Sharepoint, Kommunikation, Herrschaftswissen
Haben die Sharepoint-Kollegen Sie nicht gehasst? Die hatten gerade Sharepoint in Version 2013 auf Social getrimmt, und dann kauft Microsoft Yammer? Das muss doch hart gewesen sein?
Pisoni: Das war es vermutlich. Aber ich erzähle Ihnen mal, was dann wirklich passiert ist: Es gab in Redmond dieses Team, das hieß Sharepoint Social und sollte aufgelöst werden, nachdem Microsoft Yammer gekauft hatte. Sie mochten aber, was sie taten, und beschlossen stattdessen, sich uns anzuschließen. Sie benannten sich um in "Yammer North" und sind jetzt Teil meiner erweiterten Truppe. Sie berichten zwar nicht an mich, aber arbeiten eigentlich genauso wie wir.
Wir haben ein ziemlich einzigartiges Entwicklungsmodell, das wir scherzhaft "Beyond Scrum" nennen. Das haben sie übernommen und arbeiten mit uns an den gleichen Produkten - in vielen Fällen natürlich an Sharepoint, aber auch an unserer Codebase, und helfen uns, die beiden zusammenzubringen.
Kommunikation wird für Unternehmen immer zentraler. Es sind Werkzeuge wie Yammer, die man in der Arbeit zuerst aufruft. Wo geht es zukünftig hin, was wird der Use Case für Yammer sagen wir 2020?
Pisoni: Ich glaube tatsächlich, dass jedes Unternehmen in der Zukunft als ein Netzwerk arbeiten, sozialer kommunizieren wird. Kommunikation im Stile von Yammer wird Standard werden. Das bedeutet aber nicht das Ende für E-Mail oder Outlook. Die werden sich weiterentwickeln, genauso wie sich auch Yammer schon sehr weiterentwickelt hat. Wir arbeiten gerade daran, Yammer und Outlook enger zu verzahnen, um auch die Mitarbeiter mit in Richtung Social zu nehmen, die noch stark in ihrer Inbox verhaftet sind.
Enterprise Social hat sich aus Consumer Social heraus entwickelt. Diese beiden unterscheiden sich aber stark, und wir arbeiten diese Differenzen sogar noch weiter heraus. Bei Consumer Social geht es ausschließlich ums Entdecken: Ich schnuppere hier und da mal rein, brauche aber nicht alle Inhalte. In Unternehmen, wo man Dinge erledigen muss, spielt Discovery auch eine Rolle - vor allem geht es aber um Umsetzung: Jemand hat mir eine Nachricht geschickt, die muss ich beantworten. Ich arbeite in einer Gruppe, muss auf deren aktuellem Stand sein.
Discovery und Triage werden längerfristig zusammenwachsen zu einer neuen Art von Kommunikation, bei der man Dinge abarbeitet und dabei gleichzeitig mit neuen Informationen versorgt wird, die man sonst verpasst hätte. Einfach Beispiel: Jemand schickt Ihnen eine Nachricht mit einer Frage. Das System zeigt Ihnen dann schon andere Unterhaltungen, die möglicherweise schon die gesuchte Antwort enthalten.
Damit verändert ja Ihre Software die komplette Organisation eines Unternehmens?
Pisoni: Hoffentlich. War das jetzt auch eine Frage?
Das sollte schon eine sein, ja.
Pisoni: Das ist unser Ziel. Wir wollen Firmen verändern. In mancher Hinsicht in Yammer das Kommunikations-Tool für Firmen, die es noch gar nicht gibt, die anders arbeiten. Es gibt aber so etwas wie symbiotische Beziehung zwischen der Art und Weise, wie sich Unternehmen stärker an Werkzeuge wie Yammer gewöhnen, und dem Werkzeug Yammer, das Firmen dabei hilft, sich weiterzuentwickeln. Firmen müssen in vielen Fällen offener arbeiten, aber weil wir ihnen gleichzeitig den Mehrwert durch unser Produkt aufzeigen, kriegen wir sie dazu, sich schneller in diese Richtung zu bewegen.
Ich gebe Ihnen mal ein Beispiel: Sie beraumen ein Meeting zu einem bestimmten Thema an. Das System sagt Ihnen dann: Hey, es gibt da schon eine andere Gruppe von Leuten, die hat sich in der gleichen Sache schon vor einer Woche getroffen. Für ein großes Unternehmen ist so etwas revolutionär. Wir bauen unser System so, dass das aktive Arbeiten - Kommunizieren, Dokumente erstellen, Meeting ansetzen - für mehr Menschen verfügbar ist. Wir nutzen Intelligenz, Maschinenlernen und Social Routing, um diese Informationen an die richtigen Personen zu verteilen.
