Ob "Personalabteilung" oder "Human Resources" - beide Begriffe machen deutlich, dass es sich hierbei um einen auf Menschen ausgerichteten Unternehmensbereich handelt. Gleichzeitig ist die Arbeit in der HR-Abteilung auch stark von zahlreichen verwaltungstechnischen Aufgaben geprägt: Bereitstellung und Verwaltung von Verträgen, Lohn- und Gehaltsdokumenten sowie etlichen weiteren Unterlagen und Informationen. Eine konsistente Bereitstellung dieser HR-Services ist eine nicht zu unterschätzende Herausforderung, schließlich ist die Personalabteilung für die unterschiedlichsten Bedürfnisse vieler unterschiedlicher Mitarbeiter verantwortlich.

Um diese eher bürokratischen Prozesse effizienter zu gestalten, haben die meisten großen Unternehmen im Laufe des letzten Jahrzehnts spezielle HR-Management-Software und -Systeme eingeführt. Und die Mitarbeiter im Personalbereich sind der Meinung, dass sich die Einführung entsprechender Lösungen tatsächlich positiv auswirkt: Laut einer aktuellen Umfrage von G2 Crowd zum Thema Employee Engagement sagten 80 Prozent der HR-Mitarbeiter, dass die Einführung und Nutzung von HR-Technologien die Einstellung der Mitarbeiter gegenüber ihrem Unternehmen verbessert habe.

Großes Automatisierungspotenzial

Dennoch gibt es nach wie vor viele ineffiziente, manuelle HR-Prozesse - und dementsprechend auch ein großes Potenzial für Automatisierung und Effizienzsteigerungen. So zeigt die globale Human Capital Trendstudie 2018 von Deloitte, dass 41 Prozent der Befragten Automatisierung und KI als sehr wichtige Themen einschätzen. Fast die Hälfte gab an, dass ihre Organisation stark an Automatisierungsprojekten beteiligt sei. Die Berater von McKinsey wiederum schätzen, dass 56 Prozent aller typischen Personalprozesse von der Einstellung eines Mitarbeiters bis zu dem Zeitpunkt, an dem er das Unternehmen verlässt ("hire-to-retire"), automatisiert werden könnten.

Tatsächlich jedoch ist das Automatisierungspotenzial bei bestimmten HR-Prozessen noch viel größer - teilweise kann es sogar bei nahezu 100 Prozent liegen. Etwa beim Offboarding von Mitarbeitern: hier muss beispielsweise der Zugriff auf Anwendungen und Systeme aus Sicherheitsgründen zu einem bestimmten Zeitpunkt komplett gesperrt werden. Automatisierung kann die Personalverantwortlichen bei Prozessen wie diesem von zahlreichen verwaltungstechnischen Routineaufgaben befreien. Dadurch bleibt mehr Zeit für kreative und strategische Aufgaben, wie z.B. die Personalentwicklung, sowie für einen persönlicheren, individuelleren Service gegenüber den Mitarbeitern insgesamt.

Intelligente KI-Assistenten statt anonymer Online-Formulare

Derweil ist kognitive KI heute in der Lage, integrierten digitalen Systemen ein menschlicheres Antlitz zu verleihen - indem anonyme und bisweilen komplizierte Webformulare durch dialogfähige, intelligente virtuelle HR-Assistenten ersetzt werden. Mitarbeiter können diesen digitalen Assistenten in natürlicher Sprache ihre Fragen und Anliegen mitteilen, sei es per Text- oder Spracheingabe. Sinnvoll eingesetzte Automatisierungs- und KI-Lösungen sorgen dafür, dass Fragen umgehend korrekt beantwortet und typische, standardisierte HR-Prozesse unmittelbar erledigt werden - ob es um Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen oder das Aktualisieren von Adressdaten geht. Dies ermöglicht, dass für andere, entscheidende HR-Aufgaben mehr Zeit zur Verfügung steht und diese wieder individueller und "menschlicher" gestaltet werden können.