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Der Begriff "Bürotag" ist relativ neu. Er geht auf den Trend zum hybriden Arbeitsmodell zurück, das immer mehr Unternehmen einführen, um Arbeit im Home-Office und im Büro zu kombinieren. Im Folgenden stellen wir vier Tipps und Methoden vor, wie Sie sich Ihre Bürotage so einteilen, damit Sie strukturierter und effizienter arbeiten können.
1. Aufgaben planen und teilen
Teilen Sie sich zunächst Ihre Zeit im Büro effizient ein. Sehen Sie sich das anstehende Arbeitspensum an und legen Sie Aufgaben, die eine Zusammenarbeit erfordern könnten, auf Tage, an denen auch andere Teammitglieder im Büro sind.
Vermeiden Sie "asynchrone" Arbeit an Bürotagen. Dabei handelt es sich um Aufgaben, die Sie leicht allein oder mit minimalem Input Ihres Teams erledigen können. Normalerweise gehören dazu administrative oder individuelle Projekte, die Sie genauso gut allein im Homeoffice erledigen könnten.
Halten Sie sich stattdessen im Terminkalender Zeit an Bürotagen frei, um mit anderen zusammenzuarbeiten, sich persönlich mit ihnen auszutauschen oder neue Ideen zu entwickeln. Kreative Aufgaben wie Brainstorming funktionieren im direkten Kontakt besser, da die Beteiligten ihre Ideen freier austauschen können, ohne die manchmal unterbrochene Kommunikation in virtuellen Meetings.
Sie wissen, dass ein Bürotag ansteht? Am besten organisieren Sie Ihren Arbeitsablauf so, dass Sie im Büro viele kreative Aufgaben erledigen können, und verschieben asynchrone Arbeit auf andere Tage.
2. Arbeitsbereich produktiver gestalten
Ein aufgeräumter und gut ausgestatteter Arbeitsplatz wirkt in Bezug auf geistige Leistungsfähigkeit oft Wunder. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf und minimieren Sie dadurch die Ablenkung während der Arbeit. So können Sie sich besser auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren.
Wenn Sie nicht Ihre ganze Zeit im Büro verbringen, ist ein ergonomischer, ordentlicher Schreibtisch noch wichtiger. Schließlich wollen Sie nicht ins Büro kommen und sich dann von Papierstapeln oder Projektunterlagen aus der Vorwoche ablenken lassen. Heften Sie alle Unterlagen ab, die Sie am Bürotag nicht benötigen, und räumen Sie Ihren Schreibtisch auf. So haben Sie nur die Unterlagen oder Aufgaben vor sich, die Sie benötigen.
3. Bürozeit für effizientere Kommunikation nutzen
Bürotage sind ideal, um sich mit Kollegen über den aktuellen Status von Projekten auszutauschen oder ein kurzes Meeting abzuhalten, um alle auf denselben Stand zu bringen. Reservieren Sie Zeit mit Ihrem Team, wenn Sie im Büro sind.
In einer fünfminütigen Besprechung können Sie erstaunlich viel Zeit sparen und Missverständnisse klären, anstatt diverse E-Mails hin und her zu schicken. Der persönliche Austausch mit Ihrem Team oder auch nur ein nettes Gespräch in der Büroküche kann sich positiv auf die Arbeitsmoral und damit auch auf die Produktivität auswirken.
Wenn Sie einen Bürotag planen, teilen Sie sich Ihre Woche möglichst so ein, dass Sie an diesem Tag Zeit haben oder eine längere Mittagspause unterbekommen. So können Sie sich persönlich mit Kollegen austauschen und netzwerken.
Natürlich sollte Ihr Augenmerk stets auf effizienter Kommunikation liegen, nicht nur an Ihren Bürotagen. Wenn Sie flexible Bürotage haben, arbeiten Sie vielleicht mit Kollegen zusammen, die gerade im Homeoffice sind und umgekehrt. Daher ist die Zusammenarbeit als Team so wichtig.
