Fokusthemen als wichtiger Bestandteil der Anforderungsanalyse

Die Fokusthemen konnten aus der Durchführung der Interviews und der Analyse von High-Level Use-Cases eindeutig identifiziert werden. Wichtig ist, dass die Fokusthemen klar dargestellt und beschrieben werden. Als Fokusthema könnten die unterschiedlichen Rollen oder Schnittstellenthemen identifiziert worden sein (siehe Abbildung 2).
Bei vielen Unternehmen mit heterogenen Portalen besitzt jede beschriebene Rolle eine große Bedeutung. Hierbei lässt sich zwischen Internen, Internen mit speziellen Rechten, Externen sowie Internet User unterscheiden; ebenso Schnittstellenthemen, die in unterschiedlichen Systemen verwendet werden können. Diese lassen sich ebenso in einem Portal abbilden. Nehmen wir an, dass ein Unternehmen ein WCMS im Einsatz hat und SharePoint als zukünftiges Kollaborationssystem einsetzen möchte. Hierbei treten klassische Schnittstellenthemen wie Enterprise 2.0, Benutzerverwaltung, Suche, Integration von Drittanwendungen und noch weitere auf.

Als weiteres Ergebnis sollte eine illustrative Ist-Architektur skizziert werden - wie die IT-Landschaft, bezogen auf die analysierten Bereiche, aktuell aussieht. In der Skizze sollten ebenso die beschriebenen Fokus-Themen aufgezeigt werden. In der Architektur sollten ebenso die Backend-Systeme, Prozesse sowie das Frontend abgebildet werden.

Bei strategischen Entscheidungen spielen Bewertungen eine wichtige, teilweise sogar eine entscheidende, Rolle. Somit können als Zusammenfassung der Interviews aus den identifizierten Fokus-Themen sowie Ist-Architektur wichtige Informationen abgeleitet werden, um nachfolgend verschiedene Handlungs-Szenarien sowie Bewertungen abzubilden. Es geht hierbei um eine gewisse Verfeinerung der bis dahin erworbenen Ergebnisse. Dies lässt sich anhand der identifizierten Haupttätigkeiten abbilden. Ziel dieser Bewertung soll es sein, zu erkennen, welcher Bereich/Anforderung wie stark in welche Haupttätigkeit fällt. Entscheidend ist, wie die Anforderung auf die IT-Landschaft abgebildet werden kann - als Schablone für die zukünftige Eingliederung von Funktionalitäten. Die Haupttätigkeiten ergeben sich aus den Interviews. Abbildung 3 zeigt lediglich einen möglichen Auszug.

Zum Schluss der Anforderungsanalyse wäre es auf jeden Fall von Vorteil, wenn die Ergebnisse zusammenfassend in den Vordergrund gestellt und beschrieben werden - Umgang mit unstrukturierten Daten, Kollaboration sowie Integration sind oftmals relevante Ergebnisse.

Der Umgang mit unstrukturierten Daten ist unumgänglich in Unternehmen. Office Dokumente, PDF, Bilder sowie Videos spielen bei vielen Abläufen eine große Rolle. Diese Inhalte sind in der Regel auf dem Dateisystem abgelegt. Langfristig gesehen sollen diese auf jeden Fall nach SharePoint migriert werden. Wie Dateien schnell und flexibel nach SharePoint migriert werden können, wurde bereits in einem Artikel im SharePoint Magazin, Ausgabe 03.2012, Dateien auf Wanderschaft - Dateien ohne Zeitverlust und zu hohen Aufwand migrieren, beschrieben.

Ebenso ist beim Umgang mit unstrukturierten Daten eine vielfache inhaltliche Abstimmung und Freigabe notwendig. Oft werden diese Abstimmungen in verschiedenen Unternehmen durch E-Mail-Verkehr oder zum Teil auch in Papierform mit Unterschriften durchgeführt. Dabei sind Medienbrüche oftmals anzutreffen.

Durch die Verwendung von heterogenen Systemen und Portalen spielen Themen wie Suche, Content, Workflows sowie Enterprise 2.0 eine entscheidende Rolle beim Blick in die Zukunft.