welche in den SAP Employee und Manager Self-Services (ESS/MSS) nicht vorhanden sind.

Medienbrüche und doppelte Eingaben kosten Zeit

Diese Anträge laufen dann oft papierbasiert, über eigens erstellte Formulare (zum Beispiel in Microsoft Word) oder werden in anderen non-SAP-Systemen digitalisiert. In jedem Fall werden Daten doppelt vorgehalten und müssen meist manuell durch die zuständigen Sachbearbeiter in das SAP HCM System übertragen werden. Das kostet Zeit, die HR für wichtigere Aufgaben benötigt, und es schleichen sich Übertragungsfehler ein (Stichwort: Datenqualität).

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Will man die Anbindung von non-SAP-Systemen über automatisierte Schnittstellen umgehen, müssen die benötigten Anwendungen in SAP kundenspezifisch in Form von Eigenentwicklungen neu programmiert werden. Wenn es um die Abbildung weniger Prozesse geht, ist das empfehlenswert. Sind aber sehr viele Prozesse zu digitalisieren, so lohnt sich ein genauerer Blick in die vorhandene HCM Toolbox.

Das "Prozesse und Formulare" Framework in der SAP HCM Suite

Hier existiert eine lange Historie aus unterschiedlichen Lösungen der SAP. Bereits mit dem "Internal Service Request" (ISR) stellte der Softwarehersteller aus Walldorf einen übergreifenden Ansatz zur Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen bereit - allerdings unabhängig von den Anforderungen im Personalwesen. Um den speziellen Bedürfnissen im HR gerecht zu werden, folgten kurz darauf die "Personnel Change Requests" (PCR), welche auf ISR basieren und diese um HR spezifisches Customizing sowie um zusätzliche Anwendungen erweitern (zum Beispiel ein Verbuchungscockpit für HR Sachbearbeiter aufrufbar via SAP Business Workplace).

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Wie digitale Akten Prozesse der HR optimieren

Mit ERP2005 wurde schließlich das relativ unbekannte Framework "Prozesse und Formulare" (P&F) bereitgestellt, welches neben Funktionen für eine digitale Personalakte (DPA) den Hauptbestandteil der "HR Administrative Services" (PA-AS) darstellt und in der on-premise SAP ERP HCM Suite beheimatet ist. Später wurde P&F dann im Zuge der Core Renovation Initiative beziehungsweise HR Renewal weiterentwickelt und unter anderem um ein alternatives UI ergänzt (siehe unten).

Was viele SAP Anwenderunternehmen nicht wissen: Da das Framework im SAP HCM Standard Lieferumfang enthalten ist, sind damit verbundene Lizenzkosten in der Regel mit abgedeckt. Es handelt sich dabei nicht um eine Out-of-the-Box-Lösung, sondern um ein "Baukastensystem", das mehr als 140 Beispielprozesse (teilweise in unterschiedlichen Länderversionen) umfasst. Diese sogenannten Templates können nicht produktiv genutzt, sondern müssen im Rahmen eines Einführungsprojektes kopiert und an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Dabei fällt Programmierungsaufwand an, jedoch weniger, als wenn alle Prozesse von Grund auf neu aufgesetzt werden müssten. Der Aufwand einer solchen Implementierung ist zwar nicht zu unterschätzen, dafür bietet "Prozesse und Formulare" einige Vorteile:

• Wertehilfen und Plausibilitätsprüfungen erleichtern die Eingabe durch den Endanwender und verhindern wesentliche Bedienungsfehler.

• Die Anwendung ist hochgradig in das SAP ERP HCM System integriert, das heißt es kommen die Stamm- und Organisationsdaten aus den entsprechenden Teilmodulen zum Einsatz und können zum Beispiel als Vorschlagswerte für Eingabefelder herangezogen werden.

• Eine Datenverbuchung (im Hintergrund) wird für die Infotypen von Personaladministration, Zeitwirtschaft und Organisationsmanagement im SAP Standard unterstützt.

• Da das Framework und alle darauf basierenden Prozesse mit Hilfe von SAP Standard Technologien wie etwa SAP Business Workflow oder Web Dynpro ABAP (WD4A) entwickelt werden, sind oftmals interne IT-Ressourcen und entsprechendes Know-how vorhanden.

• Am Ende eines Prozesses kann das entsprechende Antragsformular sowie weitere Daten automatisiert in eine digitale Personalakte (DPA) übertragen und dort an der Person abgelegt werden.