Tools für die virtuelle Zusammenarbeit sind ideal, um Teammitglieder einzubinden, die abwechselnd im Büro und im Homeoffice arbeiten. Kollaborative Tools wie beispielsweise Lucidspark bieten Funktionen für die nahtlose Teamarbeit, wie Brainstorming in Echtzeit mit Kommentarfunktion und Möglichkeiten für die Freigabe. Dadurch können alle bei einem Meeting zusammenarbeiten und Ideen austauschen - unabhängig davon, ob sie gerade im Büro sind oder remote arbeiten.
4. Methoden für mehr Konzentration und Zeitmanagement nutzen
Im Büro gibt es oft viele Ablenkungen. Suchen Sie sich deshalb unbedingt eine Methode, die Ihnen hilft, sich zu konzentrieren und Ihre Zeit effektiv einzuteilen. Sie brauchen dafür aber nicht ständig am Schreibtisch zu sitzen. Lassen Sie sich ruhig bei Kollegen blicken, aber priorisieren Sie Ihre Aufgaben und planen Sie Phasen ein, in denen Sie produktiv Ihre To-do-Liste abarbeiten. Es gibt unterschiedliche Methoden, um die Konzentration und das Zeitmanagement zu verbessern. Hier zwei Beispiele:
Das Eisenhower-Prinzip: Mithilfe der Eisenhower-Matrix beziehungsweise des Eisenhower-Prinzips können Sie Ihre Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit ordnen. Gruppieren Sie die Aufgaben in vier Quadranten: dringend und wichtig; nicht dringend, aber wichtig; dringend, aber nicht wichtig sowie weder dringend noch wichtig.
Berücksichtigen Sie dabei auch die Tatsache, dass Sie im Büro sind. Denn einige Aufgaben sind dann wichtiger oder weniger wichtig, wenn sie eine effektive Zusammenarbeit erfordern. Sobald Sie die Aufgaben eingeordnet haben, planen Sie, - welche Aufgaben Sie sofort und - welche Sie später erledigen, - welche Sie ans Team delegieren und - welche Sie ignorieren können.
Diese Matrix funktioniert auf Plattformen für die virtuelle Büroorganisation besonders gut: Sie können die unterschiedlichen Aufgaben per Drag & Drop einfach in die verschiedenen Quadranten verschieben.
Die Pomodoro-Methode: Bei der sogenannten Pomodoro-Technik geht es darum, die Arbeit in 25 Minuten lange Intervalle mit Pausen einzuteilen. Wenn Sie mit einer Aufgabe beginnen, stellen Sie einen Timer oder eine Erinnerung für 25 Minuten ein. Versuchen Sie, sich in der Zeit ausschließlich auf die Aufgabe zu konzentrieren - ohne Unterbrechungen. Machen Sie nach 25 Minuten eine fünfminütige Pause. Nach Möglichkeit sollten Sie diese Pause nicht am Schreibtisch verbringen. Dann wiederholen Sie das Ganze. Diese Methode gestattet Ihnen, sich ganz auf Ihre produktiven Phasen zu konzentrieren und dabei regelmäßig Pausen zu machen, um einen Burn-out zu vermeiden.
Alles Übungssache
Vermeiden Sie Multitasking, wenn Sie im Büro sind. Sie sind unter vielen Menschen und haben vielleicht mehrere Gespräche zu unterschiedlichen Projekten? Widerstehen Sie der Versuchung, zwischen den Aufgaben hin und her zu springen. Planen, priorisieren und fokussieren Sie das Arbeitspensum im Büro. Berücksichtigen Sie dabei Pausen, Brainstorming und die Zusammenarbeit, wenn Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sitzen.
Abwechselnd im Büro und von zu Hause arbeiten, bedarf der Gewöhnung. Doch je häufiger Sie diese Strategien nutzen, umso produktiver werden Sie, sei es daheim oder im Büro. Indem Sie Ihre Aufgaben gut einteilen und Phasen konzentrierter wie auch kollaborativer Arbeit einplanen, nutzen Sie Ihre Zeit im Büro optimal. (mb)
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