Neue Funktion - neue Lizenz
Im Bereich der volumenabhängigen ERP-Lizenzierung stehen die SAP-Anwender vor nicht geringeren Herausforderungen. Die zu einem bestimmten Zeitpunkt mit bestimmten Funktionen eingekauften Produkte sind ständigen Veränderungen unterworfen und wurden im Lauf der Jahre häufig sogar in verschiedene weitere Produkte unterteilt.
Das hat wiederum zur Folge, dass plötzlich andere Namensgebungen existieren und man das im Kaufvertrag definierte Produkt in der Preisliste nicht wiederfindet. Nicht selten kommt es in diesem Bereich vor, dass der SAP-Kunde aufgefordert wird, weitere Lizenzen zu erwerben, da die genutzte Funktionalität nun nicht mehr in der alten Lizenz enthalten ist. Bei den volumenabhängigen Lizenzen finden sich unter anderem diese Metriken:
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Master Records (Stammsätze) stellen ein Vertragsverhältnis zwischen dem Unternehmen und einem Mitarbeiter dar, dessen Lohn oder Gehalt berechnet wird.
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Orders per Year (Aufträge pro Jahr) ist die Gesamtzahl der extern angelegten Kundenaufträge und Serviceaufträge oder Bestellungen, die pro Jahr verarbeitet werden.
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Active Customers/Vendors (aktive Kunden/Lieferanten) sind aktive Geschäftspartner-Stammsätze mit Finanztransaktionsdaten innerhalb der letzten zwei Jahre.
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Service Transactions (Servicevorgänge) sind die Gesamtzahl der jährlichen Tickets/Fälle, Beschwerden, Vorfälle, Serviceverträge, Garantieansprüche und Serviceaufträge pro Fachbereich zur Unterstützung der Geschäftsprozesse.
Effiziente SAP-Infrastruktur
Schaut man bei Unternehmen verschiedener Branchen in die Lizenzverträge, so liegt gerade in der Industrie und im Handel ein großer Anteil der Kosten im Bereich der Named-User-Lizenzen. Allerdings liefern die Verträge nur die kaufmännische Sicht. Viel wichtiger ist der technische Blick auf die Systeme. Nur durch diese Sichtweise erhält ein Unternehmen das elementar wichtige Wissen, was von den gekauften Lizenzen tatsächlich genutzt wird. Denn SAP-Kunden räumen ihrem Softwarelieferanten mit Abschluss des Lizenzvertrags das Recht ein, die Systeme regelmäßig zu vermessen.
- So finden Sie den idealen SAP-Hosting-Provider
SAP-Hosting-Provider gibt es im deutschen Markt viele. Wie lässt sich der richtige Partner finden? Eine Checkliste kann bei der Auswahl helfen. - Offene Fragen im Vorfeld mit dem Provider klären
Karsten Leclerque, Principal Consultant Outsourcing & Cloud bei PAC empfiehlt, im Vorfeld des Vertrags mit den Anbietern folgende Fragen zu klären: - Know-how
Hat der Provider ausreichende Kenntnisse, Erfahrung und Ressourcen vorzuweisen - sowohl für das Infrastruktur- als auch speziell das SAP-System-Management und den Support? - Portfolio
Deckt das Portfolio des Providers wirklich alle für Sie als Kunden relevanten Services ab, oder ist der Anbieter seinerseits auf Partner angewiesen? - Zertifizierungen
Verfügt das Unternehmen über die grundlegenden Zertifizierungen, etwa zu Service- und Qualitäts-Management, Sicherheit und Compliance-Standards? Ist es durch SAP selbst zertifiziert? - Ressourcen und Skills
Hat der Provider die notwendigen Ressourcen und Skills für Projekte oder das Application- Management an der Hand - und zwar auch für den Fall, dass zu einem späteren Zeitpunkt neben dem reinen Hosting weitere Teile der SAP-Betreuung ausgelagert werden sollen? - Branchenkenntnisse
Besitzt der Provider die notwendigen Branchen- und Prozesskenntnisse, die für das Kundenunternehmen wichtig sind? - Referenzen
Kann der Provider dem Kunden ähnliche Referenzen nachweisen, etwa in Bezug auf die eigene Branche oder Größe? Wie nachhaltig sind diese Kundenbeziehungen des Anbieters? - Kunde-Anbieter-Beziehung
