RPA in Gartner's Hype Cycle Artificial Intelligence
In Gartner's Hype Cycle for Artificial Intelligence 2018 befinden sich RPA-Tools aktuell auf dem Gipfel der überzogenen Erwartungen. So suchen Unternehmen nach Möglichkeiten, damit Kosten zu senken, Legacy-Anwendungen zu verknüpfen und einen hohen ROI zu erzielen. Inwieweit sich der Einsatz von Software-Robotern für eine Firma aber tatsächlich auszahlt, hängt laut Gartner davon ab, ob das RPA-Tool den individuellen Anforderungen der Organisation entspricht.
Die Marktforscher rechnen aber für die nahe Zukunft mit einem wachsenden Angebot an RPA-Lösungen sowie einem steigenden Interesse von Softwareanbietern, die mit dieser Funktionalität ihre Umsätze steigern wollen. Tornbohm zufolge zählen dazu insbesondere Anbieter von Testing-Lösungen und Firmen aus dem BPM-Bereich (Business Process Management).
Darüber hinaus zeichnet sich eine weitere Marktentwicklung ab: die Integration von KI- und Machine-Learning-Funktionen in die RPA-Produktsuiten. Die sogenannten kognitiven RPA-Systeme sollen so in der Lage sein, mehr Arten von Automatisierung zu ermöglichen, ohne speziell dafür vorkonfiguriert oder programmiert worden zu sein.
Erst evaluieren, dann implementieren
Damit ein RPA-Projekt den erwünschten Erfolg bringt, müssen Führungskräfte zunächst die möglichen Anwendungsfälle von RPA in ihrer Organisation bewerten und dabei auch Szenarien miteinbeziehen, mit denen mehr Umsatz generiert werden kann. "Konzentrieren Sie sich nicht nur auf RPA als Mittel, um die Personalkosten zu senken", so Tornbohm. Außerdem sollten sich die Entscheider bereits im Vorfeld darüber klar sein, was die Tools leisten müssen und wie sie das Unternehmen im Rahmen seiner Digitalisierungsstrategie zur Automatisierung von Abläufen einsetzen kann.
- Keep it simple – der falsche Einstiegsprozess
Der häufigste Fehler bei der Implementierung eines RPA-Projekts ist die Wahl des falschen Prozesses. „Falsch“ heißt für den Anfang zu komplex oder zu speziell. Zu empfehlen ist für den RPA-Einstieg die Wahl eines einfachen Prozesses. Damit stellt sich der Erfolg eher ein. - Brauche Input! Aber bitte digital
Bei der Wahl des richtigen Prozesses gilt der erste Blick den Daten. Um die Interaktion durch den Menschen gering zu halten, sollten die zugrundeliegenden Daten natürlich möglichst digital vorliegen. - Strukturierte Daten: Ordnung muss sein
Was ein Unternehmen bekommt, wenn es einen semioptimalen Prozess digitalisiert, hat der damalige Bitkom-Präsident Thorsten Dirks auf dem IT-Gipfel 2015 recht drastisch beschrieben. „Organisation geht vor Automatisierung“ gilt auch bei RPA, deshalb sollten die Daten möglichst strukturiert vorliegen. - Text schlägt Bild
Noch ein Hinweis zum Thema Daten, um den richtigen Prozess für den RPA-Einstieg zu identifizieren: Text- und Zahlenbasierte Daten lassen sich leichter mit RPA verarbeiten als Bildinformationen. - Vorteil Standard
Die Vorteile von standardisierten IT-Prozessen sind mannigfaltig. Stichworte sind Kosteneffizienz, sichere IT in hoher Qualität, transparentes Monitoring und Reporting etc. Je standardisierter ein Prozess ist, desto besser ist er für den RPA-Einstieg geeignet. - Stabilität ist Trumpf
Stabilität sollte nicht mit Stagnation verwechselt werden. Für RPA sind stabile Prozesse enorm wichtig. Denn die Software dient der Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen. Sie arbeitet dabei den Prozess genauso ab, wie ein Mensch das machen würde. Läuft der Prozess stabil, sind Interaktionen von Menschen nur selten oder gar nicht nötig. - Die Masse machts - Prozesse mit hohem Volumen wählen
Je häufiger ein Prozess vorkommt, desto größer ist die Entlastung durch RPA. Da Mitarbeiter meist erst einmal skeptisch auf den Ersteinsatz von RPA reagieren, hilft ein Prozess der ein hohes Volumen hat, auch bei der Akzeptanz der Robotics durch die Belegschaft. - RPA als Erbsenzähler? Unbedingt!
Fehleranfällige Prozesse sind häufig monotone Tätigkeiten, in die sich irgendwann der berühmte Schlendrian einschleicht. Aber für RPA gibt es keine Monotonie. Wenn der Prozess fehleranfällig ist, können sie ihre Stärken besser ausspielen! - Das Team gewinnt
Automatisierungen folgen in den meisten Unternehmen einer Strategie. Diese sollte mit einem zentralen Team verfolgt werden, das Informationen bündelt und RPA über Geschäftseinheiten hinweg einführt. Kleine Gruppen ohne Informationsaustausch über Learnings sind dazu verurteilt, die Fehler der anderen zu wiederholen. - Strategie: Was sind die nächsten Schritte?
Spötter sagen, dass eine Strategie vor allen Dingen festlegt, was nicht zu tun ist. Eine Automatisierungsstrategie hat klare Vorteile: Denn sobald Robotic Process Automation gut eingeführt ist, finden sich neue Anwendungsmöglichkeiten wie von selbst. Mit einer Strategie kann das Team abwägen, welche Prozesse zu priorisieren sind. - Hauseigene IT einbeziehen
Ein Vorteil von RPA ist es, dass es von der Fachabteilung angestoßen werden kann. Eine automatisierte Schatten-IT kann aber nicht das Ziel ein. Selbst wenn das Projekt von der Fachabteilung gesteuert wird: Bei der Implementierung der RPA ist die Unterstützung der IT notwendig.
Der nächste Schritt ist aus Sicht der Gartner-Analystin dann die Identifizierung von Quick Wins für RPA. Dies können Aufgaben sein, bei denen Mitarbeiter nur Daten zwischen Systemen austauschen müssen oder bei denen es sich um strukturierte, digitalisierte Daten dreht, die nach vordefinierten Regeln verarbeitet werden.
Selbst wenn es sich dabei um Szenarien handelt, bei denen RPA einen hohen ROI liefert, ist es wichtig, als Alternative auch bestehende Tools und Dienste in Betracht zu ziehen, rät die auf BPM, RPA und IT-Services spezialisierte Analystin. Wenn diese bereits einen erheblichen Teil der erforderlichen Funktionalitäten zu einem angemessenen Preis bereitstellen, könnten sie parallel zu RPA oder als Hybridlösung eingesetzt werden. Bei der Auswahl des geeignetsten Tool-Anbieter empfiehlt Gartner, die Kandidaten hinsichtlich ihrer Roadmap in Richtung kognitive RPA zu befragen.