Es führt aktuell kein Weg daran vorbei: Das Thema Smart Workplace ist in aller Munde. Die COVID-19-Pandemie befeuert Diskussionen um Home Office und Remote Work. Der Arbeitsplatz der Zukunft wird unabhängiger von der Unternehmens-Hardware und physischen Arbeitsplätzen sein.

Doch die Umsetzung stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen, da sind sich die Experten beim Round Table einig. Nicht immer ist jedoch Technologie die große Hürde, sondern vor allem die fehlende Change-Kultur in Unternehmen, der es oft nicht gelinge, alle Beteiligten gleichermaßen abzuholen und die Modernisierung des Arbeitsplatzes voranzutreiben.

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Alle Generationen mitnehmen

Müssen sich Unternehmen zunehmend an den jungen Kollegen orientieren, wenn sie auch künftig attraktive Arbeitsplätze bieten wollen? Brauchen deutsche Firmen gar zu lange bei der Einführung neuer Technologien und Arbeitsprozesse? Michael Gerner, Enterprise Account Manager von Aruba, sieht das kritisch. Unternehmen dürfen sich demnach nicht nur an der Generation Z orientieren. "Junge Berufseinsteiger haben in der Regel eine gute technische Ausbildung, aber nur wenig Erfahrung. Die älteren Mitarbeiter sind zwar oft die Arbeit in verschiedenen Spaces nicht gewohnt, jedoch mit ihrer jahrzehntelangen Erfahrung ein stabiler Ast im Unternehmen. Da gibt es ein Spannungsfeld, in dem man vermitteln muss, um beide Seiten abzuholen."

Das könne allerdings nicht gelingen, wenn man bei der Einführung neuer Technologien und Arbeitsabläufe mit der "Bombenwurfmethode" vorgehe. Doch Unternehmen, die bei der digitalen Integration der Arbeitsplätze smart und etwas behutsamer vorgingen, könnten die verschiedenen Generationen gemeinsam ins Boot holen.

Für Falk Sonnenschmidt, Director Enterprise Solutions von everphone, ist Stringenz hingegen essenziell beim Wandel zu Smart Workplaces. Natürlich könne es sinnvoll sein, neue Technologien zunächst mit den Early Adopters im Unternehmen zu testen, bevor alte Systeme vollständig ersetzt würden. "Aber wenn 90 Prozent der Angestellten ihre Daten in der Cloud ablegen, während zehn Prozent weiterhin lokal speichern, dann geht das Konzept nicht auf. Da gibt es keine ,Ja, aber'-Mentalität. Entweder man nutzt eine Plattform und alle profitieren davon, oder eben nicht. Natürlich fehlt zu Beginn bei den Mitarbeitern oft das Know-how im Umgang mit neuen Applikationen oder Devices, aber die Firmen müssen da einen klaren Fahrplan vorgeben."

Sonnenschmidt sieht vor allem die Geschäftsführung in der Verantwortung. Dass sich gerade langjährige Mitarbeiter schwer täten, Veränderungen anzunehmen, liege in erster Linie daran, dass es in der Vergangenheit seitens des Managements eine zu geringe Fehlertoleranz gegeben habe. Unternehmen müssten mehr Anreize zur Veränderungs- und Risikobereitschaft schaffen, damit die Belegschaft die Transition aktiv mitgestalten kann.

Auch für Sylvia List, General Manager Solutions von NTT Germany, ist die Definition des Arbeitsplatzes der Zukunft eine klare Führungsaufgabe. Die Art und Weise zu verändern, wie im Unternehmen gearbeitet wird, könne nicht gelingen, wenn das Management nicht mit gutem Beispiel vorangeht und den Wandel lebt.

Für Alexander Braumann, Collaboration Business Development Manager bei Cisco, liegt der Fokus der Debatte nach wie vor zu stark auf technologischen Problemstellungen. Vielmehr müssen Unternehmen sich fragen, ob sie bereit sind, Verantwortung abzugeben und Arbeitnehmern die Entscheidung zu überlassen, wo und wie sie heutzutage arbeiten wollen. "Das klassische Nine-to-five-Modell ist dann nicht mehr zeitgemäß, wenn Mitarbeiter jederzeit von überall arbeiten können."

Keine Patentlösungen

IT-Berater müssen flexibel sein und Unternehmen individuell unterstützen, da sind sich die Diskutanten einig. "Die Auswahl an Systemen ist heutzutage so groß wie noch nie. Das macht es für Entscheider sehr schwer, die passende Lösung zu finden. Kunden brauchen daher in erster Linie Beratung. Consultative Selling ist heute wichtiger denn je", betont Jan-Michael Sunkel, Teamlead B2B Product Management bei Telefónica.

Zudem wird die Menge an Applikationen, die in Unternehmen eingesetzt werden, vor allem durch jüngere Kollegen größer, was insbesondere IT-Abteilungen und -Berater vor Herausforderungen stellt. "Die jüngeren Mitarbeiter, die jetzt in die Unternehmen kommen, sind häufig sehr Tool-affin und können mit vielen neuen Applikationen umgehen, verstehen aber in der Regel die IT-Architektur dahinter nicht", so Jörg Tewes, Solution Manager bei Computacenter. "Die Frage, die sich IT-Berater stellen müssen, ist daher die: Wie schaffen wir es, dass das Geflecht aus Daten und Applikationen beherrschbar bleibt? Die User können nicht selbst entscheiden, ob Daten kritisch sind. Da ist die IT gefragt."

