Ein Mitarbeiter musste die Daten dann einzeln auslesen, dem richtigen Kunden zuordnen, und mit den Angaben aus der Antragsstrecke der Bank abgleichen. Dabei stellt die Deutsche Post die Idents auch als XML-File zur Verfügung! Dieses maschinenlesbare Format war für die Automatisierung dieses Prozesses natürlich Gold wert." Heute wird der gesamte Prozess, vom Auslesen bis zur Korrektur von Daten, von einem Softwareroboter ausgeführt.
Doch zurück zum Pilotprojekt: Ist der richtige Prozess gefunden, dokumentiert und optimiert, geht es ans Testen. Um Schwierigkeiten so früh wie möglich zu erkennen und zu beheben, müssen Tests in enger Absprache mit den Prozessverantwortlichen erfolgen. Läuft alles nach Plan, kann der Prozess aus der Testumgebung in den realen Betrieb überführt werden. Er sollte aber noch eine Weile intensiv beobachtet und gegebenenfalls angepasst werden. Sind auch die letzten Probleme beseitigt, wird der Prozess an die für die Automatisierung verantwortlichen Mitarbeiter übergeben. Jetzt meldet sich der Serviceroboter zum Dienst.
Vorsprung durch Technik-Kombinationen
Sein volles Potenzial entfaltet RPA im Zusammenspiel mit anderen Technologien. Signavio-Mann Gerrit de Veer spricht von "Hyperautomation". Gefragt sind dabei Lösungen zum Vereinfachen, Entdecken, Entwerfen, Messen, Verwalten und Automatisieren von Arbeitsabläufen. "Setzt man zum Beispiel künstliche Intelligenz zusammen mit Software-Robotern ein, erhält man Intelligent RPA", ergänzt Ullbrich. Im Idealfall entstehen Bots, die kognitive Fähigkeiten mitbringen und so auch unstrukturierte Daten erkennen und verarbeiten können.
Ein Einsatzszenario kann die Buchhaltung sein: Dass Software auf einer eingehenden Rechnung Bestandteile wie Betrag, Absender oder Datum erkennt und verarbeitet, ist heute Standard. Ein Serviceroboter schafft das sogar, wenn diese Informationen in verschiedenen Dokumenten und an unterschiedlichen Stellen stehen. Diese gesammelten Informationen werden dann entlang des Prozessflusses weiterverarbeiten.
Wem das noch nicht genug ist, der kann seinen Serviceroboter nach individuellen Bedürfnissen weiter aufrüsten. Einige Angebote enthalten beispielsweise Data-Analytics-Anwendungen, die die Effizienz des RPA-Einsatzes auswerten. Auch können Angebote oft mit Anwendungen externer Anbieter integriert werden, die sich auf entsprechenden Online-Marktplätzen finden.
Die Mitarbeiter müssen den Sinn erkennen
RPA bietet Potenzial, doch viele Anwender sind bei ihren ersten Gehversuchen auch schon auf Widerstände gestoßen. Wichtig ist es, die Mitarbeiter von Anfang an mit an Bord zu haben. Sie sind es, die von optimal eingesetzten Software-Bots am meisten profitieren. Je klarer und überzeugender das Management dies vermitteln kann, desto sicherer ist die Unterstützung der Basis.
Schließlich hat kein Controlling-Mitarbeiter Freude daran, für ein Monatsreporting händisch Daten aus unterschiedlichen Quellen zu aggregieren, in das richtige Format zu bringen - und dann festzustellen, dass irgendwo unterwegs eine Null verlorengegangen ist. Nimmt ein Serviceroboter diese Aufgabe ab, kann sich das Controlling wieder auf Aufgaben konzentrieren, die seiner Kompetenz entsprechen - eine Win-Win-Situation, die Unternehmen wie Mitarbeitern viele Möglichkeiten eröffnet. (hv)