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Viele Menschen finden sich inzwischen in einer neuen, hybriden Arbeitsumgebung wieder: Sie verbringen einen Teil der Arbeitswoche zu Hause und den anderen Teil im Büro. Das kann es jedoch erschweren, an beiden Orten gleich produktiv zu bleiben.
Einer Studie aus dem akademischen Umfeld zufolge sind sechs von zehn Arbeitnehmern eigenen Angaben zufolge im Home-Office produktiver als erwartet. Das liegt teilweise auch daran, dass keine Zeit dafür flöten geht, zu pendeln oder mit geschwätzigen Kollegen unerwünschten Smalltalk zu betreiben. Die Mehrheit der Studienteilnehmer ist der Meinung, zuhause gut und ungestört arbeiten zu können. Allerdings würden einige kollaborative Tasks im Home-Office Herausforderungen aufwerfen.
Aktuellen Zahlen von Gallup zufolge arbeiteten im Februar 2022 bereits 42 Prozent der US-Beschäftigten (die Remote Work nutzen können), in einer hybriden Umgebung. Etwa 53 Prozent der Remote-Arbeitnehmer rechnen damit, im Jahr 2022 und darüber hinaus in einer solchen Arbeitsumgebung tätig zu sein. Für 59 Prozent der Befragten ist das hybride auch ihr bevorzugtes Arbeitsmodell - verglichen mit 32 Prozent, die ausschließlich im Home-Office und neun Prozent, die ausschließlich vor Ort arbeiten wollen.
Sowohl Office als auch Home-Office bringen Vor- und Nachteile mit sich - eine hybride Arbeitsumgebung kann das Beste aus beiden Welten vereinen. Damit das klappt, haben wir mit Experten in Sachen Hybrid Work gesprochen und sie um ihre Erfolgstipps gebeten.
1. Plan machen
Eines der besten Dinge, die Sie vor dem Beginn eines neuen Arbeitstages oder einer neuen Arbeitswoche tun können: Machen Sie sich einen Plan. Das empfiehlt auch Laura Mae Martin, Produktivitätsberaterin bei Google: "Wenn man von zu Hause aus arbeitet, muss man sich genau überlegen, was man wann macht. Zu Beginn der Pandemie habe ich einen starken Anstieg bei der Nutzung von Planungsressourcen festgestellt. Die Menschen hatten sich daran gewöhnt, jeden Morgen im Büro aufzutauchen und dann zu entscheiden, was sie mit ihrer Zeit anfangen wollten."
Die Expertin empfiehlt, am Vorabend eines Arbeitstages einen Tagesplan auszufüllen, um den nächsten Tag optimal nutzen können: "Was Sie zu tun gedenken, wird sich im Schlaf festsetzen, und Sie werden den Tag konzentriert und zielgerichtet angehen." Bei der Tagesplanung empfiehlt Martin ganz bewusst zu planen, was Sie erledigen wollen: "Viele Menschen betrachten ihren Zeitplan wie ein Puzzle: 'Wo auch immer du ein 30-Minuten-Fenster findest, füge dort ein Meeting ein! Aber Ihre Energie und Ihr Fokus ändern sich und werden herausgefordert, wenn Sie von einem Einzelgespräch zu einem Brainstorming zu einer Projektbesprechung springen."
Stattdessen - so die Expertin - sollten Sie einen Plan erstellen, der Ihren Geist und Ihre Zeit berücksichtigt: "Nennen Sie den Dienstag Ihren 'Projekt A'-Tag und legen Sie die Arbeitszeit und die Besprechungen für dieses Projekt auf diesen Tag. Wenn am Mittwochmorgen eine Besprechung mit Ihrem Vorgesetzten stattfindet, planen Sie danach Zeit ein, um Aktualisierungen zu verdauen und Informationen an Ihr Team weiterzugeben."
2. Ort richtig wählen
Eine bewusste Planung kann Ihnen auch dabei helfen, zu entscheiden, wo Sie die Arbeit erledigen wollen.
"Alles hat seine Zeit und seinen Ort. Ich sage meinen Teams, dass es am besten ist, aus jeder Umgebung das Beste herauszuholen", meint David Cottrell, Mitbegründer und CTO des Office-Management-Anbieters Zynq. "Konzentrieren Sie sich bei der Arbeit zu Hause auf die Aufgaben, in denen Sie keine Ablenkung gebrauchen können und sich konzentrieren müssen - etwa die Fehlersuche in Programmcode. Im Büro sollten Sie dann kreative und kollaborative Tasks angehen."
