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Eine noch vor der Pandemie von IDG und LogMeIn durchgeführte Studie zeigt, dass IT-Führungskräfte, die KI-basierte Lösungen entweder bereits eingeführt haben oder dies planen, das Potenzial der Technologie sehr positiv einschätzen. Mehr als die Hälfte der befragten Organisationen nutzt Künstliche Intelligenz (KI), um die Agilität, Effizienz und Geschwindigkeit in Betriebsabläufen und im Kundendienst zu erhöhen. Wie die Umfrage weiter ergab, kann KI aber auch in der Kommunikation und Kollaboration den einfachen, nahtlosen und intelligenten Informationsaustausch erleichtern. Dadurch bleibt mehr Zeit für die effiziente Interaktion in den Teams, was wiederum zur Erreichung ihrer Business-Ziele beiträgt.
Remote Team Management: Kollaboration trifft KI
Die Pandemie hat viele Unternehmen vor Remote-Work-Herausforderungen gestellt. KI-Tools können vor allem bei Remote Teams die Produktivität der Kommunikation und die Zusammenarbeit verbessern. Drei KI-unterstützte Technologien gelten laut IDG-Umfrage als potenziell am effektivsten, um Videokonferenzen und die Kommunikation verteilter Teams produktiver zu gestalten:
Predictive Alerts oder automatisierte Alerts weisen die Benutzer auf bevorstehende Besprechungen hin, erinnern an Aufgaben und schlagen sogar Folgemaßnahmen vor (45 Prozent der Nennungen).
Natural Language Processing (NLP) bietet die Möglichkeit, audiovisuelle Aufzeichnungen in Besprechungsnotizen umzuwandeln und in Schriftform zu transkribieren (43 Prozent der Nennungen).
Virtuelle Assistenten und Chatbots erleichtern die automatisierte Kommunikation sowohl firmenintern als auch mit Partnern oder Kunden, um bereits erste Fragen ohne FAQs oder andere aufwändige Maßnahmen zu klären (34 Prozent der Nennungen).
Drei von vier IT-Verantwortlichen (71 Prozent) setzen laut der Studie von IDG bereits KI-fähige Tools wie virtuelle Assistenten, NLP oder Predictive Alerts in ihrem Unternehmen ein. Dadurch nutzen Remote Teams Daten effizienter und Co-Creation-Prozesse werden beschleunigt. In Verbindung mit Spracherkennung und Analytics lassen sich Dokumentationen bei virtuellen Meetings wesentlich effizienter erstellen und erzielen eine qualitativ hochwertigere Auswertung der Ergebnisse. Insgesamt sorgt KI für mehr Produktivität, eine schnellere Entscheidungsfindung und eine verbesserte Wettbewerbsposition.
- Microsoft OneDrive
In Microsofts Online-Speicher One Drive lässt sich festlegen, wer auf welche Dokumente zugreifen darf. - Microsoft SharePoint
Auch Microsofts SharePoint dient als Content-Hub. Die Administration kann allerdings teilweise etwas kompliziert werden. - Google G Suite
Auch Google bietet Anwendern mit seiner "G Suite" eine komplette Office-Umgebung in der Cloud inklusive Mail, Business-Chat und Video-Konferenzen. Über ein Dashboard lassen sich die verschiedenen Google-Dienste aufrufen. - Dropbox
Dropbox bietet Business-Anwendern die Möglichkeit, Dokumente abzulegen, zu teilen und zu bearbeiten. - Box
Mit Box sollen sich Inhalte von überall aus steuern und verwalten lassen - auch mobil. - Axway Syncplicity
In Axway Syncplicity sorgen Activity-Feeds für Transparenz, wer Dateien und Ordner wie bearbeitet und verändert. - Egnyte
Egnyte bietet in seiner Content-Collaboration-Plattform eine Reihe von Security-Features. - Slack
Slack hat seine Chat-Lösung mit Funktionen für das Content-Handling erweitert. - Salesforce Quip
Mit Quip können Salesforce-Anwender Dokumente und Inhalte in ihrer Projekt-Workflows integrieren. - Amazon Workdocs
WorkDocs von Amazon konzentriert sich auf die Cloud und ist darauf ausgelegt, On-premise-Infrastrukturen abzulösen.
Verteilte Teams: KI senkt IT-Aufwand
Ein weiteres Ergebnis: Technologieunternehmen geben KI-Lösungen den Vorrang, die den Support-Bedarf der Endbenutzer reduzieren. Virtuelle Assistenten, beziehungsweise Chatbots gelten unter IT-Führungskräften als die wichtigste Technologie. Doch auch im Bereich Collaboration kann KI ihre Vorzüge ausspielen und Besprechungen produktiver machen, da sich damit Videokonferenzen leichter einrichten und durchführen lassen. Informationen können im Nachhinein schnell abgerufen werden, und die Aufzeichnung und Transkription von virtuellen Gesprächen erfordert wenig oder gar keinen IT-Einsatz.
Insgesamt ist der IT-Aufwand dank automatisierter KI-Unterstützung sehr gering, da die Sitzungen zentral verwaltet werden. Auch die Benutzerverwaltung wird durch angepasste Endbenutzerkontrollen und -funktionen verbessert. All das verringert den Support-Bedarf, sodass sich die IT-Abteilung auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren kann.
Ein Kommunikations- und Kollaborations-Tool mit KI-Funktionen auf Unternehmensebene sollte in der Lage sein, die Endbenutzer an bevorstehende Meetings und Aufgaben zu erinnern und die nächsten Schritte für die Zusammenarbeit der Teams vorzuschlagen. Ein intelligenter Meeting-Assistent zeichnet die Besprechung automatisch auf, transkribiert sie und durchsucht die Transkription nach bestimmten Informationen. Auf diese Weise lassen sich im Meeting vereinbarte Aufgaben automatisch den jeweiligen Mitarbeitern zuordnen. Möglich ist auch, an bestimmte Sequenzen zu springen, ohne sich die gesamte Aufzeichnung ansehen zu müssen.
Collaboration Tools: KI-ready
KI ist die Zukunft der Zusammenarbeit, fast alle Technologie-Entscheidungsträger erkennen ihr Potenzial, das sich durch die Herausforderungen der COVID-19-Pandemie sicher noch verstärken wird. Veraltete Technologien werden zunehmend durch intuitivere Lösungen ersetzt, die die Qualität der Zusammenarbeit verbessern und für nahtlose Nutzererfahrungen im Nachgang sorgen.
Obwohl die Umfrageteilnehmer die KI-gesteuerte Unterstützung auch in der Kommunikation und Zusammenarbeit bereits im Jahr 2019 befürworteten, ist die Technologie in diesem Geschäftsbereich bislang nur selten im Einsatz. Es lässt sich jedoch bereits ein Umdenken erkennen: Kommunikation & Zusammenarbeit sind einer der drei wichtigsten Bereiche, in denen die von LogMeIn und IDG Befragten KI einführen wollen.
Innovative flexible UCC-Technologien (Unified Communication & Collaboration), die gezielt auf die Anforderungen der Benutzer eingehen, sind künftig geschäftskritisch und werden in Zukunft noch wichtiger werden, wenn Remote Work immer mehr zur Regel wird. Die Entwicklung der KI in der Kommunikation und Kollaboration ist eine große Chance für eine intelligentere und effektivere Interaktion und eine stärkere Fokussierung im Arbeitsalltag. (mb)