Im Auftrag der Kanzlei erstellte das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO), Stuttgart, einen Anforderungskatalog, der festhielt, was ein neues System unter allen Umständen leisten sollte. Im Wettbewerb setzte sich die CAS-Lösung gegen Produkte anderer Anbieter durch. Für die Software sprach, dass in einem System alle erforderlichen Daten zusammengeführt werden und Mitarbeiter dezentral von jedem Arbeitsplatz aus darauf zugreifen können. "Da unsere Mitarbeiter sehr oft unterwegs sind, muss dies auch im mobilen Zugriff einwandfrei funktionieren", erklärt Gleichauf.

Den Zuschlag für die Implementierung erhielt Itdesign in Tübingen. Das Unternehmen stellte die nötigen Verbindungen zwischen den verschiedenen Systemen her und passte die Standard-CRM-Lösung an die besonderen Bedürfnisse von Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern und Rechtsanwälten an, insbesondere im Adressbereich: In der Mandantenakte sind Punkte wie Prüfungspflicht, Rechtsform, Lebenspartner, Mandantennummer und -bezeichnung oder Konzernbildung verfügbar.

Nahtloses Zusammenspiel

Die neue Lösung fungiert als Brücke zwischen den verschiedenen Software-Inseln: Über Schnittstellen fließen alle notwendigen Informationen in das zentrale Mandantensystem. Aus dem bereits vorhandenen Kanzleiorganisationssystem "Datev Eigenorganisation comfort" werden rund 20.000 erfasste Mandantenkontakte, vorwiegend Firmenadressen, abgerufen. Aus Microsoft-Exchange und -Outlook werden die Termine und Ansprechpartner in die neue Datenbank übernommen und komplettieren den Bestand.

Die Software bietet zudem die Möglichkeit, eingehende und ausgehende E-Mails sowie wichtige Dokumente in das Wissens-Management-System "Hyperwave IS/6" oder auf das File-System zu archivieren. Dokumente gehen damit nicht verloren und lassen sich über Volltext- oder Schlagwortsuche schnell wiederfinden. "Der Nutzer merkt vom Zusammenspiel der verschiedenen Systeme nichts: Die Mandantenstruktur ist in allen Systemen identisch und wird automatisch angelegt", betont Gleichauf. Werden Adressen beispielsweise verändert, aktualisieren sie sich über die Schnittstellen automatisch in allen Systemen.