Der richtige Ort für die Arbeit hängt oft von der Art der Arbeit ab, die Sie verrichten: Der Versuch, alleine im Büro oder in der Gruppe zu Hause zu arbeiten, kann Ihre Gesamtleistung und -produktivität beeinträchtigen.
3. Einrichtung beibehalten
Beim hybriden Arbeiten besteht eine Herausforderung darin, im Grunde zwei verschiedene Büros zu unterhalten. Das bedeutet auch, sich bei jedem Wechsel an die jeweils andere Arbeitsumgebung gewöhnen zu müssen.
Laut Daniel Carter, Marketingmanager bei LoanX, lässt sich dieses Problem abmildern, indem Sie beide Arbeitsbereiche so ähnlich wie möglich gestalten: "Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Und wenn Sie keine Zeit damit verbringen müssen, nach Kabeln zu suchen oder es sich bequem zu machen, bleiben Sie produktiver."
4. Offen kommunizieren
Damit eine hybride Arbeitsumgebung gedeihen kann, ist es wichtig, mit den Mitarbeitern offen zu kommunizieren. Andernfalls können wichtige Informationen verlorengehen, wie Sumit Bansal, Gründer und CEO von TrumpExcel erklärt: "Da viele Mitarbeiter in einem hybriden Modell in verschiedenen Schichten und an verschiedenen Orten arbeiten, kann es eine Herausforderung sein, alle auf dem gleichen Stand zu halten. Offene Kommunikation fördert das Vertrauen und macht es den Mitarbeitern leichter, ihre Anliegen mitzuteilen. Wenn der Vorgesetzte die Schwierigkeiten seiner Mitarbeiter kennt, ist es einfacher, sie zu lösen."
Der Experte empfiehlt deshalb, sicherzustellen, dass das Team über einen Kommunikationsplan verfügt - sei es in Form von regelmäßigen Slack-Konversationen oder täglichen Zoom-Standups - um alle über die Ziele und Fortschritte des Teams auf dem Laufenden zu halten. Diese offene Kommunikation könne entscheidend sein, um Projekte effizient zu erledigen und sicherzustellen, dass niemand versehentlich zurückbleibe, wenn sich Ziele verschieben.
5. Cloud nutzen
Wenn Ihr Team von mehreren Standorten aus an einem Projekt arbeitet, ist es wichtig, allen Beteiligten einfachen Zugang zu den benötigten Informationen zu verschaffen. Andrew Dale, technischer Direktor beim IT-Dienstleister CloudTech24, ist davon überzeugt, dass der Einsatz von Cloud-Lösungen zu Collaboration-Zwecken eine der besten Möglichkeiten darstellt, um das sicherzustellen: "Cloud-Plattformen für Collaboration umfassen eine breite Palette von Tools: Online-Speicher- und Dateifreigabedienste, Instant-Messaging-Plattformen, Videokonferenzdienste, virtuelle Whiteboards, Cloud-basierte Produktivitätsanwendungen wie Google Docs und Microsoft Word, Projektmanagement-Apps, gemeinsam genutzte virtuelle Arbeitsbereiche und vieles mehr."
Zwar gibt der Experte dazu, dass es seine Vorteile hat, eine Vielzahl verschiedener Plattformen einzusetzen. Der Schlüssel zur Produktivität liege jedoch darin, sicherzustellen, dass die Teammitglieder dieselben Plattformen verwenden und es einige Standards gibt, wie diese zu verwenden sind: "Wenn Sie über Standardtools und -praktiken verfügen, können Sie sicherstellen, dass alle Teammitglieder Zugang zu allem haben, was sie brauchen. So vermeiden Sie unnötige Verzögerungen und Ineffizienzen."
