In vielen Branchen herrscht nach wie vor akuter Fachkräftemangel - und Unternehmen ergreifen eine Vielzahl von Maßnahmen, um die besten Talente für sich zu gewinnen. Employer-Branding-Kampagnen und andere Initiativen zielen darauf ab, das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber mit exzellenten Perspektiven zu positionieren. Dabei lassen die Verantwortlichen jedoch oft naheliegende Chancen ungenutzt, sich positiv von anderen Wettbewerbern im Arbeitsmarkt abzugrenzen.
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In vielen Unternehmen müssen die gefundenen Top-Talente nach ihrem Einstieg erst einmal tagelang warten, bis sie alle benötigten IT-Ressourcen nutzen können:
Die Hardware ist nicht vorbereitet,
Benutzerrechte wurden noch nicht vergeben und
die Zugänge zu den wichtigsten Geschäftsanwendungen sind nicht eingerichtet.
Statt sofort mit der Arbeit zu beginnen, pendeln die neuen Leistungsträger erst einmal zwischen IT-Support, Vorgesetzten und Personalabteilung, bis alle benötigten Systeme funktionieren. Dies ist weder förderlich für die Motivation der Mitarbeiter noch für ihre Produktivität.
Onboarding und Offboarding-Prozess standardisieren
Um neuen Mitarbeitern vom ersten Tag an ein positives Bild vom Unternehmen zu vermitteln, sollte das Onboarding stattdessen reibungslos innerhalb von einigen Minuten oder wenigen Stunden erledigt sein. Idealerweise läuft der gesamte Prozess vollautomatisiert entsprechend den einmal definierten Regeln und Vorgaben ab - ohne dass noch manuelle Eingriffe notwendig sind.
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Auch komplexe Infrastrukturen dürfen dabei kein Hindernis sein. Ganz gleich, wo die Unternehmensanwendungen laufen - physisch, virtuell oder in der Cloud - und wie viele Endgeräte der Arbeitsplatz umfasst. Anwender erwarten heute, dass ihnen "on the fly" eine komplette Arbeitsumgebung zur Verfügung gestellt wird. Die IT sollte dabei im Hintergrund dafür sorgen, dass die einzelnen Komponenten des digitalen Arbeitsplatzes reibungslos zusammenspielen. Dies reicht von der Umsetzung der Zugriffsrechte und Compliance-Richtlinien bis zur Integration der unterschiedlichen Ressourcen und Systeme.
- So steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit
Unternehmen sollten das Glück ihrer Mitarbeiter wie jeden anderen Produktionsfaktor optimieren. Um die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, reichen oft schon kleine Veränderungen. Welche, verrät Dr. Anne-Katrin Sträßer, Dozentin an der FH Kufstein und Leiterin des Happiness Management Instituts in München. - Messbare Kriterien finden
Wie jeder Bereich, den Unternehmen optimieren wollen, sollte auch das weite Feld des „Glücks“ zunächst mit Blick auf messbare Faktoren betrachtet werden. Hier kommen Happiness Scorecards ins Spiel. Sie basieren auf dem Oxford-Glücksfragebogen, einem von Peter Hills und Michael Argyle erarbeiteten Fragenkatalog, mit dem Glück messbar ist. - Gezielt auf Stärken der Mitarbeiter setzen
Laut einer Umfrage des Gallup-Instituts sind Menschen in ihrer Arbeit sechs Mal engagierter, wenn sie sich jeden Tag auf ihre Stärken fokussieren können. Es lohnt sich also für Unternehmen, die Talente von Mitarbeitern zu fördern und abzurufen. - Auf einen wertschätzenden Führungsstil achten
Ein wertschätzender Führungsstil wird in der Regel eine positive Entwicklung in Gang setzen. Der Grund: Das, worauf Personen ihre Aufmerksamkeit richten, wird verstärkt. Wer also zum Beispiel nach Fehlern sucht, wird Fehler finden und sogar provozieren. Die Suche nach positiven Aspekten im Verhalten fördert hingegen ein solches. - Gestaltungsfreiräume schaffen
