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Egal ob Sie Google Drive, OneDrive oder eine andere Collaboration-Lösung verwenden: Cloud-basierte Plattformen sind eine wunderbare Möglichkeit, um gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Sie haben nicht die Zeit, um Dokumentversionen per E-Mail hin und her zu schicken? Deshalb sind Shared Documents ein perfektes Kollaborations-Tool für die Arbeit im Home Office. Durch den Beitrag mehrerer Teammitglieder werden Themen automatisch durch geteiltes Wissen wachsen.
Remote arbeiten heißt Kontrollverlust
Eine Konsequenz daraus ist jedoch, dass Sie die Hoheit über Ihre Dokumente ein Stück weit aufgeben müssen, was sich vielleicht erstmal wie totales Chaos anfühlt. Dafür gibt es keinen Anlass. “Kontrollverlust” ist eine Chance, sofern alle Beteiligten im Rahmen der Heimarbeit einige Grundregeln befolgen:
Erstellen Sie eine Ordnerstruktur, der jeder folgen kann. Am wichtigsten ist es, von Anfang an eine Logik zu implementieren und sich an diese Logik zu halten.
Stellen Sie sicher, dass andere Ihren Änderungen folgen können. Wenn Sie zu einem Punkt im Dokument Nachfragen haben, erstellen Sie einen Kommentar.
Wenn es etwas im Dokument korrigieren möchten, tun Sie es, aber verwenden Sie die Option "Vorschlagen". Auf diese Weise sieht Ihr Kollege, was Sie geändert haben, und kann Ihre Änderungen leicht annehmen. Außerdem bieten Sie eine Lösung an, anstatt nur auf das Problem hinzuweisen.
Teamarbeit ist toll, aber versuchen Sie, die Anzahl der beteiligten Personen auf ein sinnvolles Maß zu reduzieren. Zwei bis drei Personen sind ideal.
Jede Idee hat ihre Berechtigung. An Dokumenten gemeinsam zu arbeiten bedeutet, den Drang aufzugeben, "es alleine zu machen", weil Sie es sowieso besser können. Hier ist Vertrauen gefordert.
Home Office braucht schnellen Austausch
Bisher war Slack unangefochtener Marktführer für Instant Messaging Tools, aber seit ein paar Monaten hat Microsoft Teams offiziell aufgeholt. Es gibt zahlreiche weitere Alternativen, die sich im Home Office oder im Rahmen von Remote-Arbeit als Chat-Tool eignen. Messenger sind ein Kommunikations-Tool mit viel Potenzial - für Effizienz, aber auch für Chaos. Der erste Schritt für eine erfolgreiche Home-Office-Kommunikation per Chat sind klare Regeln für die Erstellung von Themen-Channels, um Wildwuchs zu vermeiden. Bei Malt haben wir ein System, das die Channel nach Hierarchie gruppiert, um jedes Team auf globaler und lokaler Ebene abzubilden:
#0 bedeutet, dass der Channel für das gesamte Unternehmen oberste Priorität hat und jeder sich ihm anschließen muss - die gesprochene Sprache muss Englisch sein.
#1 bedeutet, dass der Sender hohe Priorität hat und in der Regel globale Themen anspricht. Die gesprochene Sprache muss Englisch sein.
#2 bedeutet, dass der Channel für bestimmte Länderteams bestimmt ist.
#3 bedeutet, dass der Channel Unterthemen von Ländern oder Teams gewidmet ist (z.B. Übersetzungen, Marketing Deutschland usw.).
#4 bedeutet, dass der Channel Spaßthemen gewidmet ist (z.B. Bücher, Theater, Random).
Jeder Channel muss nach einem bestimmten Muster benannt werden, das der gleichen Logik folgt, damit jeder weiß, wie er nach einem Channel suchen und sein Thema leicht identifizieren kann, z.B. #2-de-Kommunikation. Richtlinien wie diese helfen Ihnen, für jedes Thema einen richtigen, virtuellen Ort zu schaffen, damit Wissen auch im Home Office oder unterwegs optimal geteilt werden kann.
