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Die Arbeitswelt befindet sich mitten in einem fundamentalen Wandel. Die Gründe dafür liegen einerseits in den Möglichkeiten, die die Digitalisierung heute bietet. Zum anderen sind es die gestiegenen Anforderungen, gerade der jüngeren Generation, an das Erwerbsleben. Unternehmen müssen sich in der Konsequenz die Frage stellen, wie sie Arbeit und Arbeitsleben gestalten können, um den individuellen Lebensentwürfen ihrer Mitarbeiter Rechnung zu tragen und gleichzeitig die Zukunftsfähigkeit ihres eigenen Betriebs zu sichern.
Flexibilisierung von Arbeitsformen und Arbeitsplätzen
Damit die Flexibilisierung auch die gewünschten Effekte bringt, müssen Arbeitgeber und Beschäftigte gleichermaßen in den Wandlungsprozess eingebunden werden. Für eine gelungene Flexibilisierung sollten Unternehmen dabei die folgenden drei Punkte im Blick haben:
den technologischen Fußabdruck ihrer Mitarbeiter,
die einfache Bereitstellung von IT-Ressourcen und
das Thema Sicherheit, das gerade beim Remote-Arbeiten von entscheidender Bedeutung ist.
Punkt 1: Arbeitsprofil erstellen
Um die IT an jedem Arbeitsplatz innovativer, nutzerfreundlicher und individueller zu gestalten, sollten Unternehmen ein Arbeitsprofil ihrer Mitarbeiter erstellen und so den technologischen Fußabdruck jedes einzelnen erfassen. Im Rahmen dieser sogenannten Employee Journey finden die Verantwortlichen heraus, wie die Beschäftigten jeden Tag durch ihre Aufgaben und Entscheidungen navigieren, wie die Kommunikation stattfindet und welche Technologien genutzt werden. Mit diesem Wissen in der Hand können Mitarbeiter mit den entsprechenden Arbeitsgeräten ausgestattet werden, was auch ihre umfassende Vernetzung sowie den Einsatz digitaler Kommunikationsmittel wie Messenger, Video-Chat-Systeme oder Conferencing-Tools beinhaltet. Beim Digital Workspace reicht allerdings ein One-size-fits-most-Ansatz bei weitem nicht aus, denn jeder Mitarbeiter hat individuelle Anforderungen und Bedürfnisse, die berücksichtigt werden müssen.
Punkt 2: IT-Infrastruktur as a Service
Im nächsten Schritt sollten Unternehmen die IT-Nutzung vereinfachen. Hinter einem "Digital Workspace" steckt im Idealfall ein integriertes Framework, das für die Bereitstellung und Verwaltung von Anwendungen, Daten und Geräten entwickelt wurde. Eine solche Lösung ermöglicht eine Automatisierung: Personalisierte Clients werden vorkonfiguriert, vorinstalliert und mit allen benötigten Anwendungen und Sicherheitsfunktionen ausgeliefert. Die Mitarbeiter können über einen Single-Sign-On nahtlos von jedem Gerät aus auf alle nativen SaaS- oder internen Anwendungen zugreifen.
Punkt 3: Sicherheit zählt auch am Remote-Arbeitsplatz
Ist der Arbeitsplatz nicht mehr unmittelbar in das Unternehmensnetzwerk eingebunden, öffnen sich Cyberkriminellen zahlreiche neue Einfallstore. Unternehmen müssen ihre Security-Maßnahmen entsprechend ausbauen, um sicherzustellen, dass Daten und IT-Assets geschützt und immer verfügbar sind. Dazu gehören:
Richtlinien für die Passwortverwaltung,
Regeln für die Datenklassifizierung und
die Verwendung eines VPN-Tunnels für das Remote-Arbeiten.
Auch sollten mobile Endgeräte mit Anti-Virus- und Anti-Malware-Lösungen vor Schadsoftware und mit Hardware-basierten Lösungen für die Authentifizierung wie beispielsweise Fingerabdruck- und Smartcard-Lesegeräten oder Kameras mit Iris-Scan vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden. Damit gehen bei Verlust oder Diebstahl keine wichtigen Daten verloren. Über ein integriertes Framework, das für die Einrichtung sicherer digitaler Arbeitsplätze konzipiert ist, können Unternehmen zudem Richtlinien definieren, welche Endgeräte Zugriff auf welche Bereiche des Firmennetzes erhalten. So können auch private Geräte der Mitarbeiter, die beruflich genutzt werden, in das Konzept miteingebunden werden.
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Individuelle Lösungen statt Patenrezepte
Für die praktische Umsetzung neuer Arbeitsformen gibt es kein allgemein gültiges Patentrezept. Vielmehr muss jedes Unternehmen den für seine individuellen Anforderungen passenden Mix finden und dabei die bestehende Arbeitskultur berücksichtigen. Der erste Schritt auf dem Weg zu neuen Arbeitsmodellen ist die gründliche Analyse der Ausgangssituation. IT-technisch ist eigentlich fast alles machbar. Eine effiziente Flexibilisierung von Arbeits-, Kommunikations- und Kooperationsprozessen erfordert aber neue Rahmenbedingungen und Kompetenzen. Das schließt einen tiefgreifenden Wandel der Organisationsstrukturen und Führungskultur mit ein. (bw)