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Knigge für die elektronische Post

E-Mail-Knigge: Tipps für Profis

03.03.2024
Von  und
Thomas Bär, der seit Ende der neunziger Jahre in der IT tätig ist, bringt weit reichende Erfahrungen bei der Einführung und Umsetzung von IT-Prozessen im Gesundheitswesen mit. Dieses in der Praxis gewonnene Wissen hat er seit Anfang 2000 in zahlreichen Publikationen als Fachjournalist in einer großen Zahl von Artikeln umgesetzt. Er lebt und arbeitet in Günzburg.
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Frank-Michael Schlede arbeitet seit den achtziger Jahren in der IT und ist seit 1990 als Trainer und Fachjournalist tätig. Nach unterschiedlichen Tätigkeiten als Redakteur und Chefredakteur in verschiedenen Verlagen arbeitet er seit Ende 2009 als freier IT-Journalist für verschiedene Online- und Print-Publikationen. Er lebt und arbeitet in Pfaffenhofen an der Ilm.
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Anrede, Grußformel und noch mehr Etikette

E-Mail war mal eine sehr angesagte, moderne Kommunikationsform und deshalb wurde in den elektronischen Nachrichten häufig eine lockere Sprache gewählt. In der Zwischenzeit haben Kommunikationsformen wie WhatsUp, Facebook und Twitter dieser Status übernommen, während die E-Mail zu einen "seriösen" Nachrichtenform geworden ist, die dadurch eben auch in der Business-Kommunikation zum Einsatz kommt.

Das scheint allerdings nicht überall angekommen zu sein und so bekommt der E-Mail-Nutzer immer wieder Nachrichten, bei denen sich der Sender die Anrede ganz spart und gleich "mit der Tür ins Haus fällt" oder mindestens ebenso unbehaglich, ins plumpe Duzen verfällt - obwohl der Empfänger nicht mal sicher ist, ob er diesen Menschen überhaupt jemals persönlich kennengelernt hat. Ebenso unangenehm kann es sein, wenn eine Nachricht, die ein rein technische Thema wie das neue Release 3.0336a einer X-beliebigen Software verkündet, mit der Anrede "Lieber Herr (Liebe Frau) XY beginnt…". Es mag konservativ klingen, aber derartige Anreden sollten der persönlichen Kommunikation vorbehalten bleiben und haben im Geschäftsleben wenig zu suchen - vor allen Dingen dann nicht, wenn sich Absender und Empfänger nicht persönlich kennen.

Das gilt ebenso für den Abschluss einer Nachricht: Hier entsteht oft der Eindruck, dass viele Absender ihre Wichtigkeit dadurch unterstreichen wollen, dass sie keinerlei Grußformel wie etwas "mit besten Grüßen" an das Ende ihrer Nachricht setzen.

Fazit: Wie schon bei der veralteten Kommunikation per Briefpost sollten Absender auch bei den elektronischen Nachrichten auf eine gewisse Grundform achten, die eine angemessene Anrede - und das kann im Zweifelsfall auch "Sehr geehrte Damen und Herren" sein - und eine abschließende Grußformel samt Namen beinhaltet. Das macht die elektronische Kommunikation für beide Seiten deutlich angenehmer.