- Rechte und Pflichten im Home-Office
Auch im Home-Office gilt das Arbeitsrecht. Welche Rechte und Pflichten Arbeitnehmer und Arbeitgeber haben, erklärt Claudia Knuth, Fachanwältin für Arbeitsrecht im Hamburger Büro der Kanzlei Lutz Abel. - Der Arbeitgeber entscheidet
Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf einen mobilen oder häuslichen Arbeitsplatz. Letztlich entscheidet der Arbeitgeber, dem die Gestaltungsfreiheit der betrieblichen Organisation zusteht. - Rechtslage beachten
Wer Ausdrucke, Dateien oder weitergeleitete E-Mails mit nach Hause nimmt, riskiert arbeitsrechtliche Sanktionen, je nach Sensibilität der Informationen sogar bis hin zur Kündigung. Mitarbeiter sollten sich daher vorher mit dem Arbeitgeber genau abstimmen, ob und welche Firmenunterlagen sie mit nach Hause nehmen dürfen. - Voraussetzungen prüfen
Grundsätzlich muss die Tätigkeit des Mitarbeiters dafür überhaupt geeignet sein. Betriebliche Termine, Kundentermine und Besprechungen sollten Vorrang haben. Wenn die Mobilarbeit ohne Störung in die betrieblichen Abläufe eingefügt werden kann, sollte außerdem die gleiche Effizienz der Arbeitsleistung wie bei Präsenzarbeit sichergestellt werden. - Arbeitszeiterfassung klären
Anstatt zum Arbeitsbeginn und -ende ein- und auszustempeln, sollte im Home-Office notiert werden, wie lange der Arbeitnehmer am Tag in der Woche gearbeitet hat. Voraussetzung dafür ist eine vertrauens- und ergebnisorientierte Arbeitskultur, da die Zeiterfassung schwerer kontrolliert werden kann. Das Arbeitszeitgesetz gilt auch außerhalb des Büros: Die Höchstarbeitszeit pro Tag (maximal zehn Stunden), die Ruhezeiten (mindestens elf Stunden) sowie das Sonn- und Feiertagsverbot müssen eingehalten werden. - Datenschutz sicherstellen
Der Arbeitgeber muss die nötigen Schutzvorkehrungen treffen. Zum Beispiel kann über die Nutzung von VPN-Verbindungen ein sicherer Datentransfer garantiert werden. Wichtig ist, dass nur vom Arbeitgeber freigegebene Software und Dateien verwendet werden. Der Mitarbeiter muss sicherstellen, dass außer ihm niemand, auch keine Familienangehörigen, Zugang zu den verwendeten mobilen Endgeräten erhält. Außerdem dürfen Passwörter nicht an Dritte weitergegeben werden oder fahrlässig leicht zugänglich aufbewahrt werden. - Mitspracherechte des Betriebsrats
Der Betriebsrat hat bei der Entscheidung für oder gegen mobiles Arbeiten kein Mitspracherecht. Bei manchen Änderungen allerdings schon, zum Beispiel bei Änderung der Arbeitszeiten, der Nutzung von noch nicht mitbestimmten technischen Einrichtungen, der Verhütung von Arbeitsunfällen oder bei Versetzungen. Durch den neu eingeführten Paragrafen 87, Absatz 1, Nummer 14 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) wurden die Mitbestimmungsrechte ergänzt, sodass der Betriebsrart auch in den Planungsprozess einbezogen werden sollte. - Kostenübernahme
Wenn der Arbeitgeber Home-Office gewährt, muss er auch die erforderlichen Kosten übernehmen. Das schließt die Büroausstattung, die technische Ausstattung und die Telekommunikationskosten mit ein. Entweder wird der Arbeitnehmer mit allem Notwendigen ausgestattet oder er nutzt seine eigenen Endgeräte ("Bring your own Devices"). Für welche Variante oder Mischkonstellation man sich auch entscheidet, eine vertragliche Grundlage ist unverzichtbar.
