Nicht nur Anwender, die erstmals über den Einsatz von SAP-Software nachdenken, stellt das Thema Lizenz-Management vor große Herausforderungen. Auch Unternehmen, die seit vielen Jahren gute Geschäftsbeziehungen zu dem Softwareanbieter unterhalten, finden sich heute in den SAP-Lizenzmodellen und immer komplexer werdenden Pricing-Strategien kaum noch zurecht. Viele Kunden fühlen sich in den Verhandlungen mit der SAP wie auf einem türkischen Basar. Doch die Unsicherheiten enden meist nicht mit der Unterzeichnung des Lizenzvertrags. Denn dann gilt es, die Inhalte der Verträge auf den eigenen Systemen abzubilden und jährliche Vermessungen vorzunehmen, die zusätzliche Risiken bergen.
- Alles zum Lizenz-Management
Zu viele Lizenzen kosten unnötig Geld, zu wenige bringen juristischen Ärger. Das ewige Kreuz mit dem Lizenz-Management. - 1. Bestimmen Sie einen Verantwortlichen
Der erste Schritt zu einem funktionierenden Lizenz-Management ist nicht der Kauf eines entsprechenden Werkzeugs, gibt Aagon zu bedenken. Viel wichtiger sei es, einen verantwortlichen und verantwortungsbewussten Lizenz-Manager zu berufen, der die notwendigen Prozesse im Unternehmen etabliert, laufend überprüft und - in Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung - anpasst. - 2. Konsolidieren Sie Ihre Software
Je weniger vielfältig die Softwareprogramme in einem Unternehmen, desto einfacher das Management der jeweiligen Lizenzen. Selbstverständlich dürfe die Konsolidierung nicht zu Lasten der Produktivität gehen, warnt Aagon. Doch allein die Beschränkung beispielsweise auf ein PDF-Tool erspare der Systemadministration und dem Support schon viel Arbeit. - 3. Zentralisieren Sie die Beschaffung
Software sollte im Unternehmen grundsätzlich von einer zentralen Stelle aus beschafft werden, empfiehlt Aagon. So könne sie auch nicht über Umwege wie Spesenabrechnungen in das Unternehmen gelangen. Zudem habe nur ein zentraler Software-Beschaffer die Möglichkeit, zu prüfen, ob dafür noch freie Lizenzen im vorhanden sind oder ob eventuell auch eine alternative Software in Frage kommt. Unnötig zu erwähnen, dass Verwaltung und Kontrolle der Lizenznachweise und Datenträger auf diese Weise deutlich vereinfacht werden. - 4. Achten Sie auf korrekte Lizenzierung
Die hohe Kunst besteht darin, die für die jeweilige Unternehmenssituation beste Lizenzform zu wählen. Das sei nicht immer die mit dem günstigsten Preis, mahnt Aagon - und nennt dazu ein Beispiel: Bei Microsoft Office- seien manche Unternehmen versucht, statt einer Volumenlizen die günstigeren Home&Business-Lizenzen zu kaufen. - 5. Integrieren Sie das Lizenz- in das Client-Management
Zu einem einheitlichen Prozess für die Beschaffung gehört auch ein zentral gesteuerter Prozess für die Installation. Der lässt sich am besten mit einem professionellen Client-Management-System (CMS) umsetzen. Dessen Inventarisierungsfunktion liefert regelmäßig aktuelle Daten über jede im Unternehmen installierte Software, die das Lizenz-Management dann in Form einer Lizenzbilanz oder eines Compliance-Checks mit den hinterlegten Lizenzpaketen abgleichen kann. - 6. Weisen Sie Open-Source- und Gebrauchtsoftware gesondert aus
Der Einsatz von Open-Source-Software oder Shareware in Unternehmen kann durchaus kostenpflichtig sein. Unternehmen, die beispielsweise die Datenbank MySQL einsetzen, vergessen häufig, dass hierfür im kommerziellen Umfeld eine Lizenzpflicht besteht. Der Lizenz-Manager muss deshalb auch die Lizenzbedingungen von Open-Source-Software prüfen und ausweisen. Ähnliches gilt für gebrauchte Software: Auch hier empfiehlt es sich, die Lizenzen gesondert auszuweisen - zumal die Rechtslage noch unklar ist. So lässt sich das Risiko einer potentiellen Nachlizenzierung besser bewerten. - 7. Bewahren Sie Lizenznachweise und Datenträger sicher auf