Die Kontingenztheorie für situatives Führen unterscheidet den Reifegrad eines Mitarbeiters. Er umfasst zwei Aspekte: einen sachlichen und einen psychologischen. In sachlicher Hinsicht wollen „reife“ Mitarbeiter Verantwortung. Sie entwickeln ihre Fähigkeiten und ihr Fachwissen selbständig. In psychologischer Hinsicht möchten „reife“ Mitarbeiter etwas erreichen. Sie sind motiviert und engagiert. Erhalten sie zu wenig Autonomie und Handlungsspielraum in ihren Tätigkeiten, wirkt sich das negativ auf ihr Glücksempfinden und schließlich auch auf ihre Motivation aus. Zu viel Kontrolle durch den Vorgesetzten wäre also kontraproduktiv. - Auf die Beziehungsebene achten
Die sogenannte „hohe Sachorientierung“ der deutschen Arbeitswelt schafft viele Probleme. Das heißt, das Ergebnis einer Aufgabe ist oft wichtiger als die Gestaltung der Beziehung mit jenen Menschen, mit denen die Aufgabe ausgeführt wird. In Deutschland ist es wichtig, schnell ein gutes Ergebnis zu erzielen, auch wenn dafür manchmal „klare Worte“ gesprochen oder direkte Konfrontationen in Kauf genommen werden müssen. Immerhin hat in vielen modernen und international geprägten Unternehmen mittlerweile eine informellere und sozial betontere Kultur Einzug gehalten. - Positive Grundstimmung erzeugen
Emotionen übertragen sich immer auch auf die Interaktionspartner. In Vertriebsschulungen wird Verkäufern deshalb aus gutem Grund nahegebracht, dem Kunden gegenüber gute Laune zu signalisieren. Ein solches Verhalten überträgt sich und steigert die Kaufbereitschaft. Auch Humor und Selbstironie tragen zum Wohlempfinden bei. Glückliche Menschen nehmen sich selbst nicht so ernst und sehen die freudvolle und lustige Seite jeder Situation. Diese Freude ist ansteckend und wirkt sich auf die direkte Umgebung aus. Auch Spontanität und Authentizität wirken sich positiv aus.
Die mangelhaften Prozesse, die Mitarbeiter beim Eintritt in ein neues Unternehmen erleben, wiederholen sich häufig, wenn Mitarbeiter eine neue Rolle übernehmen oder aus dem Unternehmen ausscheiden. Auch beim Offboarding dauert es oft Tage oder sogar Wochen, bis die Berechtigungen wieder entzogen wurden und alle Anwendungszugänge gesperrt sind. Unter Compliance- und Sicherheitsgesichtspunkten ist dies sehr kritisch zu bewerten. Standardisierte Checklisten können auch hier helfen.
Unternehmensrichtlinien zu Corona & Co.
Neben einer funktionierenden Hard- und Softwareausstattung, die neuen Mitarbeitern vom ersten Tag an zur Vergügung stehen sollte, ist vor allem seit Beginn der COVID-19-Pandemie ein weiterer Punkt wichtig. Es geht um die Informationen zu wichtigen Unternehmensrichtlinien. Dazu können zum Beispiel die Vorgaben zählen, wann und in welchen Räumen das Tragen eines Mund-Nasenschutzes verpflichtend ist oder Regelungen zum Home Office. Auch der Umgang mit Unternehmens- und Kundendaten im Rahmen der DSGVO sollte dazugehören. Um auch in diesem Bereich die Abläufe zu standardisieren, kann zum Beispiel auf E-Learning zurückgegriffen werden. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die Lerninhalte der unterschiedlichen Bereiche regemäßig von den zuständigen Verantwortlichen auf ihre Aktualität überprüft werden.
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Abschließend macht es Sinn, wenn Unternehmen ihre On- und Offboarding-Abläufe einmal genauer unter die Lupe nehmen. Gerade in einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt hat das Thema deutlich mehr Aufmerksamkeit verdient. Die IT spielt für die Optimierung der relevanten Prozesse eine Schlüsselrolle. Sie kann heute viele manuelle Tasks auf Basis von Richtlinien und Benutzerkontext automatisieren und so jedem Anwender sofort die Tools zur Verfügung stellen, die er für seine Aufgaben benötigt.
Mit Self-Services kann die IT noch einen Schritt weiter gehen und Anwendern den Benutzerkomfort bieten, den sie aus dem privaten Umfeld von Apple, Google, Amazon und Co. kennen. Damit verwandelt sie die für die Mitarbeiter wichtigen Prozesse in ein positives, professionelles Erlebnis. Denn für das On- und Offboarding gilt dasselbe wie für jede Begegnung im Leben: Der erste und der letzte Eindruck zählen. (bw)