Der zweite Schritt besteht darin, allen verständlich zu machen, in welchen Situationen Kommunikation per Chat nützlich ist - und in welchen nicht. Am besten geht man dafür mit gutem Beispiel voran. Jemanden über Chat-Nachricht um Rückmeldung zu bitten, kann einen enormen Effizienzgewinn bedeuten. Die Menschen neigen dazu, unmittelbarer zu reagieren, was es allen Gesprächsteilnehmern ermöglicht, schnell weiterzuarbeiten.
Auf der anderen Seite kann es Sie aber von einer komplexen Aufgabe ablenken, weil Sie stattdessen damit beschäftigt sind, Nachrichten zu beantworten. Das kann ein echter Produktivitätskiller für die Remote-Arbeit sein. Planen Sie daher auch im Home Office Offline-Zeit ein, wenn Sie sich vollständig auf eine Aufgabe konzentrieren müssen. Ziehen Sie daraus auch Schlüsse, um Ihre eigene Kommunikation zu verbessern.
Bevor Sie eine Nachricht schreiben, hinterfragen Sie kurz: Kann ich mir diese Frage selbst beantworten? Falls ja, sparen Sie Ihrem Kollegen die Ablenkung. Falls nein: Keine Sorge, Fragen sollten willkommen sein. Aber stellen Sie Ihre Frage in einem öffentlichen Channel, damit auch andere von der Antwort profitieren können und Wissen im gesamten Unternehmen geteilt wird. Und nicht zuletzt: Wenn Sie merken, dass sich eine Konversation verkompliziert und Sie hin und her schreiben, ohne zu einer Lösung zu kommen, wird es Zeit ein anderes Medium zu nutzen. Rufen Sie kurz an und klären Sie die Problematik im direkten Gespräch. Fünf Minuten Telefongespräch sind besser als eine Stunde Chat.
Videokonferenz statt Face-to-Face
Geht es um Videokonferenz-Systeme, liegt der Anbieter Zoom weiter im Trend. Auf dem Markt tummeln sich viele weitere Videoconferencing-Lösungen - etwa von Adobe, Google oder LogMeIn. Videokonferenzen bringen ganz eigene Herausforderungen mit sich - sind in einer Full-Remote-Arbeitswelt aber der einzige Ersatz für Face-to-Face Kommunikation, was ihren gezielten und überlegten Einsatz äußerst wichtig macht.
Auch wenn die meisten Unternehmen zu viel Zeit in langwierigen und ineffizienten Meetings verbringen, das persönliche Gespräch ist gerade in Full Remote Teams ein unverzichtbares Kommunikationsmittel. Die Menschen wollen reden. Sie wollen auch im Home Office diskutieren, eine Meinung einholen oder auch nur ein bisschen erzählen und ihre Gedanken und Probleme mitteilen.
Einer der Gründe, warum sich Meetings ineffizient anfühlen, liegt darin, dass Menschen dazu neigen, sich in zu weit führenden Diskussionen zu verlieren, weil sie etwas auf dem Herz haben. Das hilft dem eigentlichen Thema zwar nicht weiter, erfüllt am Ende des Meetings aber doch einen Zweck, weil es den Kopf frei macht und Mitarbeitern hilft, mit ihrem Tag weiterzumachen. Deshalb gilt: Kommunizieren Sie lieber zu viel, als zu wenig.
Stellen Sie sicher, dass Sie - auch wenn Sie remote arbeiten - oft genug den persönlichen Kontakt initiieren, um Frustration und Einsamkeit zu vermeiden. Hier sind einige Beispiele für die Zusammenarbeit mit denen Sie Videokonferenzen effizient in Full Remote Teams einzubinden und Mitarbeiter motiviert halten:
Planen Sie tägliche Morgen-Check-Ins innerhalb Ihrer Teams, um sich gegenseitig über die Prioritäten für den Tag zu informieren.