Wer als IT-Berater seine Kunden effektiv unterstützen wolle, müsse auf deren ganz individuelle Anforderungen eingehen, so Sylvia List. "Mit dem ,One Size Fits All'-Ansatz kommen wir nicht weit." So gebe es je nach Branche, Geschäftsmodell und Firmengröße teilweise erhebliche Unterschiede bezüglich der Anforderungen an die Unternehmenskultur. Viele Berater würden versuchen, mit einer vermeintlichen Patentlösung zu arbeiten, obwohl die Unterschiede meist elementar seien. "Lokal agierende Betriebe sprechen ganz anders über Teamwork und Kollaboration als Global Player. Wichtig ist, die Unternehmen da abzuholen, wo sie heute kulturell stehen, und ihnen zu helfen, ihre Stärken am Markt richtig auszuspielen."

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Business und IT müssen zusammenwachsen

Dass sich die Rolle der IT in Zukunft ändern muss, darüber sind sich alle Teilnehmer einig. Aktuell würden viele Modern-Workplace-Kampagnen gerade in größeren und internationalen Unternehmen häufig von der Personalabteilung getrieben, stellt NTT-Managerin List heraus. Dadurch würden sich die Anforderungen teilweise fundamental ändern: "Während für die IT vor allem die Performanz zählt, legen Personaler und das Facility-Management großen Wert auf die Employee Experience. Für Mitarbeiter der Generation Z spielt auch der Consumer-Aspekt eine große Rolle. Applikationen müssen heute schöne Benutzeroberflächen haben und intuitiv zu bedienen sein", so List. All diesen Anforderungen gerecht zu werden sei eine Herausforderung, für die Firmen häufig noch nicht den richtigen Lösungsansatz gefunden hätten.

Computacenter-Mann Tewes betont, IT-Abteilungen dürften nicht länger ein reiner Kostenpunkt im Unternehmen bleiben, sondern müssten zunehmend Enabler werden. "IT-Leiter müssen verstehen, wie das eigene Business funktioniert und womit das der Betrieb Geld verdient. Die Anforderung muss sein, mit der richtigen Technik das eigene Geschäft zu unterstützen", so Tewes. Das sei vor allem deshalb wichtig, weil erfolgreiches Business heutzutage nicht mehr ohne IT denkbar sei: "IT endet nicht am Device. Wir müssen IT als Hilfsmittel begreifen, das eigene Geschäft nach vorne zu treiben."

Ähnlich sieht das auch everphone-Manager Sonnenschmidt, der allerdings anmerkt, dass IT-Abteilungen häufig unter hohem Kosten- und Zeitdruck stünden. Unter diesen Bedingungen sei es kaum möglich, gemeinsam mit Mitarbeitern und Fachbereichen Use Cases und Tools zu entwickeln, die im Alltag zeitgemäßes Arbeiten ermöglichen. Dies führe dazu, dass Mitarbeiter für sich allein nach Lösungen suchen würden. Aber: "Die IT kann dem entgegenwirken, wenn sie sich stärker als Plattform-Orchestrator aufstellt und die interne Wertschöpfung bei Commodity-Prozessen reduziert."

Smart Workplace dank Employee Journey?

Doch wie sieht nun ein der ideale smarte Arbeitsplatz aus? Diese Frage können auch die Experten nicht einheitlich beantworten - zu unterschiedlich sind die Vorstellungen jedes Einzelnen, zu groß die Bandbreite selbst innerhalb von Unternehmen.

Eine weitere Schwierigkeit benennt Cisco-Mann Braumann: "Wenn wir über den Arbeitsplatz der Zukunft sprechen, reden wir immer darüber, wie wir unseren aktuellen Arbeitsstrukturen digital abbilden können. Aber in zehn Jahren sehen diese Strukturen wahrscheinlich schon wieder ganz anders aus", wirft er in die Runde. Gerade vor dem Hintergrund der aufkommenden Gig Economy entstünden zahlreiche neue Herausforderungen, wenn Unternehmen Teilbereiche ihres Geschäfts darauf ausrichteten, während das Kerngeschäft nebenher läuft. "Dieses Zusammenspiel wird ein großer Brocken für die IT werden, wenn die Grenzen zwischen internen und externen Vorgängen verschwimmen."

Gegen Ende der Diskussionsrunde liefert Telefónica-Mann Jan-Michael Sunkel jedoch einen Lösungsansatz, mit dem Unternehmen die einzelnen Anforderungen und Erwartungen von Mitarbeitern besser antizipieren können: "Was bei der Ausgestaltung von Smart Workplaces helfen kann, ist der Customer-Journey-Ansatz, mit dem sich die Abläufe für die einzelnen Mitarbeiter besser verstehen lassen. Die Analyse dieser, Employee Journeys' verdeutlicht gut, welche Anforderungen die Mitarbeiter einzelner Fachbereiche haben und wo sie sinnvoll unterstützt werden können."