Tiefe Einblicke durch Künstliche Intelligenz (KI)
Ein systematisches Contract Lifecycle Management (CLM) kann hier Abhilfe schaffen, besonders unterstützt durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI). So werden für SAP-basierte Einkaufsorganisationen bereits innovative CLM-Systeme angeboten, die KI-Funktionen nutzen, um Kunden tiefere Einblicke in die Vertragsbedingungen im gesamten Unternehmen zu ermöglichen. KI verwendet Algorithmen des Machine Learning, um aus der Datenflut vorhandener Lieferantenverträge wertvolle Erkenntnisse für die Einkäufer zu generieren - unabhängig davon, wie groß oder komplex ein Vertragsportfolio ist.
Damit lässt sich bereits zu Beginn der Verhandlungen erkennen, ob eine neue Lieferantenvereinbarung zum Beispiel Compliance-Risiken und unseriöse Klauseln enthält oder von Rahmenverträgen und der allgemeinen Firmenpolitik abweicht. Das bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Zum einen wird sichergestellt, dass die besten Gesamtbedingungen auf alle Lieferantenverträge angewendet werden. Gleichzeitig werden die Einkäufer vor möglichen Vertragsproblemen gewarnt. Hat ein Autohersteller beispielsweise ein firmenweites Zahlungsziel von 30 Tagen definiert, erkennt die KI in einem neuen Vertrag jedes abweichende Zeitfenster und gibt den Einkäufern Gelegenheit, rechtzeitig Korrekturen vorzunehmen.
Einkäufer fragt - KI antwortet
Da KI-unterstützte Vertragsmanagement-Lösungen auch innovative Chatfunktionen integrieren, können Einkäufer in natürlicher Sprache (Natural Language) gezielte Fragen zu Vertragsinhalten formulieren. Wer zum Beispiel wissen möchte, welche Lieferbedingungen mit einem Vertragspartner vereinbart wurden, erhält die Antwort in kürzester Zeit - auch wenn die Vereinbarung mehrere hundert Seiten umfasst. Ebenso liefert die KI auf Wunsch eine kurze Zusammenfassung mit den wesentlichen Eckpunkten eines Lieferantenvertrags. Ein FAQ stellt eine Zusammenstellung für häufig gestellte Fragen zur Verfügung.
Gezieltes KI-Training erforderlich
Damit die KI ihr volles Potenzial entfaltet, muss sie gezielt darauf trainiert werden, spezielle Sprach- und Klauselkombinationen in den Lieferantenverträgen zu erkennen und auf ihre Auswirkungen und Fallstricke für den Einkauf zu analysieren. In der Praxis übernehmen die CLM-Anbieter im Rahmen des Implementierungsprojekts das entsprechende Training. So werden in Zusammenarbeit mit den Einkäufern die relevanten Attribute definiert und Metadaten hinterlegt, damit die KI darin bestimmte Muster und Gesetzmäßigkeiten erkennen kann.
Abhängig von der Komplexität der Verträge und der Zahl der Attribute sollten die SAP-basierten Einkaufsorganisationen mit mehreren Wochen Trainingsdauer rechnen. Da die KI sich fortlaufend selbst optimiert, werden die Ergebnisse kontinuierlich besser. Experten gehen von Trefferquoten von mehr als 80 Prozent bei entsprechendem Training aus.
Fazit: Risiken minimieren und Rechtsabteilungen entlasten
Mit KI-unterstützten CLM-Lösungen können Einkaufsorganisationen Vertragsrisiken sowie unnötigen Zeit- und Kostenaufwand vermeiden, Vereinbarungen einhalten und die Vorteile bestehender Rahmenvereinbarungen ausschöpfen. Gleichzeitig werden die Rechtsabteilungen entlastet. Denn sie brauchen künftig nur noch bei Streitfällen herangezogen zu werden, da die Einkäufer selbstständig systemgestützte Vertragsrecherchen durchführen können.
Lesetipp: KI trifft Datenschutz - Machine Learning aus rechtlicher Sicht
Alle Erfahrungen zeigen: Wer wie die Automobil-Industrie zahlreiche Lieferantenvereinbarungen zu verwalten hat, kommt an einem CLM-System nicht mehr vorbei. KI geht noch einen Schritt weiter und hebt das volle Potenzial jedes Einkaufsvertrags, jeder Klausel und jeder Verpflichtung im gesamten Unternehmen - auf Knopfdruck innerhalb kürzester Zeit. (bw)
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