Bringen Sie regelmäßig alle auf den aktuellen Stand, in dem Sie z.B. Shared Knowledge Slots einführen, um Resultate im ganzen Team zu präsentieren.
Machen Sie Online-Kaffeepausen - geben Sie Ihren Mitarbeitern auch im Home Office Gelegenheit für etwas Smalltalk und zwanglose soziale Interaktion. Es wird den Teamzusammenhalt stärken und die Motivation Ihrer Mitarbeiter hochhalten.
- Google Meet
Google Meet ermöglicht web-basierte Video- und Telefonkonferenzen. In der ab Mai verfügbaren Gratisversion erlaubt der Dienst Konferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern mit einer Dauer von maximal 60 Minuten - diese Einschränkung tritt aber erst ab Oktober 2020 in Kraft. Wie die meisten Google-Dienste ist Meet für Google Chrome und andere Browser auf Chromium-Basis konzipiert und funktioniert hier ohne Plugins. Daneben sind mobile Anwendungen für Android und iOS verfügbar. - Facebook Messenger Rooms
Mit Messenger Rooms können Nutzer direkt von Messenger oder Facebook aus einen Konferenzraum einrichten und bis zu 20 - später 50 - Teilnehmer zu einem Videotelefonat einladen - auch wenn sie kein Facebook-Konto haben. Eine zeitliche Begrenzung gibt es nicht. Die Teilnahme ist via Smartphone oder PC über den Browser möglich und erfordert laut Facebook keine Downloads. Nutzer der Messenger-App haben allerdings Zugriff auf diverse AR-Effekte (z.B. Hasenohren) und neue KI-gestützte Funktionen wie immersive 360-Grad-Hintergründe und stimmungsvolle Beleuchtung. - Skype
Als wohl bekanntester VoIP-Dienst bietet Sype auch eine Reihe von Video-Chat- sowie Videokonferenz-Funktionen. Skype for Business wurde inzwischen von Microsoft durch die Teams-Plattform ersetzt. - Teams
Der Nachfolger von Lync und Skype for Business ist kein alleinstehendes Produkt, sondern ein Teil der Microsoft Office 365 Suite. Allerdings ist Teams kostenlos verfügbar und eignet sich mit bis zu 300 Mitgliedern für kleine Unternehmen. Auch Gastzugang sowie Einzel- und Gruppen-Videotelefonate, Bildschirmfreigabe sind an Bord. - Google Duo
Google Duo ist als kostenloses Videotelefonie-Tool in erster Linie für Privatanwender konzipiert. Die maximale Anzahl der Teilnehmer wurde in der Android- und iOS-App erst vor kurzem von acht auf zwölf Personen erhöht und soll laut Google weiter steigen. Duo steht als Web-Applikation für PC, Mac und Chromebook sowie als Mobile App für Android- und iOS-Geräte zur Verfügung. - Jitsi Meet
Eine einfach nutzbare Lösung für Videokonferenzen, die aber dennoch viele Funktionen anbietet, ist Jitsi Meet. Die kostenlose Lösung basiert auf dem offenen WebRTC-Standard und kann auf dem PC direkt und ohne Registrierung im Browser (Chrome) genutzt werden. Für Smartphones und Tablets stehen Apps (Android, iOS) bereit. - Whereby
Kostenlos für Videokonferenzen mit bis zu vier Teilnehmern ist der norwegische Dienst Whereby (früher appear.in). . Die Lösung ist WebRTC-basiert, das heißt, die Gäste können sich einfach und ohne Registrierung über den Browser zuschalten. Optional stehen Apps für Android und iOS zur Verfügung. - Tinychat
Nach erfolgter Registrierung bietet das kostenlose Tinychat die Möglichkeit schnell und bequem eine neue Video-Konfernez zu eröffnen. Hierzu muss lediglich einen neuer "Room" erstellt und die generierte URL an die Konferenzteilnehmer verschickt werden. - Lifesize
