Welche Voraussetzungen müssen Technologien erfüllen, damit Arbeitnehmer diese tatsächlich einsetzen? Laut Sir Cary Cooper, Professor für Organisationspsychologie und Gesundheit an der Manchester Business School, sind Flexibilität, Autonomie und Bedienungsfreundlichkeit die drei Hauptkriterien, die Technologien für Arbeitnehmer am Arbeitsplatz der Zukunft erfüllen müssen. Wenn IT-Verantwortliche das berücksichtigen, können sie die Nutzerakzeptanz deutlich erhöhen, das Potential der Lösungen voll ausschöpfen und so schneller den ROI erreichen.
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Video - ob mobil, vom Desktop oder raumbasiert - ist ein wichtiger Treiber für effizientere Zusammenarbeit im Arbeitsalltag und unterstützt eine Vielzahl an Geschäftsprozessen und Anwendungen. Um von den Vorteilen von Video zu profitieren und die Nutzung tatsächlich zu erhöhen, sollten Unternehmen die Lösungen nicht nur auf ihre Geschäftsprozesse, sondern auch auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter ausrichten. Auch hier sind die Kriterien Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Autonomie entscheidend:
Bedienungsfreundlichkeit
Technologien wie Video Collaboration waren früher oft auf fixe Meetingräume beschränkt, kompliziert in der Handhabung und teilweise von schlechter Qualität. Das ist längst Vergangenheit: Videomeetings können mittlerweile schnell und selbsterklärend von jedem Gerät aus gestartet werden - mithilfe neuer Anwendungen einfach per Klick auf einen Kontakt aus dem Adressbuch.
Eingebaute Automatismen erleichtern zudem die Durchführung: Beispielsweise können unterwünschte Hintergrundgeräusche automatisch unterdrückt oder alle Teilnehmer im Raum erfasst werden. Ein manuelles Einstellen entfällt dadurch und die Bedienung wird für den Nutzer erleichtert.
Zudem sollten IT-Verantwortliche darauf achten, dass einzelne UCC-Lösungen nicht mehr als Insel genutzt werden, sondern in eine allumfassende UC-Umgebung integriert werden. Können Anwender einen Video Call direkt aus ihrer gewohnten Umgebung aus starten, mit der sie bereits vertraut sind - werden diese Video sehr viel wahrscheinlicher nutzen, als wenn sie sich zunächst mit einer neuen Technologie auseinandersetzen müssen. Darüber hinaus steigern bei UCC Features, wie integriertes Content Sharing über alle "Welten" hinweg und die Möglichkeit, VC in Anwendungen und Geschäftsprozesse zu integrieren, den Mehrwert.
- Collaboration
An der "Potenzialanalyse Share Economy" von Sopra Steria (vormals Steria Mummert) haben rund 150 Entscheider teilgenommen. - IT als Initiator
Die Initiative zu vernetztem Arbeiten geht meist von der IT-Abteilung aus. Diese ist dann auch verantwortlich. - Kunden und Lieferanten
Noch nicht alle Unternehmen, die Collaboration einsetzen, beziehen auch Kunden und Lieferanten mit ein. - Private Endgeräte
Collaboration heißt nicht automatisch, dass die Mitarbeiter ihre privaten Endgeräte benutzen dürfen. Bei Smartphones wird das deutlich häufiger erlaubt als beim Desktop PC. - CRM oder ERP
Vernetztes Arbeiten bezieht sich meist auf den Einsatz von CRM oder ERP-Lösungen wie SAP. - Hemmfaktoren
Nicht nur Sicherheitsbedenken hemmen den Einsatz von Collaboration. Mancher Entscheider sieht schlicht keinen messbaren Mehrwert.
Flexibilität
Für 92% der Generation Y ist Flexibilität sehr wichtig bei der Wahl einer Arbeitsstelle. Dabei geht es nicht nur darum, wann man arbeitet, sondern auch wo und wie. Sir Cary Cooper von der Manchester Business School sagt: "Technologie macht die Flexibilität am Arbeitsplatz erst möglich." Die Basis für diesen Wandel sind vor allem neue mobile Endgeräte, wie Smartphones oder Tablets.
Mit diesen ist es kinderleicht einfach von unterwegs aus an unternehmensweiten Projekten zu arbeiten oder zu Hause im Garten an einer Videokonferenz teilzunehmen. Job und Privatleben, wie beispielsweise die Kinderbetreuung, können auf diese Weise einfach in Einklang gebracht werden. Mitarbeitern wird das zukünftig immer wichtiger sein, wie eine Studie von Virgin Media Business besagt: So werden im Jahr 2022 bereits 60% aller Büro-Mitarbeiter in Großbritannien regelmäßig von zuhause aus arbeiten.
Autonomie
Mitarbeiter erwarten mehr und mehr Kontrolle und Wahlfreiheit darüber, wie und mit welchen Geräten und Technologien sie arbeiten, um wirklich produktiv sein zu können. Die Arbeit mit eigenen, vertrauten Geräten steht dabei hoch im Kurs. Viele Unternehmen kommen dem Wunsch nach mehr Autonomie entgegen: 54% der Unternehmen weltweit ermöglichen bereits Bring Your Own Device. Wichtig auch: der Zugriff und die Verfügbarkeit von Unternehmensdaten und -Technologien, wie Video, auf Desktops und mobilen Geräten. Auch das wird die Akzeptanz neuer Technologien langfristig erhöhen. (bw)