Wie wichtig sind Sie als Kunde für den Provider? Können Sie sich darauf verlassen, dass er sich auf Sie einstellt und Ihnen den Service, die Qualität, aber auch die Flexibilität bietet, die Sie erwarten? Die "Augenhöhe" zwischen Kunde und Provider ist ein entscheidender Faktor. - Internationalität
Kann der Dienstleister auch Ihre geografische und gegegebenenfalls internationale Präsenz in seinen Delivery-Strukturen und seinem Support abbilden - inklusive der notwendigen Sprachen? - Personalübernahme
Falls das relevant sein sollte: Ist der Provider bereit, möglicherweise Mitarbeiter zu übernehmen und zu integrieren? - Individuell oder Standard
Wie spezifisch sind Ihre Anforderungen eigentlich? Sind Sie bereit, eine Standardarchitektur zu akzeptieren, um Kosten zu sparen? Oder benötigen Sie auf jeden Fall eine individuelle Lösung? Und falls Letzteres: Bietet der Provider diese Option? - Kosteneffizienz
Kann der Dienstleister kosteneffiziente Produktionsstrukturen vorweisen, etwa Shared Services, eine standardisierte Hosting-Plattform, gegebenenfalls auch Servicemitarbeiter in preisgünstigen Regionen, beispielsweise in Osteuropa? - Skalierbarkeit
Bietet der Provider flexible Preis- und Abrechnungsmodelle sowie Skalierbarkeit der Ressourcen für den Fall kurzfristiger Nachfragespitzen (Stichwort "Cloud”)? - Innovationskraft
Bringt der Provider generell die notwendige Innovationskraft auf, um auch künftig Ihren Anforderungen zu genügen? - Beständigkeit
Können Sie sich auf Beständigkeit während der Vertragslaufzeit verlassen? Wie ist die finanzielle Situation des Providers? Ist er abhängig von einigen wenigen Großkunden? Ist eine Übernahme wahrscheinlich? Wie strategisch ist das Geschäftsfeld "SAP-Hosting" für ihn, wie wichtig der deutsche Markt? Und nicht zuletzt: Müssen Sie angesichts einer hohen Personalfluktuation mit häufig wechselnden Ansprechpartnern rechnen?
Komplexe Systeme erschweren das Lizenz-Management
Lizenz-Management lohnt sich für jedes Unternehmen. Denn jeder Euro Investition in eine SAP-Lizenz zieht letztendlich auch Wartungsgebühren nach sich. Gerade deshalb ist bei der Inventarisierung und Verwaltung der bestehenden Lizenzen besonders darauf zu achten, Nachkäufe so gut wie möglich zu vermeiden. Ob für das Lizenz-Management ein komplexes Projekt mit externer Software oder großer Eigenentwicklung notwendig ist, hängt von der Komplexität der Systemlandschaft und der Zahl der Lizenzen ab.
• Wer beispielsweise nur ein SAP-System mit einer kleinen Zahl von Anwendern im Einsatz hat, kennt diese meist namentlich und kann sich mit Hilfe eigenen Wissens oder in Excel geführter Übersichten über die fehlende Funktionalität der im SAP-Standard angebotenen Vermessungstransaktionen hinweghelfen.
• Für mehrere SAP-Systeme mit einigen hundert Nutzern reicht dies jedoch nicht aus. In solchen Umgebungen wird der Bestand an Lizenzen schnell unübersichtlich. Eine vollständig fehlerfreie Klassifizierung und Konsolidierung der Lizenzen ist fast unmöglich. Dies wieder- um kann ungewollte und teilweise sehr hohe Kosten sowie steigende Wartungsgebühren nach sich ziehen. An dieser Stelle helfen Tools verschiedener Anbieter.
Und wird erst im Rahmen einer solchen Systemvermessung festgestellt, dass die ermittelte Zahl an Lizenztypen nicht mit dem SAP-Vertrag übereinstimmt und beispielsweise mehr Benutzer als geplant Zugriff auf SAP-Systeme haben, können böse Überraschungen die Folge sein. SAP-Kunden, die auf Knopfdruck genau ermitteln und belegen können, was in welchem Umfang im Unternehmen genutzt wird, vermeiden wesentlich mehr Nachkäufe oder unnötige Wartungszahlungen: Sie sind in einer deutlich besseren Verhandlungsposition gegenüber der SAP.