Update: Weitere kostenlose Tools

Dem Trend, während der Corona-Krise die eigene Software oder die eigenen Services anzubieten, folgen immer mehr Hersteller. Unter den Neuzugängen befinden sich Tools für PDFs, Virtual Reality oder eine Digitalisierungsplattform für Filesharing sowie Dokumenten- und Projekt-Management.

PDFs kostenlos erstellen

Während der Covid-19-Krise stellt das Unternehmen Foxit Software seine Online-Software zur PDF-Bearbeitung kostenlos für Unternehmen und Einzelpersonen zur Verfügung. Bis zum 30. September kann der Cloud-basierte PDF-Editor "PhantomPDF Online" kostenlos genutzt werden. Laut Anbieter unterstützt der Editor unter anderem Funktionen wie PDF-Dateien Erstellen und Bearbeiten, die Speicherung von PDFs im Office-Format, das Komprimieren von PDF-Dateien sowie das Zusammenfügen mehrerer PDF-Dateien. Ebenso könnten PDFs geschwärzt, geschützt und signiert werden. Laut Foxit funktioniert der Browser-basierte PDF-Editor auf Windows, Mac, Linux, Chromebook und Mobilgeräten und kann über eine Foxit-URL genutzt werden.

Virtual Reality

Angesichts der aktuellen Beschränkungen fehlt vielen Unternehmen die Möglichkeit, ihre Produkte auf eigenen Verkaufsflächen oder auf Messen und Events zu präsentieren. Deshalb bietet das Münchner Start-Up VRdirect kleinen und mittleren Unternehmen die Möglichkeit, seine Software zur Erstellung eigener Virtual-Reality-Inhalte sechs Monate lang kostenlos zu nutzen. Nach Ansicht der Münchner stellt Virtual Reality während der Corona-Krise eine Chance dar, die eigenen Produkte oder Dienstleistungen visuell ansprechend zu präsentieren und innerhalb einer selbst gestalteten Anwendung Möglichkeiten zum direkten Kauf zu integrieren. Interessierte finden den Anmeldungslink sowie weitere Informationen zur #stayathome-Lizenz hier.

Remote-Support via AR

Die Verpflichtung zum Homeoffice oder zumindest Social Distancing im Zuge der COVID-19-Pandemie kann besonders für Industrieunternehmen zum Problem werden. Was etwa, wenn ein kritisches System ausfällt und die Hilfe eines Spezialisten benötigt, der zu Hause oder Hunderte von Kilometern entfernt festsitzt? In diesem Zusammenhang möchte PTC helfen und stellt seine Remote-Support-Lösung Vuforia Chalk bis zum 30. Juni umsonst zur Verfügung. Dabei handle es sich um eine Video-App, mit der die Mitarbeiter vor Ort einen Experten remote zuschalten können. Dieser ist anschließend in der Lage, Objekte im Sichtfeld zu markieren und Anweisungen zur Reparatur geben.

Voraussetzung für die Nutzung sind lediglich geeignete Endgeräte (AR-KIT-fähige iPhones und iPads ab iOS 11 oder Samsung-Galaxy-Devices ab S6), für das Admin-Center reicht ein handelsüblicher Browser.

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Nicht immer klappt der Übergangsprozess von der Arbeit im Büro ins Homeoffice reibungslos. So benötigen Mitarbeiter etwa zusätzliche Programme oder IT-Ausstattung. Bei diesen Prozessen will Cherwell Software, ein Anbieter von Enterprise-Service-Management-Lösungen, die Unternehmen mit einigen neuen kostenlosen Anwendungen, sogenannten mApps, unterstützen. Automatisierte Nachverfolgung und Statusberichte ermöglicht etwa das Remote Employee ManagementVersa LiteKrisen-Management ermöglicht es Mitarbeitern, ihren aktuellen Status zu melden, während die Personalabteilung oder der Krisen-Manager den Gesamtstatus etwa einer Abteilung oder eines Standorts einsehen kann.