Im Büro des Anwenders oder gar in dessen Home Office haben Lizenznachweise und Datenträger nichts verloren, konstatiert Aagon. Alle mit einer Lizenz verbundenen Unterlagen sollten zentral und an einem sicheren, feuergeschützten Ort aufbewahrt werden, zu dem nur autorisierte Personen Zugang haben. - 8. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter
Jedem muss klar sein, dass und warum Lizenz-Management für das Unternehmen, also auch für seinen eigenen Job wichtig ist. Eigentlich sollte dieses Wissen per se verhindern, dass Mitarbeiter selbst Software mitbringen und auf ihren Rechnern installieren - wofür das Unternehmen gegebenenfalls haftet. Ein verantwortlicher Umgang mit dem Unternehmenswert Softwarelizenzen muss aber auch "von oben" gelebt werden. - 9. Schließen Sie Betriebs- und Mitarbeitervereinbarung
Aagon rät jedem Unternehmen, eine Betriebsvereinbarung und/oder Mitarbeitervereinbarung für die private Nutzung des Arbeitsplatz-PCs und des Internet abzuschließen. Augrund der aktuellen Rechtslage in Deutschland hält die Unternehmensberatung eine unpopuläre Maßnahme für sinnvoll: Die private Nutzung des PCs und des Internets sollte strikt untersagt sein. - 10. Lassen Sie Ihren Lizenzstatus zertifizieren
Wer sein Lizenz-Management allein oder mit Hilfe eines Partners in Ordnung gebracht hat, kann sich dessen Korrektheit von den großen Softwareherstellern zertifizieren lassen. Beispielsweise bestätigt ein Zertifikat von Microsoft, dass aus Sicht des Herstellers das Lizenz-Management des Kunden effektiv aufgestellt und das Unternehmen korrekt lizenziert ist. Mit einem solchen Zertifikat ist der Kunde dann für ein Jahr vor Lizenz-Audits des ausstellenden Anbieters sicher.
Named User bleiben gesetzt
Die bekannteste Lizenzierungsstrategie der SAP im ERP-Umfeld basiert auf einem Named-User-Konzept und zusätzlichen, volumenabhängigen Lizenzen, den sogenannten Engines oder auch Enterprise Extensions. Darüber hinaus sind zusätzlich zur ERP-Lizenzierung in den vergangenen Jahren viele weitere Lizenzkategorien hinzugekommen. Dies hängt nicht zuletzt mit Zukäufen wie von Business Objects oder Sybase zusammen. Zudem nehmen auch die aktuellen Trends zu Cloud Computing und Mobility starken Einfluss auf die Entwicklung der Preisliste und die Lizenzformen.
Nach wie vor existieren immer noch die alten Bekannten unter den User-Kategorien mit ihren mehr oder weniger konkreten Beschreibungen. Und nach wie vor bildet die Verwaltung der User die große Herausforderung für die Unternehmen. Denn deren Zahl stellt meist die maßgebliche Kenngröße dar, die auch bei den Vermessungen überprüft wird.
Die Preisliste beschreibt beispielsweise folgende Lizenztypen:
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Developer: Ist berechtigt, die bereitgestellten Entwicklungswerkzeuge zur Modifizierung der Software zu nutzen.
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Professional: Ist berechtigt, unterstützte operative und Systemverwaltungs- oder Management-Rollen auszuführen.
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Limited Professional: Ist berechtigt, unterstützte, eingeschränkte operative Rollen auszuführen.
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Employee: Ist berechtigt, zu eigenen Zwecken einzelne unterstützte Rollen auszuführen. Dazu gehören das Verwenden von Berichten oder Self-Services im Bereich der Reiseplanung oder des Procurements.
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Employee Self-Service (ESS): Ist berechtigt, im Bereich HR eine Self-Services-Rolle für Zeit- und Anwesenheitserfassung auszuführen.