Das mag im Augenblick vielleicht noch verwirrend erscheinen, weil wir erst geschätzte zehn Prozent davon geschafft haben. Das ist noch so weit weg davon, wo es sein sollte.
Sie haben uns erzählt, dass Sie von Ihren Vorfahren her eigentlich ein halb deutsch sind. Haben Sie den Begriff "Herrschaftswissen" schon einmal gehört? Wie gehen Sie mit Menschen um, die ihr Wissen nicht teilen wollen, weil sie Angst haben, dadurch ersetzbar zu werden?
Pisoni: Dazu habe ich ein Modell im Kopf: In einer Welt, die sich nur langsam verändert, hat Information lange einen hohen Wert - da ist auch sinnvoll, sein wertvolles Wissen zu horten. Die Welt verändert sich aber längst sehr rasch, und deswegen sinkt der Wert ihrer Informationen auch sehr schnell [skizziert das Modell auf seiner Serviette]. Man hat nicht mehr so viel Zeit wie früher, um Wert aus Informationen zu schöpfen. Das verändert die Gleichung, ob nun das Horten oder Teilen von Informationen wertvoller ist. Wie wertvoll sie in Zukunft sein werden, hängt nicht länger davon ab, was Sie heute wissen. Information wird erst dann wertvoll, wenn man sie teilt - wenn Sie allein sie haben, ist sie wertlos.
Dafür müssen wir die Menschen umerziehen - wir haben über Generationen Knowledge Worker und mittleres Management dazu erzogen, ihre Informationen zu horten. Plötzlich sagen wir: Es geht um Einfluss, Verbindungen und Teilen. Das sehen wir bei all unseren Kunden, sie haben damit zu kämpfen. Doch was macht einen Manager effektiver? Mehr Wissen. Man vernetzt sich mit anderen Menschen, teilt sein Wissen mit ihnen und sie teilen ihres.
- A wie Ansichten:
Durch sogenannte Ansichten kann gesteuert werden, welche Spalten in einer Liste oder Bibliothek angezeigt werden und wie Inhalte sortiert, gruppiert und gefiltert werden. Die Art der Darstellung, der Elemente in der Liste oder Bibliothek kann ebenfalls beeinflusst werden, d. h. Sie sind nicht darauf beschränkt eine Liste oder Bibliothek in der gewohnten tabellarischen Art darzustellen. - B wie Bibliothek:
Informationen, Dokumente (doc, xls, ppt, pdf, etc.) und Bilder werden im SharePoint in Listen und Bibliotheken abgelegt und anschließend mit zusätzlichen Metadaten versehen. Hierzu stellt der SharePoint im Standard eine Vielzahl spezifischer Bibliotheks- und Listentypen bereit. Es ist sehr wichtig, dass Sie sich vergegenwärtigen, dass eine Bibliothek nur eine besondere Art von Liste ist. Im Prinzip ist eine Dokumentbibliothek dasselbe, wie zum Beispiel eine Ankündigungsliste. Die Zeilen, die Sie einer Liste, und die Dateien die Sie einer Bibliothek hinzufügen, sind Elemente. Zu einem Element können Sie Eigenschaften definieren, die dieses näher beschreiben. Sogenannte Metadaten, die dann als Spalten der Liste oder der Bibliothek angezeigt werden. - C wie Community-Template:
SharePoint 2013 brachte ein neues Community-Template mit, mit dem sich Mitarbeiter virtuell austauschen und in Themen kategorisieren können. Das Community-Template enthält zudem ein erweitertes System für Bewertung von Beiträgen und Reputation der User. - D wie Dashboard:
Dashboard ist eine Visualisierungsform von Informationen in verdichteter Form – eine Art Kennzahlen-Cockpit. Es kann dem Management z.B. Informationen über die Nutzung von SharePoint bieten. - E wie Ein- und Auschecken:
Checken Sie eine Datei in einer Dokumentbibliothek aus, stellen Sie damit sicher, dass andere Benutzer keine Änderungen an der Datei vornehmen können, während Sie diese bearbeiten. Das heißt, in der Zeit, in der die Datei ausgecheckt ist, können Sie diese in aller Ruhe bearbeiten, speichern, schließen und erneut öffnen. Andere Benutzer können das Dokument währenddessen nur schreibgeschützt öffnen und keine Änderungen an der Datei im SharePoint vornehmen. Ihre Änderungen sehen andere Benutzer erst, wenn Sie die Datei wieder einchecken. Beim Einchecken einer Datei können Sie Kommentare zu den vorgenommenen Änderungen eingeben. Daran erkennen andere Benutzer, was Sie an der ausgecheckten Datei geändert haben. Die Kommentare sind in der Versions Historie des jeweiligen Dokumentes einsehbar. - F wie FAST for SharePoint:
FAST ist die verbesserte Search Engine von SharePoint und mit der Version SharePoint 2013 im Standard enthalten. Ein wichtiges Feature, das die FAST Search von der Standard-SharePoint-Suche unterscheidet, ist die Dokumentenvorschau. - G wie Globale Navigation:
Diese Navigation stellt die Hauptmenüpunkte der Inhaltsstruktur dar. Grundsätzlich nimmt die Globale Navigation neu erstellte Websites als Menüpunkt automatisch mit auf. Diese Navigation kann in ihrem Verhalten, d.h. welche Menüpunkte werden dargestellt und in welcher Reihenfolge, konfiguriert werden. - H wie Hierarchien:
SharePoint ist hierarchisch aufgebaut. Auf oberster Ebene befindet sich die sogenannte Websitesammlung (engl. Sitecollection). Die Websitesammlung bietet eine in sich abgeschlossene Verwaltungseinheit. Dort werden die Berechtigungen der Benutzer, sowie sämtliche Inhalte, Workflows und Regeln gespeichert. Die Websitesammlung besitzt immer mindestens eine Website, die sog. Top-Level Website. Darüber hinaus kann eine Websitesammlung beliebig viele weitere Websites auf beliebig vielen Hierarchie-Ebenen enthalten. - I wie Inhaltstyp:
Ein Inhaltstyp ist ein einzigartiges Set von Eigenschaften: Template (Word/Excel/Powerpoint), mit oder ohne Inhalte, Metadaten, Workflows und Aufbewahrungsrichtlinien. Inhaltstypen können z.B. Lebensläufe oder Urlaubsanträge für eine Personalakte sein oder eine Definition der Spalten, Workflows und anderer Attribute liefern, mit denen ein Listenelement in der betreffenden Liste definiert wird. Ein Dokumenteninhaltstyp legt auch die Dokumentenvorlage fest und definiert z.B. Aufbewahrungsfristen. Auch Inhaltsseiten besitzen einen speziellen Inhaltstyp der die Eigenschaftenvom Basis-Inhaltstyp Seite erbt. - J wie jQuery:
Wird in Bezug auf SharePoint über jQuery gesprochen, ist ein freies, umfangreiches JavaScript-Framework gemeint, welches komfortable Funktionen zur HTML-Manipulation und -Navigation zur Verfügung stellt. - Keyword (Suche):
Ein Keyword in der SharePoint Suche ist ein definierter Begriff, dem eine Erläuterung zugeordnet wird. Beim Aufrufen des Begriffs oder Kürzel wird dieses Keyword ganz oben in den Suchergebnissen angezeigt - z.B. als Erläuterung oder Erinnerung an einen Sachverhalt. - L wie Liste:
Listen sind das Herzstück von Sharepoint. Sie speichern Informationen und zeigen diese an. Eine Bibliothek ist auch eine Art von Liste, die aber Dateien enthält. Neue Informationen, die einer Liste hinzugefügt werden, nennt man Elemente. Für jede Liste können sie Eigenschaften definieren, um Elemente im Detail zu beschreiben: die sogenannte Metadaten, die dann als Spalten in der Liste oder Bibliothek angezeigt werden - M wie Masterpage:
Die Masterpage definiert die grundsätzliche Platzaufteilung zwischen den verschiedenen Elementen einer Sharepoint Website. Diese bildet den Rahmen für die Inhaltsseiten und beinhaltet bspw. die Navigationselemente, das Benutzer Interface, die Suche usw. Seitenlayouts und Masterseiten ergeben gemeinsam die Präsentation für eine Webseite. - N wie Newsfeed:
Der Newsfeed ist der Kern der sogenannten „MySite“, also der persönlichen Seite, auf der alle für einen User relevanten Informationen – basierend auf seinem persönlichen Profil und seinen Aktivitäten in SharePoint – zusammengefasst dargestellt werden. - O wie Out-of-the-Box:
Spricht ein SharePoint-Consultant von “Out-of-the-Box” meint er, dass etwas mit den Standardmitteln von SharePoint umgesetzt werden kann und bspw. keine programmatischen Änderungen notwendig sind. - P wie Papierkorb:
Mithilfe des Papierkorbs ist es möglich, Elemente wiederherzustellen, die von Websites gelöscht wurden. Er bietet einen zweistufigen Schutz gegen versehentliches Löschen. Wenn Sie ein Dokument oder ein anderes Element löschen, wird es von der Site entfernt und in den Papierkorb der Site verschoben. Von dort lässt es sich bei Bedarf wiederherstellen. Falls Sie das Element aus dem Papierkorb der Site löschen, wird es in den Papierkorb der Websitesammlung verschoben. Von hier aus lässt sich das Dokument entweder an seinen ursprünglichen Speicherort wiederherstellen oder endgültig löschen. - Q wie Query:
Query (zu Deutsch „Abfrage“) bezeichnet den Prozess der Kommunikation mit einem Datenobjekt (z.B. mit einer Datenbank). Eine Query besteht aus Kommandos, die von dem jeweiligen Datenobjekt interpretiert und ausgeführt werden können. - R wie Rating:
Das Rating zählt zu den Social Features von SharePoint und ist bspw. im Community-Template von SharePoint 2013 enthalten. Mit einem 5-Sterne-Bewertungssystem können Mitarbeiter damit Inhalte bewerten. - S wie Sites:
Sites bilden die Basis für die Bereitstellung von Webseiten für Intra-, Extra- und Internetseiten. Das Seitenlayout bildet dabei eine Vorlage für eine Inhaltsseite, welche die Platzaufteilung für die verschiedenen Inhalte der Seite vorgibt, indem Inhaltsbereiche definiert und auf der Seite platziert werden. - T wie Teamsite:
Eine Teamsite ist eine fest definierte Website-Vorlage, die Teams bei Ihrer Zusammenarbeit in SharePoint unterstützen soll. Die Vorlage stellt eine Dokumentenbibliothek sowie Listen zum Verwalten von Ankündigen, Kalenderelementen, Aufgaben und Diskussionen bereit. - U wie UI (User Interface):
Ist in Bezug auf SharePoint vom UI die Rede, so ist die Benutzeroberfläche (engl. User Interface) gemeint. Unter einer Benutzeroberfläche (auch Benutzerschnittstelle genannt) versteht die Schnittstelle zwischen Maschine und Mensch. - V wie Versionierung:
Die Versionierung ist eine Methode, um ältere Versionen eines Dokuments beizubehalten, während das Dokument weiter entwickelt wird. - W wie Webpart:
Ein Webpart ist ein Modul, welches verschiedene Informationen und/oder Funktionen zur Verfügung stellt, die von den Redakteuren auf Inhaltsseiten platziert, konfiguriert und verwendet werden können. Die meisten Webparts sind für einen bestimmten Verwendungszweck gedacht und können darüber hinaus nicht für andere Einsatzzwecke verwendet werden. - X wie XS-Publishing:
Cross Site Publishing: Das Cross Site Publishing“ erlaubt das Publizieren von Inhalte aus Listen und Dokumentenbibliotheken über SiteCollection- und Applikationsgrenzen hinweg und stellt dabei eine Kombination vieler Funktionen wie Kataloge, Metadatennavigation, Content Search Webpart, etc. dar. - Y wie Yes, you can:
SharePoint ist ein toller Baukasten, mit dem viele Anwendungsfälle im Bereich Unternehmenskommunikation abgedeckt werden können. Dass ein solches Glossar notwendig ist, wiederspricht allerdings der „intuitiven Nutzung“ gängiger Content Management Systeme – dafür geht der Leistungsumfang von SharePoint auch meist über deren hinaus, daher: Wagen Sie den Weg! - Z wie Zentraladministration:
Mithilfe der Zentraladministration können Sie Verwaltungsaufgaben für SharePoint-Produkte und -Technologien zentral ausführen. Die Zentraladministration ist in vier Bereiche unterteilt: die Homepage, die Seite Vorgänge, die Seite Anwendungsverwaltung und die Verwaltungsseiten für Anbieter für gemeinsame Dienste.
Es ist aber wahrscheinlich so - und ich sage das nur ungern - dass erst einmal eine Menge Leute aus dem System in den Ruhestand gehen müssen, damit das wirklich funktioniert. Wir hoffen aber natürlich, dass es darunter auch noch welche gibt, die noch fähig sind, umzulernen. Beispiele dafür gibt es zuhauf, auch innerhalb von Microsoft.