Übersichtlichkeit schafft neue Möglichkeiten

Die Vorzüge einheitlicher Adressdaten in allen Unternehmensbereichen liegen auf der Hand: "Die gemeinsame Datenpflege an einer zentralen Stelle verbessert die Datenqualität, wobei der Pflegeaufwand gleichzeitig deutlich sinkt." In der Akte sind bereits erteilte und erledigte Aufträge des Mandanten transparent abgelegt und in Form von spezifischen Mandantengruppen dargestellt. Auch bei der Korrespondenz unterstützt das Mandanten-Management-System die Anwender: Kontaktdaten müssen nicht manuell eingetragen werden, sondern fügen sich automatisch in das jeweilige Word-Dokument ein. Dies erleichtert zum einen das Erstellen von Serienbriefen und Mailings, zum anderen können E-Mail-Vorlagen mit Anlagen im System hinterlegt werden. Damit kommt auch die elektronische Post stets im gleichen Erscheinungsbild beim Mandanten an.

Was die Auftragsverwaltung angeht, sehen die Mitarbeiter bei Bedarf Budget, Kosten und Umsatz eines aktuellen Projekts im System ein. "Die Grundfunktionen unseres CRM-Systems sind selbsterklärend, und wenn man einmal das Grundprinzip des Verknüpfens verstanden hat, dann versteht man das ganze System von allein", ist sich der Projektleiter sicher.

Mit der digitalen Mandantenakte unterwegs

Im mobilen Einsatz können die Daten entweder auf ein Endgerät wie PDA abgeglichen oder via Internet über den Web-Client online eingesehen werden. "Jeder Mitarbeiter hat so an jedem Ort die Möglichkeit, auf persönliche und unternehmensweite Daten zuzugreifen und diese zu bearbeiten", sagt Gleichauf. Adressen, Aufgaben und Termine sind außer Haus auf Tastendruck veränderbar. Zusätzlich komme die Web-basierende Intranet-Lösung "Teamworks" von CAS zum Einsatz, über die auch Mitarbeiter anderer Niederlassungen den Terminkalender ihrer Kollegen online einsehen können.