Auch einige Cherwell-Technology-Alliance-Partner offerieren kostenlose mApps. So bietet etwa Everbridge kostenfrei eine mApp namens Everbridge Cherwell Connector, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Reaktion auf Vorkommnisse effizienter zu gestalten und deren Lösung zu beschleunigen. BeyondTrust wiederum integriert Cherwell über eine Remote-Support-Lösung, die IT-Mitarbeiter in die Lage versetzt, Endanwender aus der Ferne zu unterstützen. Außerdem bietet BeyondTrust für Unternehmen, die kurzfristig zusätzliche Cherwell-Lizenzen benötigen, eine begrenzte Anzahl kostenloser Fern-Support-Lizenzen für 90 Tage an. Die Knowledge-Management-mApp von ComAround ermöglicht per Self-Service den Fernzugriff auf Wissen, wie etwa Unternehmensrichtlinien, digitale Collaboration-Tools, Best Practices sowie 12.500 vorgefertigte Wissensartikel. Für Cherwell-Kunden stehen, wie es heißt, eine begrenzte Anzahl kostenloser Lizenzen zur Verfügung. Die mApps stehen laut Anbieter ab sofort im CherwellMarketplace zum kostenlosen Download bereit.

Digitalisierungsplattform fürs Homeoffice

Um Unternehmen während der Coronakrise bei der Arbeit im Homeoffice zu unterstützen, bietet die agorum Software GmbH ihre komplette Digitalisierungsplattform zwei Monate zur kostenfreien Nutzung an. Die Plattform agorum core beinhaltet verschiedene Dienste wie ein DMS, CRM, Filesharing und Projekt-Management. Alle Funktionen der Open Source basierten Unternehmenssoftware lassen sich laut Anbieter bei Beauftragung zwischen dem 1. April 2020 und dem 30. Juni 2020 zwei Monate lang kostenlos nutzen.

Um die Ausbreitung des Coronavirus einzudämmen, schicken viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice. Eine Entwicklung, die viele IT-Abteilungen kalt erwischt hat. So liebäugeln laut einer aktuellen Umfrage des Bundesverbands Digitale Wirtschaft (BVDW) zwar drei Viertel (75,4 Prozent) der deutschen Angestellten mit Heimarbeit und digitalen Lösungen, doch über 45 Prozent der Arbeitnehmer sind gleichzeitig davon überzeugt, dass ihr Arbeitgeber technisch dazu noch nicht in der Lage ist.

Meist hat dies verschiedene Gründe. In vielen Unternehmen ist etwa die VPN-Infrastruktur auf diesen rasanten Anstieg der Nutzerzahlen nicht ausgelegt. Wie Mitarbeiter auch ohne VPN von Zuhause arbeiten können, zeigen wir in dem Artikel "Home-Office einrichten, aber richtig". Eine andere Herausforderung sind die häufig fehlenden Lizenzen für Videokonferenzen, Collaboration-Tools etc. Wie sollen die IT-Teams diese angesichts der wegen der Krise eingefrorenen IT-Budgets herbeizaubern?

Ein Problem, das auch viele Softwareanbieter und andere IT-Player erkannt haben. Damit das Arbeiten im Homeoffice nicht an fehlenden Lizenzen scheitert, offerieren sie ihre Tools während der Coronavirus-Krise kostenlos. Das Angebot reicht dabei von 14-tägigen kostenlosen Offerten bis zu Lizenzen, die bis zum Jahresende gültig sind. Teilweise ist allerdings zu beachten, dass manche kostenlose Angebote nur bestimmten User-Gruppen wie etwa Gesundheitsdienstleistern, gemeinnützigen Organisation, Bildungsträgern etc. vorbehalten sind. Darüber hinaus erweitern viele Anbieter den Funktionsumfang ihrer Angebote um Features, die bislang den teuren Enterprise-Versionen vorbehalten waren.

Das Homeoffice-Angebot der Telekom

Gleich mehrere kostenlose Lösungen für die virtuelle Zusammenarbeit offeriert die Telekom. Dabei unterstreicht der Bonner Carrier, dass seine Services aus der deutschen Cloud kommen. Für kleine und mittelständische Unternehmen umfasst das Angebot etwa einen kostenlosen Zugang zu Office 365 für 90 Tage. Damit können Firmen Exchange, SharePoint, Word, Excel, Skype for Business und Teams nutzen. Hilfe rund um den Heimarbeitsplatz (Computer, Smartphone, WLAN, Drucker) sowie die Unterstützung bei Hard- und Softwarefragen verspricht die Telekom mit dem Service Computerhilfe Business.

