IT-Wertbeitrag messen und kommunizieren in 6 Schritten

Um auf diesem Weg voranzukommen, entwickelten die Berater ein Vorgehensmodell mit mehreren Entwicklungs- und Evaluierungsphasen. Sie nutzten dazu nicht nur aktuelle wissenschaftliche Erkenntnisse, sondern sprachen auch mit CIOs. Darüber hinaus testeten sie das Konzept in einem deutschen Maschinenbauunternehmen. So entstand ein Vorgehensmodell aus sechs Schritten, mit dem sich der IT-Wertbeitrag messen und kommunizieren lassen soll.

Schritt 1: Analyse der Geschäftsziele und des Geschäftsumfelds

Viele CIOs starten mit eigenen Metriken, ohne zu wissen, was dem Business wichtig ist, monieren die Berater. Aus ihrer Sicht sollten die IT-Chefs im ersten Schritt aber die Geschäftsziele sowie das Geschäftsumfeld anschauen: "Ohne die Ziele des Unternehmers und die Markttrends zu kennen, ist es schwierig einen Mehrwert als IT zu schaffen."

Schritt 2: Analyse der Stakeholder

Der nächste wichtige Schritt ist die gründliche Analyse der Stakeholder. Sie sollte idealerweise fortlaufend im Sinne eines Stakeholder Management organisiert sein. Dabei gilt es für CIOs, wichtige Stakeholder zu identifizieren und zu priorisieren. Anschließend sollten sie einzeln mit diesen reden und herausfinden, was ihre Ziele sind und wo die IT unterstützen kann. "CIOs sollten in diesen Gesprächen als Partner der Stakeholder auftreten", empfiehlt Berater Stephany. Die Kernfrage müsse lauten: "Wie kann die IT einen Mehrwert schaffen, so dass wir zusammen besser werden?"

Schritt 3: Modellieren der Business Capabilities

Um eine gemeinsame Diskussionsgrundlage zu schaffen, braucht es mehr Transparenz an der Schnittstelle zwischen Business und IT, erklären die Studienautoren. Als Ausgangspunkt könnten Business Capabilities dienen, die in einer Business Capability Map (BCM) strukturiert werden. Dabei dreht sich alles um die Fragen: Was macht das Unternehmen heute und wo liegen seine zukünftigen Potenziale? "Die BCM kann das zentrale Tool für die Diskussionen mit Stakeholder sein", erläutert Matschi. Auf diese Weise könnten Unternehmen für sich herausfinden, welche Business Capabilities differenzierend sind und wie die IT diese unterstützen kann.

Schritt 4: Modellieren der Business-IT-Beziehungen

Auf Basis der BCM lassen sich Abhängigkeiten und Beziehungen zwischen Business und IT sichtbar machen. CIOs können demonstrieren, wie und wo ihre IT heute und zukünftig konkret unterstützt. Das dient als Ausgangspunkt für das Messen des IT-Wertbeitrags. "Auf diese Weise wird maximale Transparenz geschafft und die 'IT Black Box' gelöst", argumentieren die Berater.

Christian Büchner, CIO von SachsenEnergie, hat bereits Erfahrungen mit der BCM gesammelt: "Bei SachsenEnergie arbeiten wir mit einer BCM, die nach Fachbereichen geordnet ist und in der all unsere über 600 Anwendungen, sprich IT Capabilities, nach diesen Business Capabilities zugeordnet sind." Einen ähnlichen Weg geht Christian Graf, CIO bei Schüco. Entlang der digitalen Customer Journey werden die Berührungspunkte mit der IT abgebildet und gemanaged.

Schritt 5: Messen des Wertbeitrags

"Wir haben in unseren Gesprächen und aus wissenschaftlichen Erkenntnissen gelernt, dass es keine pauschale, standardisierte Messung mit definitiven Kennzahlen gibt", berichtet Matschi. "Jede Messung ist individuell und abhängig vom Stakeholder und dem betrachteten Geschäftsszenario."

Vor diesem Hintergrund entwickelten die Berater eine "3 x 3 Matrix", die nach IT-orientierten und business-orientierten Kennzahlen strukturiert ist (siehe Grafik). Dargestellt sind sowohl quantitative als auch qualitative Messansätze, um den Wertbeitrag jeweils individuell für einen Stakeholder oder ein Geschäftsszenario zu messen. Je nach Schwerpunkt der Tätigkeit (Operation, Projekte, Innovation) und Business Architektur (IT Capabilities, Business Capabilities, Business-Ziele) lassen sich damit verschiedene Mehrwert-Typen ableiten, hinter denen bestimmte Metriken stecken. Die Grafik zeigt die Struktur und Beispiele für Messwerte.

Wo die Hürden in der Messung liegen, wurde in Gesprächen mit den CIOs deutlich. Besonders schwierig zu messen ist der IT-Wertbeitrag beispielsweise im täglichen Betrieb ("Run-the-business"), hier insbesondere im Bereich "Commodity IT Services" mit Diensten wie Workplace oder Network, berichtet Holger Blumberg, CIO beim Maschinenbauer Krones.

Schritt 6: Planung der Kommunikation

Ist der Wertbeitrag in den jeweiligen Ausprägungen identifiziert, kommt es im nächsten Schritt auf eine gut geplante Kommunikation an. CIOs sollten dabei überlegen, wen sie mit welchen Informationen versorgen wollen. Erfolgsentscheidend aus Sicht der 4C-Berater ist auch die Darstellungsform, die beispielsweise bei qualitativen Metriken anders aussehen muss als bei quantitativen.

Um mehr Sichtbarkeit in Sachen Wertbeitrag zu bekommen, und um herauszufinden, wo die IT noch besser unterstützen kann, gehen CIOs unterschiedliche Wege. Thomas Kleine von Pfizer Deutschland etwa hat "IT Ambassadors" in den Fachbereichen eingeführt, die bei der Kommunikation unterstützen. Christian Büchner, CIO von SachsenEnergie, setzt auf die zusätzliche Rolle des Demand Managers. Er versteht darunter IT-Mitarbeiter mit Business-Skills, die als Schnittstelle zwischen IT und Business fungieren und sich um die "Demands" und die Kommunikation mit dem Fachbereich kümmern.