Wenn Freiberufler in Projekten arbeiten, konzentrieren sie sich oft auf die technische Konzeption und die Umsetzung der Lösung. Dabei ist es genauso wichtig, Interessenvertreter wie die Sponsoren, die Geschäftsführung oder allen möglichen Akteure kontinuierlich über den Projektstatus zu informieren und bei ihnen für das Projekt zu werben. Dann können auch Risiken früh erkannt, ihnen gegengesteuert und das Scheitern des Projekts verhindert werden.
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Freiberufliche Projekt-Manager müssen hier umdenken und sich fragen, wie sie diese Akteure in ihre tägliche Arbeit einbinden können. Dies fängt damit an, dass sie ihre Tätigkeiten in bestimmten Zeitabständen verständlich und detailliert dokumentieren und damit ihren Arbeitsfortschritt offen legen. Projekt-Management-Methoden helfen hier weiter. Ein Beispiel ist das von IBM entwickelte Denkgerüst "Seven Keys to Success" , das heute in vielen Projekten eingesetzt wird. Für so manchen mögen Begriffe wie " Work and schedule predicted" oder "delivery organisation benefits realized? theoretisch oder abschreckend klingen. Dennoch können Freiberufler diese Schlüssel in ihrer Projektarbeit anwenden und dadurch zum Projekterfolg beitragen.
Projekt-Management: Transparenz durch Standards
Einer der bekanntesten Organisationen, die sich mit dem Thema beschäftigt, ist das Project Management Institute (PMI) mit Hauptsitz in den USA. Ziel der Organisation ist es, die Art, wie Projekte geplant, durchgeführt, analysiert und abgeschlossen werden, weitestgehend zu standardisieren. Die Methodik ist in einem Buch namens "Project Management Book of Knowledge" zusammengefasst. Das Institut bietet auch die Möglichkeit, eine entsprechende Prüfung abzulegen und die erworbenen Kenntnisse durch den Titel "Project Management Professional (PMP)" zu zertifizieren.
Die PMI-Methode ist branchenunabhängig und lässt sich in jedem Umfeld anwenden. Den Vorteil dieser generischen Methodik haben auch Blue-Chip-Firmen erkannt und auf deren Grundlage ihre eigenen Projekt-Management-Vorgehensweisen entwickelt. Oft fließen sogar bewährte Methoden aus der Praxis wieder in die PMI-Methode zurück.
1. Schlüssel: Stakeholders committed
Sind alle Interessenvertreter, die vom Erfolg oder Misserfolg des Projektes betroffen sind, im nötigen Umfang engagiert? Dies kann die direkte Führungsebene sein, die wichtige Entscheidungen trifft, aber auch ein Projektleiter auf der Kundenseite, der einen kritischen Beitrag zum Endprodukt leistet, indem er an einer Schnittstelle mitentwickelt.
Wenn Sie Bedenken haben, dass wichtige Parteien ihren Verpflichtungen nicht nachgehen, dann setzen die Spielregeln voraus, dieses Problem früh zu eskalieren ist. Die Farben einer Ampel werden dazu genutzt, das Ausmaß zu klassifizieren:
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Rot: " Das Problem ist außer Kontrolle geraten. Die Führungsebene muss eingreifen, um das Problem zu beheben."
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Gelb: "Ein Problem wurde erkannt, ist aber mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen und Mitteln in Griff zu bekommen."
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Grün: "Keine Eskalation erforderlich".
Finden Sie heraus, ob alle Interessenvertreter engagiert sind. Wenn nicht, suchen Sie nach der Ursache. Erhalten alle die Statusberichte? Sind vielleicht die falschen Personen vertreten? Oder sitzen böswillige Interessenvertreter mit im Boot, die das Projekt kippen wollen? Sie haben es in der Hand, früh zu reagieren oder die nächst höhere Ebene über das Problem zu informieren.