Darüber hinaus erhalten Mobilfunkkunden 10 GB Datenvolumen geschenkt. Für Ärzte bietet die Telekom ferner die kostenlose Einrichtung einer Website mit Corona-relevanten Informationen, um so zur Entlastung der Praxen durch Patientennachfragen beizutragen. Details zu den Angeboten sind hier zu finden.

Für große Unternehmen haben die Bonner kostenlos die Produkte Webex, Docusign, NetSfere sowie VPN Remote Access Service (RAS) im Programm. Webex können die Unternehmen 90 Tage nutzen und beispielsweise Webinare für mehr als 200 Teilnehmer organisieren. Kostenlos über den Webshop der Telekom ist ein Account von Docusign erhältlich. Mit dem Tool können Verträge und andere wichtige Dokumente digital unterschreiben werden.

Sechs Wochen lang ist der Unternehmens-Messenger NetSfere kostenlos. Für RAS gibt es ein Krisenpaket, das bestehende Systeme um Lizenzen und Ressourcen für Notfälle ergänzt. 30 Tage ohne Gebühr kann zudem der Telekom-Service Global Corporate Access genutzt werden. Er ermöglicht die Nutzung von 65 Millionen WiFi-Hotspots weltweit inklusive Inflight-Systemen. Weitere Informationen sind hier zu finden.

Kostenlose Office-Programme

Kostenlose Office-365-Angebote finden sich jedoch nicht nur bei der Telekom, sondern auch bei Microsoft selbst. So können etwa die Anwendungen Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Sway, Forms, Flow und Skype online kostenlos genutzt werden. Allerdings enthält Office Online nur die Basisfunktionen der Anwendungen. Zudem gibt es die Möglichkeit, Office 365 einen Monat kostenlos zu testen. Im Rahmen des Office-365-A1-Angebots, die Online-Version von Office, stellt Microsoft Bildungseinrichtungen Teams kostenlos zur Verfügung.

Für Unternehmen, die von einem Microsoft-Kundenbetreuer verwaltet werden, stellt der Konzern eine sechsmonatige Office-365-E1-Testversion zur Verfügung. Details, wer genau dieses Angebot nutzen kann, finden Sie hier. Die Kontaktaufnahme mit einem Microsoft-Partner oder dem Vertrieb ist auch erforderlich, wenn Unternehmen die Premiumversion von Teams sechs Monate kostenlos nutzen wollen. Daneben gibt es noch die kostenlose Standardversion von Teams, die hier zu finden ist.

Eine reine Cloud-Lösung als Software as a Service (SaaS) zum Bearbeiten von Dokumenten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen etc. ist mit ONLYOFFICE von Ascensio Systems erhältlich. Im Zuge der COVID-19-Pandemie erweitert das Unternehmen die Laufzeit der SaaS-Version (ONLYOFFICE Cloud Services) auf sechs Monate (180 Tage). Die Testphase kann mit diesem Link gestartet werden.

Auch Google wird in der Krise tätig: Anwendern der "G-Suite" und der "G-Suite for Education" erhalten freien Zugang zum Videokonferenz-System "Hangouts Meet". Die Software erlaubt ihnen virtuelle Meetings mit bis zu 250 Teilnehmern, Live-Streaming für bis zu 100.000 Zuschauer innerhalb einer Domain und bietet die Möglichkeit Meetings aufzuzeichnen und im Cloud-Dienst Google Drive zu speichern. Diese Features behält Google normalerweise Nutzern der Enterprise Edition vor, jetzt sollen sie bis zum 1. Juli 2020 für alle Kunden zur Verfügung stehen. In Italien waren Hangouts Meet und Classroom von Google die am meisten heruntergeladenen Apps überhaupt.

Kostenlose Videokonferencing und Collaboration Tools

Allerdings sind Teams und Hangouts Meet nicht die einzigen Optionen, um vom Homeoffice aus virtuell zusammenzuarbeiten. Etliche Anbieter von Videokonferenz- und Collaboration-Lösungen - auch als UCC (Unified Communication and Collaboration) bekannt - offerieren während der Coronavirus-Pandemie ebenfalls kostenlose Angebote. Bis zu 25 Personen können sich etwa bei Lifesize zu Videokonferenzen mit Screen Sharing zusammenschalten.