Lifesize bietet Unternehmen, die von der Coronavirus-Epidemie betroffen sind über einen Zeitraum von sechs Monaten kostenlose Lizenzen an. Meetings und Anrufdauer sind unbegrenzt - dabei steht die Lifesize-Lösung sowohl für Desktops, als auch für Mobilgeräte zur Verfügung. - Zoom
Zoom positioniert sich als einer der führenden Anbieter für Videokonferenzen. Das Tool zeichnet sich in erster Linie durch die einfache Nutzung und ein attraktives Freemium-Angebot aus: Bereits mit der kostenlosen Version sind Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern möglich. - GoToMeeting
LogMeIn hat seine Videokonferenzsoftware GoToMeeting Ende 2019 komplett überarbeitet und neue Funktionen implementiert. Unter anderem funktioniert die Lösung nun im Browser via WebRTC sowie über Desktop- und Mobile-Apps. Die Abopläne beginnen bei 10,75 Euro pro Monat und Host für die Professional-Version. - WebEx
Cisco bietet WebEx im Zuge der Coronavirus-Pandemie bis auf weiteres kostenlos an. Zeitlich unbegrenzte Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern, HD-Video, Audio-Einwahl, persönlicher Konferenzraum, Bildschirmfreigabe auf Desktop- und Mobilgeräten, sowie 1GB Cloud-Speicher und Aufzeichnungen sind inklusive.
Home Office nicht ohne Planungs-Tools
Nicht jede Information gehört in eine flüchtige Chat-Nachricht. Sie brauchen im Home Office einen Ort, an dem Sie Aufgaben und Tasks festhalten - ob für sich selbst oder das gesamte Team. Mit Hilfe des Planungs-Tools Ihrer Wahl können Sie Themen festlegen, Unteraufgaben definieren und verteilen, Deadlines eintragen und Prioritäten hinterlegen. Damit verschaffen Sie sich und Ihrem Team auch in Zeiten der Heimarbeit einen klaren Überblick über Tages- und Wochenziele. Im Grunde sortieren und ordnen Sie hier die Informationen, die sich aus Ihren Aufgaben zusammensetzen, die aber auch dynamisch aus der Kommunikation in den restlichen Tools entstehen.
Kommunikation bei Remote-Arbeit ist extrem wichtig, kann aber auch schnell überfordern, wenn man keinen dedizierten Platz hat, um die neuen Informationen zu strukturieren. Für den Seelenfrieden ist das Aufgabenmanagement also essentiell. Eine klare Struktur hilft nicht nur im Zeitmanagement, sie ist auch nötig, um abzuschalten und die Aufgaben aus dem Kopf zu bekommen. Je mehr Sie dabei ins Detail gehen, desto besser.
Oft bekommt man Aufgaben - auch wenn es nur kleine Teilaufgaben sind - aus dem Kopf, indem man sie woanders “ablegt”. Je mehr Struktur Sie sich selbst bei Ihren Aufgaben im Home Office vorgeben, desto einfacher wird es für Sie, diese auch nach außen zu kommunizieren. Sie laufen damit weniger Gefahr, Ad-hoc-Themen direkt zu priorisieren, weil Sie Ihren Zeitplan kennen und neue Aufgaben besser in diese Struktur einordnen können.
Und nicht zuletzt: Lernen Sie aus Ihren Erfahrungen. Es muss nicht von Anfang an alles perfekt laufen. Sammeln Sie die Erfahrungen und das Stimmungsbild im Team und passen Sie sich aneinander an. Obwohl die Arbeit im Home Office aktuell viele vor Herausforderungen stellt, bringt die Umstellung auf Heimarbeit auch viele Vorteile mit sich. Dennoch: Effizient remote zu arbeiten erfordert Vertrauen, Autonomie, Selbstständigkeit - und ein bisschen Übung. Aber es sind gerade Zeiten wie diese, in denen auch besondere Chancen liegen, um sich als Team zu reorganisieren und agiler zu werden. Mit positiver Kommunikation und Offenheit, sich auf das Remote-Experiment einzulassen, ist bereits vieles gewonnen. (mb/fm)