Bei Arla, einer großen schwedisch-dänischen Molkereigenossenschaft, geht die Rechnung auf: Das Unternehmen setzt RPA als Problemlösungs-Framework für den Supply-Chain-Betrieb ein. Innerhalb von drei Jahren konnten so etwa 1,25 Millionen Euro eingespart werden; eine optimierte Produktverwaltung steuerte weitere 400 000 Euro Ersparnis bei. Zugleich sank die durchschnittliche Bearbeitungszeit für ein Service-Ticket dramatisch - von 15 Minuten auf 20 Sekunden.
Identifizieren, dokumentieren, optimieren
Wer herausfinden möchte, ob sich RPA-Tools lohnen, sollte sich zunächst mit der Geschäftsprozess-Optimierung und Automatisierung generell beschäftigen. Wichtig ist die Wahl eines geeigneten Pilotprojekts: Erst einmal müssten dazu alle beteiligten Parteien an einen Tisch kommen, betont Ullbrich: "Nur wenn Management, IT und Fachabteilungen zusammenarbeiten, lässt sich das nötige Wissen über alle Prozessschritte hinweg erfassen".
Für die ersten Schritte mit RPA eigen sich Prozesse, die schnell und unkompliziert umzusetzen sind und trotzdem einen Einspareffekt bringen. Um diese zu identifizieren, empfiehlt Signavio-Vertriebler de Veer, sich folgende Fragen zu stellen: Wiederholt sich der Prozess häufig? Folgt er festen Regeln oder Richtlinien? Basiert er auf Daten? Läuft er vollständig digital ab? Ist er standardisierbar? "Wenn alle Fragen mit Ja zu beantworten sind, lässt sich der Prozess in den meisten Fällen gut automatisieren", so der Manager.
Process Mining als Stütze
Auch Process Mining kann bei der Auswahl geeigneter Prozesse eine Stütze sein: Diese Programme rekonstruieren Geschäftsprozesse mithilfe digitaler Spuren in vorhandenen IT-Systemen und stellen somit die realen Geschäftsabläufe grafisch dar. Neben den Prozessen zeigen Process-Mining-Tools auch deren Performance. Anwender erfahren also wie lange bestimmte Schritte dauern und wo Stellen oder Engpässe sind, die besonders viel manuelle Verarbeitung erfordern.
Ist der geeignete Pilotprozess auf diese oder andere Weise erst einmal identifiziert, erfolgt die Dokumentation der einzelnen Prozessschritte auf dem Key-Stroke-Level. Es wird erfasst, wie lange ein Mitarbeiter im Durchschnitt braucht, um den Prozess mit den bestehenden Systemen fehlerfrei zu bearbeiten. Daraus ergeben sich Optimierungspotenziale: Können einzelne Prozessschritte zusammengefasst oder sogar weggelassen werden? Wo lassen sich Abläufe standardisieren?
"Die Buchhaltung ist hier ein einfaches Beispiel", erklärt Ullbrich. "Anstatt Rechnungen an individuelle Mitarbeiter zu verschicken, wird eine zentrale Rechnungsadresse eingerichtet. Der Prozess ist standardisiert, und der Softwareroboter muss auf nur ein Postfach zugreifen."
Beispiel PostIdent-Verfahren
In manchen Fällen ist das Automatisierungspotenzial sogar schon im aktuellen System angelegt - es wird bloß nicht genutzt. Leadvise-Reply- Manager Alexander Beeck erklärt das am Beispiel PostIdent im Banking-Bereich: "Bei der manuellen Bearbeitung wurden die PostIdents als Scans aus dem Webportal der Deutschen Post heruntergeladen.