Praxis-Beispiel: Offboarding
Ein Beispiel: Einer unserer globalen Kunden mit vielen zehntausend Mitarbeitern bearbeitet ca. 200 Mitarbeiter Offboardings pro Monat. Durchschnittlich ist jeder Mitarbeiter für 12 Systeme / Applikationen akkreditiert, was bedeutet, dass mehr als 2.400 Zugangsberechtigungen gesperrt werden müssen. Ohne Automatisierung könnten die zuständigen Mitarbeiter unseres Kunden pro Monat einige Dutzend Offboardings vollständig erledigen.
Mit einer Kombination aus RPA zur Erstellung von Bots für bestimmte Offboarding-Aufgaben, einer End-to-End Automatisierungslösung zur Ausführung dieser Aufgaben und einem dialogfähigen, kognitiven KI-Assistenten als Frontend-Schnittstelle, über die Mitarbeiter ihre Offboarding-Anforderungen mitteilen, konnte die benötigte Zeit für den Offboarding-Prozess um 81 Prozent reduziert werden. Ein Vorgang, der zuvor durchschnittlich 15 Stunden gedauert hat, ist jetzt in einem Bruchteil der Zeit erledigt. Grundsätzlich bietet natürlich jede der erwähnten Technologien eine Effizienzsteigerung, aber erst deren Kombination sowie die Integration in alle erforderlichen Systeme ermöglichen derar beeindruckende Ergebnisse.
Wie aber sorgen solche Effizienzsteigerungen für eine "menschlichere" Personalarbeit? Um diese Frage zu beantworten, muss man sich alle betroffenen Zielgruppen vor Augen führen: Mitarbeiter teilen dem kognitiven Assistenten per getippter oder gesprochener Aufforderung mit, dass ein Offboarding-Prozess durchgeführt werden soll - und den Rest erledigt die Technologie automatisiert. Dadurch lassen sich unzählige Arbeitsstunden an banalen Verwaltungstätigkeiten einsparen, die für wertschöpfende Projekte, personalisierte Services und für eine nachhaltige Personalentwicklung deutlich besser angelegt sind. Die ausscheidenden Mitarbeiter wiederum können sicher sein, dass ihr Offboarding-Verfahren effizient und durchgängig abgewickelt wird und alle erforderlichen Schritte korrekt abgeschlossen sind.
Effiziente Prozesse für den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus
Automatisierung und kognitive KI können selbstverständlich auch an anderen Stellen des Mitarbeiterlebenszyklus für schnellere, effizientere und compliancekonforme Prozesse sorgen, etwa im Zuge des Mitarbeiter-Onboardings. Auch alle jeweils aktiven Mitarbeiter profitieren von schnellen, korrekten und durchgängigen Prozesse: So können sie über den digitalen HR-Assistenten beispielsweise Urlaub beantragen, Reisekostenabrechnungen übermitteln, persönliche Kontaktinformationen aktualisieren oder ihre Lohn- und Gehaltsleistungen überprüfen, ohne sich jeweils in separaten Systemen anmelden zu müssen. Dabei sorgt nicht nur ein unmittelbarer, einfacher und zentraler Zugriff auf Prozesse und Informationen für eine hohe Nutzerakzeptanz, sondern auch die zunehmende Fähigkeit kognitiver Assistenten, Emotionen zu verstehen und angemessen darauf zu reagieren.
Es ist nicht überraschend, dass Mitarbeiter hohe Erwartungen an ihre Personalabteilungen stellen - schließlich ist die HR die wichtigste Verbindungsstelle zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, wenn es um Lebensunterhalt, Karriereentwicklung und Rahmenbedingungen des Arbeitslebens geht. Die Investition in eine Transformation der HR-Services durch Automatisierung und kognitive KI kann sowohl Prozesse als auch die Mitarbeitererfahrung verbessern und dafür sorgen, dass die Human Resources wieder ausreichend Ressourcen haben, um in bestimmten Bereichen persönlicher und menschlicher zu werden. (mb)