Diese Meinung vertritt auch Veronica Miller, Cybersecurity-Expertin bei VPNOverview.com: "Die Arbeit auf einem Cloud-Laufwerk oder einem gemeinsam genutzten Server zu speichern, bietet eine Reihe von Vorteilen für eine hybride Belegschaft und ist einer der effektivsten Effizienz-Hacks am Arbeitsplatz. Es ist essenziell, am nächsten Tag dort weitermachen zu können, wo man aufgehört hat - auch wenn man sich in einer anderen Umgebung befindet." (fm)
- Christian Koch, Campana & Schott
„Viele Unternehmen haben bereits vor der Pandemie Erfahrungen mit hybridem Arbeiten gesammelt. Der entscheidende Unterschied für die Zukunft ist das Mengengerüst: Statt nur für ausgewählte Projekte oder kleine Teams hybrides Arbeiten zu ermöglichen, gilt es jetzt, jedem Mitarbeitenden Zugang zu diesen Arbeitsweisen zu ermöglichen. Die Unternehmensorganisation, die Technik sowie die Menschen müssen darauf vorbereitet werden. Hier sehe ich eine große Herausforderung, die nur wenige Unternehmen bereits komplett gemeistert haben.“ - Sybille Moll, Damovo
„Der Katalysator von Hybrid Work waren die äußeren Umstände und Rahmenbedingungen der Pandemie. Viele Unternehmen haben darauf technologisch gesehen ad hoc, agil und sehr schnell mit der Bereitstellung von Cloud-Applikationen, Remote-Zugängen und Equipment reagiert. Wenn ich lese, dass nach zwei Jahren lediglich 46,5 Prozent der Unternehmen in die Absicherung der Remote-Arbeitsplätze investiert haben, stellt sich mir die Frage, ob hier eventuell nur ein dauerhaftes Provisorium betrieben wird. Man kann auf Risiko setzen – unsere Empfehlung ist jedoch eindeutig: Erstellen Sie Ihr individuelles Security-Konzept und setzen Sie die erforderlichen Maßnahmen konsequent um.“ - Jens Leucke, Freshworks
„Es gibt viele Möglichkeiten, Hybrid Work in einem Unternehmen zu fördern. Und die meisten Mitarbeiterwünsche – egal ob in der IT-Abteilung oder den Fachbereichen – sind mit dem richtigen Werkzeug recht simpel umzusetzen, beispielsweise CYOD oder ortsunabhängiger Datenzugriff. Führungskräfte werden jedoch wohl niemals jeden einzelnen Mitarbeitenden zu 100 Prozent zufriedenstellen können. Mitarbeitende müssen allerdings spüren, dass ihre Anliegen gehört und ernstgenommen werden. Ich bin der Auffassung, dass viele Unternehmen stärker auf die Bedürfnisse ihrer Belegschaft achten können und müssen. Das war ja auch tatsächlich Ziel dieser Studie: Tatsachen aufzudecken, die zeigen, in welchen Bereichen sich Unternehmen verbessern können.“ - Jan Forster, NFON
„Für modernes, hybrides Arbeiten fehlen oftmals die Steuerungs-Tools, es mangelt an digitalen und modernen KPIs und an den Skills für hybride Führung. Agiles Arbeiten ist daher häufig ein Schreckgespenst oder lediglich eine Phrase. Hybrid Work birgt großes Konfliktpotential, da hier oft grundverschiedene Philosophien und Modelle aufeinanderprallen. Wichtig ist, dass sowohl in den Firmen als auch in der breiten Gesellschaft eine lebhafte Diskussion über das Arbeiten in der neuen Welt stattfindet. Denn vermutlich wird es keine einheitliche und perfekte Lösung für alle geben – aber idealerweise eine Lösung, mit der Mitarbeitende und Arbeitgeber am Ende glücklicher sind als davor.“ - Martin Kraus, ServiceNow
„Das hybride Arbeiten hat durch die Pandemie einen riesigen Akzeptanzschub erfahren. Seit Frühjahr 2022 versuchen viele Unternehmen, die Mitarbeiter zurück ins Büro zu holen, um den Zusammenhalt und die Kultur zu stärken. Hybrid Work wird uns aber langfristig erhalten bleiben, weil die Technik es erlaubt und Menschen unterschiedliche Präferenzen haben, warum viele gerne den hybriden Arbeitsstil pflegen. Unternehmen müssen einerseits Rahmenbedingungen erfüllen, damit Arbeit von überall erfolgen kann, und gleichzeitig eine Employee-Experience schaffen, damit sich Mitarbeiter auch im Homeoffice eingebunden fühlen.“ - Jens Reichardt, SPIRIT/21
„Wenn Homeoffice, Remote Work und hybrides Arbeiten auch im New Normal funktionieren sollen, reicht es definitiv nicht aus, sich allein auf die technischen Aspekte zu konzentrieren. Ebenso wichtig ist es, die organisatorischen und kulturellen Voraussetzungen zu schaffen und zu überlegen, wie Kommunikation und Zusammenarbeit in hybriden Modellen unterstützt werden können. Dabei sollten nicht nur die Büroarbeitsplätze, sondern auch die „deskless“ Arbeitenden in die Überlegungen mit einbezogen werden. Immerhin geben rund 45 Prozent der Unternehmen an, mobile Lösungen in Produktion oder Logistik im Einsatz zu haben. Die Bedürfnisse der „deskless“ Arbeitenden werden bei Hybrid Work oft nicht genug berücksichtigt.“
Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel unserer US-Schwesterpublikation Computerworld.