Nach der Registrierung kann das Tool sechs Monate lang kostenlos genutzt werden. Die Teilnahme am Videoconferencing kann via Browser, Desktop-App (Windows, Mac) oder eine Mobile-App (iOS, Android) erfolgen. Eine Vorgehensweise, die heute eigentlich bei allen Videokonferenz-Anbietern State oft he Art ist.

Ebenfalls kostenlos bietet Cisco derzeit seine Videokonferenz- und Meeting-Lösung Webex an. Hierzu hat das Unternehmen den Funktionsumfang seiner Free-Version erweitert. Diese erlaubt nun unter anderem Besprechungen für bis zu 100 Teilnehmer und eine zeitlich unbegrenzte Nutzung. Zudem stellt Cisco Firmen, die noch keine Webex-Kunden sind, für 90 Tage kostenlose Lizenzen zur Verfügung.

Hoch im Kurs steht bei den Anwendern derzeit auch die Videokonferenz-Lösung Zoom Cloud Meetings - ein Trend, den die Börse goutierte: So erreichte die Aktie während der Corona-Krise ihr bisheriges Allzeithoch von 160 Dollar. Die kostenlose Version erlaubt Meetings von bis zu 40 Minuten. Dabei können bis zu 100 Teilnehmer teilnehmen. Sind längere Meetings gewünscht, muss ein kostenpflichtiges Abo abgeschlossen werden.

Das von LogMeIn gehostete Konferenzsystem GoToMeeting können Anwender 14 Tage kostenlos nutzen, wenn sie sich registrieren. Darüber hinaus offeriert das Unternehmen für Gemeinden und Non-Profit-Organisationen sowie den Gesundheits- und Bildungssektor sogenannte "Emergency Remote Work Kits": Für drei Monate erhalten solche Einrichtungen kostenlos Lösungen für Online-Meetings und Videokonferenzen, Webinare, virtuelle Events, IT-Support und Fernwartung. Zudem können alle LogMeIn-Kunden ebenfalls für drei Monate sämtliche Emergency Remote Work Kits kostenlos bekommen. So können sie sich mit jenen Tools aus dem Sortiment vertraut machen, die sie bislang noch nicht benutzt haben. Bei Einführung und Training will LogMeIn die Kunden unterstützen.

Bis Jahresende ist beim Anbieter Intermedia der Videoconferencing-Dienst AnyMeeting kostenlos. An einer Session könne bis zu 30 Teilnehmer via Web teilnehmen. Die größeren Varianten warten zudem noch mit Fernwartungsmöglichkeiten sowie einem Transkriptions-Service für Meetings auf.

Unkomplizierte Videokonferenzen per Click&Talk verspricht auch A1 Digital in Zusammenarbeit mit eyeson. Bis 30. Juni 2020 können interessierte Kunden im Rahmen einer Werbeaktion gratis digitale Meetings für ihr Unternehmen realisieren. Den Zugang zu der eyeson-Videokonferenzlösung in der Exoscale-Cloud erhalten die Anwender über diesen Promotion-Link.

Welches Videoconferencing-System ist zu empfehlen?

Im redaktionellen Alltag nutzten wir in den letzten Wochen mehrere der verschiedenen kostenlosen Videokonferenzsysteme. Grundsätzlich war die Videoqualität bei allen Systemen in Ordnung. Probleme bereiteten dagegen meist leistungsschwächere DSL-Zugänge im ländlichen Raum. Hier entpuppte sich häufig der Upload-Kanal als Flaschenhals, was sich in Form von ruckelnden Bildern und Tonstörungen bemerkbar machte.

Ansonsten sollte bei der Suche nach dem passenden Tool auf Aspekte wie maximale Teilnehmerzahl, Whiteboard-Möglichkeit, Screensharing etc. geachtet werden. Nice to have sind auch Features wie ein virtueller Warteraum vor dem Betreten des Konferenzraums. Angesichts der Vielzahl an Angeboten sollte sich eigentlich für jedes Anforderungsprofil eine passende Lösung finden lassen.