Beschaffungswege sorgfältig auswählen
Anwenderunternehmen setzen häufig viele Softwareprodukte unterschiedlicher Hersteller ein. Im gehobenen Mittelstand lässt sich oft eine dreistellige Zahl an Programmen beobachten. Damit wachsen Komplexität und Fehlerquellen, zum Beispiel droht eine ungenügende Versorgung mit rechtlich einwandfreien Lizenzen. Die meisten Fehler lassen sich auf fehlendes Lizenzwissen zurückführen.
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Anwenderunternehmen können durch ein optimiertes Lizenz-Management die Kosten reduzieren. Dabei ist die Art der Softwarebeschaffung, das heißt die nutzungsrechtlichen Grundlagen, von entscheidender Bedeutung und eröffnet ein großes Sparpotenzial.
Weit verbreitet und von den meisten Anwendern bevorzugt ist gegenwärtig die klassische On-Premise-Kauflizenz. Es ist aber zu beobachten, dass der Bedarf an neuen und innovativen Lizenzmodellen und Beschaffungswegen stetig steigt. Stimuliert werden diese latenten Bedürfnisse zusätzlich durch neue Angebote und Lösungen der Hersteller, beispielsweise SAP mit dem Mietprodukt "Business ByDesign" und Microsoft mit den "Software + Service"-Modellen und "SPLA"-Konzepten (Service Provider Licence Agreement).
Während sich die Beschaffung beziehungsweise die Finanzierung von Hardware über Leasing- und Mietmodelle in den vergangenen Jahren etabliert hat, blieb Software dabei meist außen vor. Dies liegt an der Bewertung von Software als immaterielles Wirtschaftsgut sowie der fehlenden Einstufung als Asset. Dabei bietet Softwareleasing durchaus Vorteile gegenüber anderen Beschaffungsformen, insbesondere gegenüber dem Investitionskredit. Ein Grund dafür ist, dass Leasing und sonstige Mietgeschäfte nicht direkt den Richtlinien und Vorschriften von Basel II unterliegen. Leasing sorgt nicht nur für Bilanzneutralität, sondern Geldabflüsse (Leasingraten) erfolgen erst mit der Nutzung der Software ("Pay as you earn").
Vor allem Unternehmen mit 500 bis 999 Mitarbeitern interessieren sich für Leasing und Miete. So beschäftigen sich bereits über 30 Prozent der von der Experton Group befragten Unternehmen mit diesen Modellen. Bedingt wird dieser Trend durch eine restriktive Finanzierungspolitik der Banken, verbunden mit einer niedrigen Eigenkapitalquote mittelständischer Unternehmen.